Loonaangifte wordt complexer: zo houdt u grip op kwaliteit en risico’s

Voor HR- en salarisprofessionals is de payroll een proces dat veel tijd en aandacht vraagt. Waar de loonaangifte ooit vooral werd gezien als een technische verplichting, is het tegenwoordig een complexe gegevensstroom met directe impact op belastingheffing, UWVuitkeringen en interne bedrijfsprocessen. Uit onze praktijk blijkt dat veel organisaties pas ontdekken hoe kwetsbaar dit proces is, zodra er iets misgaat. En dat is niet vreemd: de loonaangifte bevat veel meer dan alleen de bedragen van de af te dragen loonheffingen. Zo moeten bijvoorbeeld per werknemer ongeveer 130 gegevens worden aangeleverd aan de UWVpolisadministratie; gegevens die externe partijen als juist aannemen. Een kleine fout kan hierbij grote gevolgen hebben. 

De druk op salarisprofessionals neemt toe 

Het payrollproces wordt als steeds complexer ervaren. Maar liefst 78% van de salarisprofessionals ervaart de afgelopen drie jaar een toename in complexiteit, terwijl 62% aangeeft dat ook de werkdruk is gestegen (bron).  

Deze cijfers bevestigen wat wij in de praktijk ervaren: salarisadministrateurs moeten steeds vaker schakelen tussen veranderende wet- en regelgeving, handmatige mutaties, koppelingen met HRsystemen, nieuwe technologie en groeiende verwachtingen van zowel werknemers als werkgevers. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de salarisadministrateur steeds minder tijd heeft om de volledige loonaangifte inhoudelijk te beoordelen. Terwijl juist deze beoordeling essentieel is om risico’s te beperken.  

Waar gaat het in de praktijk vaak mis?  

Zonder grondige inhoudelijke controle kunnen onder meer de volgende risico’s ontstaan: 

• Onterechte toepassing van de lage WWpremie 
• Verkeerde toepassing van de loonbelastingtabellen 
• Fouten in de WHKpremieberekening 
• Onjuiste gegevensverstrekking aan Belastingdienst en UWV 

Deze risico’s worden niet altijd zichtbaar in salarissoftware en kunnen ongemerkt in het payrollproces sluipen.  

Organisaties onderschatten de risico’s 

Veel organisaties ontdekken pas dat er iets fout gaat in het payrollproces wanneer de gevolgen zich al voordoen: een correctie van de Belastingdienst, een medewerker die geen juiste uitkering ontvangt of interne signalen dat het salarisproces niet betrouwbaar is. Deze situaties brengen niet alleen financiële risico’s met zich mee, maar kunnen ook zorgen voor reputatie en vertrouwensschade binnen de organisatie. Het is daarom essentieel om structureel inzicht te houden in de kwaliteit van de loonaangifte — zeker nu de complexiteit van het payrollproces aantoonbaar blijft toenemen. 

Blik op de Payroll: grip op een complex proces 

Om organisaties bij het complexe payrollproces te ondersteunen heeft BDO Blik op de Payroll ontwikkeld: een uitgebreide dataanalyse die de loonaangifte onderzoekt op een groot aantal onderdelen. Met ruim 190 testvragen brengen wij mogelijke afwijkingen, inconsistenties en risico’s helder in beeld.  

Blik op de Payroll constateert fouten en onverwachte mutaties die in het reguliere proces — of in de salarissoftware — niet direct zichtbaar zijn. Denk aan onlogische contractindicaties,onjuiste toepassing van fiscale regelingen of onvolledige werknemersgegevens. Met Blik op de Payroll krijgen organisaties inzicht in afwijkingen en risico’s die in de dagelijkse praktijk vaak onopgemerkt blijven. 

• Betrouwbaar inzicht in de kwaliteit van de loonaangifte 
• Concrete verbeterpunten voor het salarisproces en de processen bij indiensttreding en uitdiensttreding van werknemers 
• Vroegtijdige signalering van risico’s voordat ze tot problemen leiden 
• Geruststelling voor salarisadministrateurs en interne verantwoordelijken 

De juiste ondersteuning op het juiste moment 

Blik op de Payroll creëert inzicht en zekerheid in het payrollproces, en is eventueel een mooie aanvulling op het Tax Control Framework binnen uw organisatie. Wilt u weten waar uw organisatie staat en welke risico’s mogelijk onder de oppervlakte aanwezig zijn? Neem gerust geheel vrijblijvend contact op met onze specialisten, wij helpen u graag verder. Wilt u meer weten over ‘Blik op de Payroll’? Lees dan verder via onderstaande button. 

Lees meer