Inrichting van de compliancefunctie bij pensioenfondsen

Deel 1 | Inrichting en reikwijdte van de compliancefunctie bij pensioenfondsen

In lijn met De Nederlandse Bank (DNB), die onlangs de ‘Good Practice inrichting compliancefunctie bij pensioenfondsen’ heeft gepubliceerd, is BDO van mening dat het inrichten van een compliancefunctie bij pensioenfondsen van grote toegevoegde waarde is. De functie levert deze toegevoegde waarde, wanneer zij een optimale invulling kan geven aan het uitdagen en advisering van het bestuur. Om dit te bewerkstelligen, is het van belang om de compliancefunctie goed vast te leggen in de governance van het fonds en de reikwijdte te bepalen. In dit eerste artikel in een reeks over de compliancefunctie binnen pensioenfondsen, gaan we in op deze onderdelen en geven we onze kijk op de inrichting en reikwijdte van de compliancefunctie binnen pensioenfondsen.

Lees hier andere delen uit deze artikelenreeks:

Reikwijdte van de compliancefunctie

De klassieke invulling van de reikwijdte van de compliancefunctie binnen pensioenfondsen, is het adviseren en monitoren op de naleving van de gedragscode, het melden van nevenfuncties en de naleving van het integriteitsbeleid en insidersregeling. Naar ons inziens betekent een brede reikwijdte ook dat de compliancefunctie betrokken is bij onderwerpen zoals zorgplicht en evenwichtige besluitvorming, met name om daar countervailing power te kunnen leveren. Hoewel de systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA) een goed uitgangspunt is om de reikwijdte te bepalen, zien we in de praktijk dat de integriteitsrisico’s vanuit de DNB Good Practice worden overgenomen. Daarmee bestaat het risico dat de voorgenoemde onderwerpen geen onderdeel zijn van de reikwijdte. De brede reikwijdte zorgt ervoor dat de compliancefunctie aangehaakt blijft bij de actuele ontwikkelen, bijvoorbeeld op het gebied van de Wet toekomst pensioenen (Wtp) en zorgplicht, maar ook ESG en DORA.

Governance en inrichting van de compliancefunctie

Naast het bepalen van de reikwijdte, is het van belang om de positie van de compliancefunctie binnen het fonds te bepalen. Dit houdt in dat onder andere nagedacht moet worden over: (invulling van) taken en verantwoordelijkheden, rapportagelijnen, bijwonen van vergaderingen, de invulling door een interne of externe compliance officer, en de waarborging van onafhankelijkheid en deskundigheid. Daarnaast is het ook van belang dat de compliancefunctie voldoende in contact blijft met de verschillende gremia binnen het fonds. Uiteindelijk moet de inrichting bijdragen aan dat de compliancefunctie het bestuur zo goed mogelijk kan adviseren op het gebied van integriteits- en compliancerisico’s. In deze rol is ook voornamelijk de countervailing power die de compliancefunctie richting het bestuur heeft, van groot belang.

Compliance charter en jaarplan

Om ervoor te zorgen dat de inrichting en reikwijdte duidelijk is, legt het fonds deze onderdelen vast in het compliance charter. Daarin worden naast de reikwijdte, taken, verantwoordelijkheden en bovengenoemde inrichtingsvraagstukken, ook de missie en doelstelling van de compliancefunctie opgenomen. Een ander belangrijk onderdeel is het opstellen van een compliance jaarplan. In dit jaarplan wordt, onder andere op basis van de uitkomsten van de SIRA en actualiteiten, bepaald welke monitoringsonderzoeken worden uitgevoerd. Daarnaast wordt het creëren van awareness (doorlopend) gepland en wordt ruimte gehouden voor eventuele extra werkzaamheden. Dit zijn onder andere het actualiseren van beleidsstukken en het adviseren bij specifieke programma’s, zoals het Wtp-programma.

Meer weten?

De pensioensector staat voor grote en complexe uitdagingen. Daarnaast is en blijft compliance maatwerk, dus daar helpen wij u graag bij. Bijvoorbeeld bij het inrichten van de compliance functie of het leveren van een onafhankelijke externe compliance officer, met veel ervaring in het pensioenfondslandschap. Ook kan BDO op specifieke onderwerpen ondersteuning bieden aan de interne compliance officer. Neem gerust contact op met een van onze specialisten.

Lees update ‘Compliance als vierde sleutelfunctie’

Meer weten over de toegevoegde waarde en de inrichting van de rol van de compliancefunctie binnen pensioenfondsen? Download dan via onderstaande button de update.

Download update