Alle financiële lijntjes aan elkaar knopen? De mogelijkheden van Financial Process Outsourcing

Voor het optimaliseren van financieel-administratieve processen is meer mogelijk dan veel organisaties denken. Alle accountingprocessen - van procure to pay, order to cash, record to report en financial controlling - zijn de moeite waard om eens onder de loep te nemen, in het licht van alle beschikbare automatiseringsmogelijkheden. 

Hoe efficiënt zijn uw processen ingeregeld? Maakt u optimaal gebruik van alle mogelijkheden van automatisering en data? Die inventarisatie op zich kan voor veel organisaties een waardevolle exercitie zijn.

Van automatiseren tot outsourcen

Onder Financial Process Outsourcing verstaan wij feitelijk het optimaliseren en verder stroomlijnen van bestaande finance-processen, op basis van onze best practices. Oftewel, het automatiseren van alle mogelijke processen rondom financial accounting en reporting. Veel organisaties die jaren geleden hun processen hebben ingericht, zijn niet of nauwelijks op de hoogte van de huidige mogelijkheden op het gebied van automatiseren, optimaliseren, standaardiseren en het outsourcen van dit soort processen.

Vanuit veel organisaties vangen wij het signaal op dat het finance-proces niet optimaal loopt, te duur wordt, onvoldoende onvoorspelbaar is én dat de continuïteit in gevaar komt, bijvoorbeeld door toenemend ziekteverzuim. Het voortschrijdend inzicht onder die bedrijven is dat toekomstbestendige finance-processen vragen om continue innovatie en daarmee om investeringen - zowel in tijd en geld - die niet ten koste gaan van de kernactiviteiten.

Zorgen dat de standaard de standaard blijft

Wanneer uw processen zijn geoptimaliseerd en gestandaardiseerd, is het de overweging waard die financieel-administratieve processen uit te besteden aan een externe partner die zorgt dat alles blijft draaien én dat de standaard de standaard blijft; middels een continue monitoring op het proces en de optimalisatie daarvan. Wanneer organisaties dat zelf willen doen, sluipen er na verloop van tijd onherroepelijk namelijk vaak weer inefficiënties in het proces.

Onderschat ook niet de rol die een onafhankelijke outsourcingprovider kan vervullen om processen gestandaardiseerd te houden en afwijkingen te voorkomen. Denk aan de workflow van een facturatieproces, die eigen medewerkers kunnen onderbreken, omdat ze - onder het mom ‘collega’s onder elkaar’ - niet streng durven te zijn. En, bijvoorbeeld, toch nog even achteraf een factuur handmatig betalen. Een proces-doorkruisende actie waarvan de onafhankelijke outsourcingpartner altijd melding zal maken.

Sturen op correcte data

Het belang van data in de hele keten - vanuit het bronsysteem tot en met de rapportage - neemt steeds meer toe; op grond van correcte informatie kunt u tijdig de juiste acties ondernemen, op ieder niveau binnen uw organisatie. Daarom is het cruciaal dat uw outsourcingprovider niet alleen de dataverwerking van accountingprocessen kan verzorgen, maar ook nieuwe inzichten creëert en op die manier voorziet in uw stuurinformatiebehoefte. Dat vereist een dataplatform waarin de informatiestromen vanuit de diverse processen samenkomen.

De kunst is uw ondersteunende processen efficiënt vorm te geven en tegelijk te voldoen aan alle lokale wet- en regelgeving in de landen waarin uw onderneming actief is. Als uw outsourcingpartner kunnen wij onze proceskennis en automatiseringsplatform combineren met de lokale compliance-expertise van onze BDO member firms in de desbetreffende landen. Dat betekent een wereldwijde coördinatie van alle uitbestede werkzaamheden, waarvan de resultaten uitmonden in één overzichtelijk, samenhangend geheel.

Met als grote, blijvende voordelen een betere continuïteit, sneller inzicht, blijvende standaardisering en continue innovatie van uw financieel-administratieve processen. Zonder dat u daar zelf tijd en energie in hoeft te steken.

Meer informatie over Financial Process Outsourcing

Bent u nieuwsgierig naar de mogelijkheden van Financial Process Outsourcing door BDO voor uw organisatie? Neem contact op met onze specialisten.

Blogserie outsourcing

Dit blog is onderdeel van een reeks, waarbij we inzoomen op de outsourcing van (en samenhang tussen) financiële processen (FPO), (inter)nationale compliance-vereisten (Global Outsourcing, GO) en salarisadministratie (Payroll). Hiermee reiken we u als organisatie de handvatten aan om weloverwogen keuzes te maken, zodat capaciteit vrijkomt voor business partnering en core-processen. Lees ook de eerder verschenen blogs in deze reeks.