Finance als commentator: anticiperen in plaats van repareren

De behoefte onder organisaties aan snel inzicht voor gerichte bijsturing neemt zienderogen toe. Toch houden opvallend veel bedrijven zich vooral nog bezig met alleen periodieke financiële rapportages die terugkijken op de afgelopen periode. Hiermee levert de finance-functie niet de maximale toegevoegde waarde, terwijl digitalisering zo veel mogelijkheden biedt.   

Toekomstbestendige bedrijven streven naar een uniforme waarheid, die bij voorkeur op real time basis zorgt voor inzicht. Moderne ‘tooling’ biedt bedrijven veel nieuwe mogelijkheden voor real time sturing van hun organisatie, bijvoorbeeld op het vlak van managementinformatie en risicomanagement. Deze zijn dan niet beperkt tot financiën, maar in de huidige tijd zeker ook gericht op commercie, de operatie en medewerkers. 

De stap naar goede datadefinities

De praktijk laat vaak zien dat de aanwezige rapportages nog periodiek vanuit Excelsheets worden opgebouwd. Excelsheets waarbij veelal onduidelijk is welke bronnen, gegevens en definities deze bevatten. Hoe kan dat, in deze tijd? Om te beginnen hebben veel bedrijven met meerdere (multinationale) entiteiten moeite met de stap naar goede datadefinities, om hun data op een goede en uniforme manier beschikbaar te maken. Dat is een behoorlijk klus, waarin je moet willen én kunnen investeren. De kosten vormen hierin vaak een heikel punt waarbij schaalgrootte van de organisatie ook een factor is in de overweging. 

De opbrengsten van goede managementinformatie en rapportages zijn in onze ogen echter vele malen groter. Deze informatie vormt de basis voor de (bij)sturing van de organisaties; de schade van verkeerde keuzes overstijgt in grote mate de investering in goede datadefinities. Bovendien zal de efficiencywinst substantieel zijn omdat op één wijze gerapporteerd wordt en dezelfde taal gesproken wordt.

Managementinformatie relevant maken

Ook zien we in de praktijk niet zelden dat managementinformatie niet veel meer is dan een tussentijdse verlies- en winstrekening. Dit soort informatie zegt wat over het verleden. Wanneer de cijfers tegenvallen dient naar de bronoorzaak gezocht te worden, waarna gereageerd kan worden, hopende dat de cijfers in de volgende periode weer ten goede gekeerd zijn. Om eerder en gerichter te kunnen bijsturen, moet managementinformatie relevanter gemaakt worden door deze af te leiden van de strategische doelstellingen. 

Uiteraard is het uiteindelijke doel voor profit organisaties vaak financieel uitgedrukt zoals X% groei in resultaat. De vraag is echter wat de zogenaamde ‘drivers’ hiervoor zijn. Bekend voorbeeld is klanttevredenheid: dit leidt tot herhalingsverkopen en dus meer omzet, maar hoe komt klanttevredenheid tot stand? Kortom: een kwestie van doorredeneren tot je op het niveau komt waar je als management direct kan bijsturen. Wanneer je daar prestatie-indicatoren aan hangt kun je sneller én gerichter bijsturen. 

Doordat er veel meer data intern vastgelegd wordt, kan data-analyse helpen de werkelijke drivers te identificeren. Sterker nog: via openbare databases en internet kan mogelijk nog een stap verder gegaan worden door ook externe data op te nemen die informatie meer voorspellend maakt. Bekend voorbeeld: wat voor invloed heeft het weer op het resultaat van de ijsverkoper? Moet op basis van de weersverwachting extra geproduceerd worden om neen-verkoop te voorkomen?

Business intelligence

In aanvulling hierop kan gebruik gemaakt worden van BI software, dat een grote variëteit kan samenbrengen en inzichtelijk kan visualiseren in interactieve dashboards. Veel van dergelijke software is de afgelopen jaren een stuk laagdrempeliger geworden. Zo treft u bij iedere MS Office Suite nu standaard Power BI aan! In deze gratis tool kunt u uitstekende databases, standaardrapportages en dashboards maken. Wie Power BI ook nog eens automatisch weet te ‘voeden’, komt al een heel eind richting die geautomatiseerde, diverse en real time informatie. Ook er is mogelijkheid te downdrillen, waardoor de interne klant zelf kan inzoomen tot het voor hem of haar relevante detailniveau. Ik durf wel te stellen dat via deze technologie een stap voorwaarts voor iedereen mogelijk is. 

Hogere opbrengst, minder risico’s

De slotsom is dat finance in haar rol als ‘commentator’ de business een beter inzicht kan verschaffen in de inkomstenbronnen, op welke klanten het beste gericht kan worden, waar de risico’s liggen en waar moet worden ingegrepen. Dat beeld wordt dankzij uw digitale transformatie scherper en actueler, dus u kunt sneller en adequater ingrijpen en zodoende risico’s voorkomen. En dit betekent meer vooruitkijken dan achteruit. Anticiperen in plaats van repareren. Met als eindresultaat een hogere opbrengst en minder risico’s.  

Praktische handvatten

In onze uitgave ‘De digitale CFO’ focussen we specifiek op digitalisering van Finance en delen we, middels cases, onze ervaringen met digitale transformatie in Finance. Waar liggen de kansen, wat zijn de risico’s? Hoe werk je samen met de IT-afdeling? Een van onze motto’s: doe het zo compliant als nodig, en zo efficiënt als mogelijk. We laten zien wat digitalisering concreet betekent voor de belangrijkste rollen binnen Finance en geven praktische handvatten.

VRAAG MAGAZINE AAN