Artikel:

Arbovoorzieningen op de thuiswerkplek: verplichtingen werkgever en fiscale gevolgen

21 januari 2022

Als gevolg van de uitbraak van de COVID-19 werd werkend Nederland in maart 2020 halsoverkop geconfronteerd met de boodschap ‘werk thuis tenzij het echt niet anders kan’. Ook thans adviseert de overheid nog thuis te werken. Het is van belang dat hierbij aandacht is voor de werkomgeving van de werknemer, zo ook de thuiswerkplek. In dit perspectief besteden wij aandacht aan de verplichtingen die hiervoor voor werkgever gelden op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Daarnaast wordt aandacht besteed aan de wijziging van de gerichte vrijstelling voor Arbovoorzieningen in de fiscale regelgeving. 

Arbovoorzieningen

Op de werkgever rust een zorgplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Deze zorgplicht strekt zich niet enkel uit tot de werkplek op kantoor, maar ook tot de thuiswerkplek van een werknemer. Hoewel de Arbeidsomstandighedenwet voor de thuiswerkplek een soepeler regime kent, blijft een werkgever verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat de thuiswerkplek van een werknemer ergonomisch is ingericht. Daarbij kan worden gedacht aan het ter beschikking stellen van een ergonomisch bureau, een goede bureaustoel en een in hoogte verstelbare monitor. De kosten daarvan komen in beginsel voor rekening van de werkgever.

De werkgever dient ook te controleren of de (thuis)werkplek ook daadwerkelijk aan de Arbo-eisen voldoet. De controle van de thuiswerkplek kan bijvoorbeeld door de werknemer een checklist te laten invullen en door foto- of beeldmateriaal van de thuiswerkplek op te vragen. Als een werkgever tekortschiet in de nakoming van zijn zorgplicht, dan kan deze aansprakelijk zijn voor de schade die een werknemer daardoor lijdt. Hierbij kan gedacht worden, naast uiteraard de kosten van uitval van de werknemer, aan de kosten voor bepaalde behandelingen, bijvoorbeeld in het geval van RSI-klachten. De Inspectie SZW kan daarnaast eveneens een boete opleggen bij onveilige werksituaties. Maatwerk per werknemer, het uitvoeren van een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) én voldoende voorlichting geven over een gezonde en veilige werkplek is derhalve op zijn plaats.

Gerichte vrijstelling Arbovoorzieningen

De fiscale wet- en regelgeving kent een gerichte vrijstelling voor Arbovoorzieningen die werkgever de mogelijkheid biedt op een fiscaal gefacilieerde manier voorzieningen te treffen om de werknemer een gezonde en veilige werkomgeving te bieden. Tot 1 januari 2022 werd hiervoor als voorwaarde gesteld dat het moet gaan om voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en die geheel of gedeeltelijk op de (thuis)werkplek worden gebruikt of verbruikt. Voor de gerichte vrijstelling werd dus aansluiting gezocht bij het arbeidsomstandighedenbeleid dat door de werkgever werd gevoerd.

Per 1 januari 2022 is de gerichte vrijstelling van Arbovoorzieningen gewijzigd. Niet langer wordt aansluiting gezocht bij voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Als gevolg van de wijziging kan de gerichte vrijstelling slechts worden toegepast indien het gaat om voorzieningen (voor zover) die direct samenhangen met verplichtingen van de inhoudingsplichtige op grond Arbeidsomstandighedenwet, ter bestrijding of het voorkomen van veiligheids- of gezondheidsrisico’s die verbonden zijn met de arbeid. Hiermee wordt beoogd dat alleen de zogenoemde ‘verplichte voorzieningen’ gericht zijn vrijgesteld. Dit geldt bijvoorbeeld voor een ergonomisch verantwoorde bureaustoel, een voetenbankje voor beeldschermwerk, een beeldschermbril, laboratoriumjassen en veiligheidsschoenen.

“Arbovoorzieningen” die de werkgever aan de werknemer vergoed, verstrekt of ter beschikking stelt en die niet direct samenhangen met de rechtstreeks uit de Arbeidsomstandighedenwet voortvloeiende verplichtingen van de werkgever, vallen niet onder de gerichte vrijstelling. Voorbeelden die gegeven worden van dat soort niet direct uit de Arbeidsomstandighedenwet voortvloeiende verplichtingen zijn het generiek vergoeden of verstrekken van algemene gezondheidschecks en het vergoeden of verstrekkingen van gezonde maaltijden. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen zijn dus niet gericht vrijgesteld.

Daarbij komt dat de vrijstelling alleen van toepassing kan zijn indien voor de verplichte Arbovoorziening die de werkgever vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt geen eigen bijdrage bij de werknemer in rekening wordt gebracht. Het is hierbij ook niet mogelijk om een belast of onbelast loonbestanddeel uit te ruilen tegen een onbelaste voorziening. Denk hierbij aan cafetariaregelingen of keuzebudgetten. Dit geldt niet alleen voor het inleveren van loon in geld, maar bijvoorbeeld ook voor het inleveren van verlofuren, inzetten van IKB-uren en ander IKB-budget of voor een tijdelijke verlenging van de arbeidstijd. Een eigen bijdrage mag wel in rekening worden gebracht als het betreft de meerkosten van een luxere uitvoering van dezelfde voorziening. Kiest de werkgever ervoor om deze meerkosten voor eigen rekening te nemen, dan vallen deze meerkosten niet onder de gerichte vrijstelling.  

Voor zover niet aan de voorwaarden van de gerichte vrijstelling voor Arbovoorzieningen wordt voldaan, dan behoudt de inhoudingsplichtige de mogelijkheid om (mits gebruikelijk) ervoor te kiezen dit loon als eindheffingsloon aan te wijzen. In dat geval zal het voordeel aan de vrije ruimte toegerekend worden. De voorziening of de extra kosten kunnen in dat geval zonder inhouding aan de werknemer worden vergoed, verstrekt of ter beschikking worden gesteld.

Afsluitend

Op de werkgever rust een zorgplicht om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Het is daarom voor werkgevers van belang om na te gaan welke verplichtingen er ten aanzien van thuiswerkende werknemers zijn en hieromtrent een beleid te voeren. De kosten die hiermee gepaard gaan komen in beginsel voor rekening van de werkgever. De fiscale wet- en regelgeving biedt de mogelijkheid om verplichte Arbovoorzieningen onder voorwaarden onbelast aan werknemers te vergoeden, te verstrekken of ter beschikking te stellen.

Het vaststellen van de verplichtingen van werkgever en de fiscale gevolgen hiervan is niet eenvoudig. Onze specialisten arbeidsrecht en loonheffingen helpen u hier graag bij.