Waarom strategie-implementatie vaak stokt (en wat u daarvan kunt leren)

Er ligt een helder strategisch plan, het directieteam is enthousiast en de doelen zijn scherp geformuleerd. Toch gebeurt er… niets. Ard Lucassen ziet dit bij organisaties met enige regelmaat gebeuren. In dit artikel legt hij uit wat de redenen hiervan zijn en wat u kan doen om van úw strategie-implementatie wél een succes te maken. 

Een strategie opstellen hoeft niet heel complex te zijn. Uiteindelijk draait het om drie kernvragen. Waar sta ik voor? Waar ga ik voor? En wat moet ik doen om dat te bereiken? Staan de antwoorden op deze drie vragen helder op papier? Dan begint de volgende uitdaging: de realisatie van het plan. Vaak lopen organisaties daar vast. De redenen waarom, verschillen. Over het algemeen vallen de redenen in één van de volgende vier categorieën. 

1. De organisatie heeft een informatieachterstand 
Het directieteam is maanden met de strategie bezig geweest, maar heeft onvoldoende door dat de rest van de organisatie die context mist. Iedereen die niet meewerkte aan de strategie, heeft een gigantische informatieachterstand. Medewerkers krijgen te horen dat er een nieuwe koers is, maar hebben helemaal geen gevoel bij die nieuwe richting. Ze begrijpen niet wat de directie nastreeft, wat die nieuwe plannen concreet voor hun werk betekenen en wat er van hen verwacht wordt.

2. De organisatie is niet betrokken
De strategie is bedacht in de directiekamer. Maar de mensen die het werk doen, zijn niet betrokken. Mensen voelen zich niet gehoord. Daardoor missen de plannen eigenaarschap en draagvlak in de organisatie. Dit met weerstand tegen verandering als gevolg.

3. De doelen zijn te abstract
“We willen klantgroep X met 10% laten groeien.” Het is ongetwijfeld een mooie ambitie. Maar zonder concrete acties blijft het bij een zin in een presentatie. Wie doet wat? Wanneer? En hoe meten we resultaat? Als de doelstellingen niet vertaald zijn in concrete acties, komt de strategie niet van de grond.

4. De strategie krijgt te weinig prioriteit
Brandjes blussen voelt urgenter dan bouwen aan de toekomst. In ieder bedrijf is er altijd wel een brandje te blussen. Een klant die niet meewerkt. De aanbesteding die prioriteit verdient. Dat hardnekkige productieprobleem dat opgelost moet worden. Het uitvoeren van de strategie krijgt daardoor niet de aandacht die het verdient.

Hoe voorkomt u deze valkuilen?

Het overwinnen van deze hobbels, vraagt niet om grootse projecten of diepgaande veranderingen. Waar het wél om vraagt, is leiderschap, discipline en structuur. Binnen onze implementatietrajecten hanteren wij daarom altijd een paar praktische principes. 

Maak doelstellingen persoonlijk

Vertel wat uw boodschap is, waar u met de organisatie naartoe wil. Laat zien wat mensen kunnen bijdragen en wat u van ze verwacht. Dat hoeft niet zo moeilijk te zijn. Vertaal grote ambities naar ieders bijdrage. Vraag medewerkers: “Wat kun jij morgen anders doen om bij te dragen aan dit doel?” Vaak blijkt dat ze precies weten waar ze kunnen beginnen. Een klant bellen, een proces verbeteren, een idee oppakken; door het persoonlijk te maken, gaat de strategie leven. Bovendien wordt kraakhelder wat iedereen op z’n eigen niveau en in z’n eigen rol kan doen om de organisatie verder te brengen.

Maak het behapbaar en creëer cadans

Gebruik bijvoorbeeld project- of actiekaarten. Met behulp van zo’n actiekaart breken we het te realiseren doel op in verschillende praktische deelacties. Meestal staan er vijf tot zeven acties op een actiekaart. Iedere actie kan binnen zes weken afgerond worden. De actie ‘Implementeer een CRM-systeem’ is te groot. Maar de actie ‘Bepaal welke technische en functionele eisen we aan ons nieuwe CRM-systeem stellen’ is een perfecte deeltaak.

Vervolgens is het zaak om al die projecten in beweging te houden. Succesvolle implementatie is een kwestie van overzichtelijke stappen en regelmatige terugkoppeling. Zorg dat bij elke actie één persoon eindverantwoordelijk is. Wijs iemand aan die het overzicht over het geheel behoudt en de samenhang tussen de projecten bewaakt. Spreek ook goed af met elkaar wat er gebeurt als acties blijven liggen.  

Stimuleer ideeën van binnenuit

Geef ruimte aan ideeën uit de organisatie. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Introduceer bijvoorbeeld een ideeënbord waarop iedereen suggesties achter kan laten. Selecteer de drie meest kansrijke ideeën en voer die ook daadwerkelijk uit. Zo laat u zien dat u luistert én dat goede ideeën verschil maken.

Tot slot: vier successen

Het realiseren van uw strategische doelen is vaak een lange weg. Communiceer daarom regelmatig over wat er gebeurt en wat er bereikt is. Door de behaalde resultaten zichtbaar te maken en er een moment van te maken – of dat nu een korte update in een teammeeting is of een gong die klinkt bij een nieuw contract – zorgt u voor energie en trots.

Werken aan je bedrijf, niet alleen ín je bedrijf

Strategievorming is maar 5% van het werk. De overige 95% gaan zitten in de uitvoering van de strategie. Om uw strategie uit te voeren, moet u de verleiding weerstaan om de brandjes van de dag te gaan blussen. Het betekent tijd vrijmaken voor structurele verandering. Die taak mag je serieus nemen. Het is een taak die ook best wat tijd mag kosten. Blok daarom ruimte – een middag per week, een dag per maand, het maakt niet uit – om structureel aan uw strategie en de implementatie ervan te werken. Voor veel ondernemers is dat een lastige omslag: werken aan het bedrijf, niet alleen in het bedrijf. Toch zult u ervaren dat het werkt. 
De beloning is groot. Als de implementatie van de strategie écht gaat lopen, komen organisaties in een flow. Kleine successen stapelen zich op, teams raken gemotiveerd en opeens ontstaat de energie die nodig is om ook de grotere doelen te halen.

Hulp nodig? 

Ondernemingen moeten zich voortdurend blijven ontwikkelen. Duurzaamheid, disruptie in de keten, technologische innovatie; het raakt ook úw bedrijf. Dat betekent dat u een heldere strategie moet ontwikkelen waarin u formuleert waar u voor staat, waar u voor gaat en hoe u daar komt. Wilt u dat die strategie niet in een la verdwijnt, maar echt tot leven komt in de organisatie? Bij BDO helpen we ondernemers en managementteams om doelen concreet te maken, eigenaarschap te beleggen en stap voor stap resultaat te boeken.

Lees meer