Deel 4 | Compliancemonitoring bij pensioenfondsen

Het inrichten van een compliancefunctie bij pensioenfondsen is van grote toegevoegde waarde. Eén van de taken van de compliancefunctie is het uitvoeren van monitoringsonderzoeken. Maar wat is monitoring en waarom wordt dit uitgevoerd? Wat is de reikwijdte van het monitoringsonderzoek en hoe ziet dit onderzoek er in de praktijk uit bij pensioenfondsen? In dit artikel geven we daar antwoord op.

Lees hier andere delen uit deze artikelenreeks:

Wat is compliancemonitoring?

Compliancemonitoring wordt in de vakliteratuur als volgt gedefinieerd: ‘Het op systematische wijze verzamelen van overtuigende informatie over de naleving van wet- en regelgeving, het beleid en het gewenste gedrag om vast te stellen in hoeverre de organisatie voldoet aan wet- en regelgeving, het beleid en het gewenste gedrag om over de naleving, de mate van compliance risicobeheersing te rapporteren en te adviseren aan het bestuur en de raad van commissarissen.’

Bestuur kan bijsturen op basis van onderzoek

Bij het uitvoeren van een monitoringsonderzoek kijkt de compliancefunctie in hoeverre er sprake is van een effectieve interne beheersing van compliance- en integriteitsrisco’s én adviseert de eerste lijn over mogelijke verbeteringen. De resultaten (bevindingen en aanbevelingen) die uit de monitoringsonderzoeken komen, geven het fondsbestuur inzicht in de effectiviteit van de beheersmaatregelen en de mogelijke impact van de compliancerisico’s die hieruit voortvloeien. Deze leveren ook input voor het actualiseren van de SIRA . Op basis hiervan kan het bestuur besluiten nemen om bij te sturen.

Reikwijdte van monitoringsonderzoek

BDO is van mening dat de reikwijdte van monitoringsonderzoeken de brede reikwijdte van compliance- en integriteitsonderwerpen beslaat. Naast de onderwerpen als naleving van de gedragscode en het integriteitsbeleid, melding van nevenfuncties en gemaakte afspraken met uitbestedingspartijen, ziet BDO een toegevoegde waarde in het monitoren van andere onderwerpen. Denk hierbij aan zorgplicht, deelnemerscommunicatie en andere onderwerpen die gerelateerd zijn aan de pensioentransitie (en de Wet toekomst pensioenen), en actuele topics zoals ESG en de DORA. Hierbij is van belang om van tevoren goed af te stemmen wat het werkveld van de compliance officer is.

Monitoringsonderzoek in de praktijk

Voor het uitvoeren van een effectief onderzoek, is een drietal aspecten van belang.

Allereerst het bepalen van de scope van het onderzoek. Door dit scherp te hebben, kunnen de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen bijdragen aan het verbeteren van de risicobeheersing.
Een tweede aspect is goede afstemming met de eerste lijn; zij dienen al in een vroeg stadium betrokken te worden.
Ten derde: tijdens het onderzoek kijken naar mogelijke oorzaken die ten grondslag liggen aan de bevindingen. Dit is belangrijk, omdat dit invloed heeft op het doen van juiste aanbevelingen. Daarbij is wederom het betrekken van onder andere medewerkers belangrijk. Door hen te interviewen wordt niet alleen gekeken naar beleid en procedures op papier, maar worden ook verschillende invalshoeken en ervaringen meegenomen in de resultaten.

Meer weten?

De pensioensector staat voor grote en complexe uitdagingen. Daarnaast is en blijft compliance maatwerk, dus daar helpen wij u graag bij. Bijvoorbeeld bij het inrichten van de compliance functie of het leveren van een onafhankelijke externe compliance officer, met veel ervaring in het pensioenfondslandschap. Ook kan BDO op specifieke onderwerpen ondersteuning bieden aan de interne compliance officer. Neem gerust contact op met een van onze specialisten.

Lees de update ‘Compliance als vierde sleutelfunctie’

Meer weten over de toegevoegde waarde en de inrichting van de rol van de compliancefunctie binnen pensioenfondsen? Download dan via onderstaande button het whitepaper.

Download