IT-Readiness als kritieke succesfactor voor het invaren van pensioenen

Een cruciaal onderdeel van de pensioentransitie is het invaren van bestaande pensioenaanspraken naar het nieuwe stelsel. Alhoewel veel pensioenfondsen mikten op een invaardatum in 2025 of 2026, is dit door verschillende fondsen inmiddels (noodgedwongen) uitgesteld. Eén van de grootste obstakels om beheerst in te varen blijkt de aantoonbare readiness van het IT-landschap. Zowel zelfadministrerende fondsen als fondsen die de pensioenadministratie hebben uitbesteed naar pensioenuitvoerders hebben moeite om hun IT-systemen tijdig en op beheerste wijze gereed te krijgen.

Knelpunten

Uit de interne audits die wij de afgelopen periode hebben uitgevoerd blijkt dat veel pensioenfondsen beperkt zicht hebben op de daadwerkelijke uitvoerbaarheid van hun invaarplannen. Een belangrijke oorzaak is dat de IT-systemen die nodig zijn voor het nieuwe pensioenstelsel, zowel voor de solidaire premieregeling (SPR) als de flexibele premieregeling (FPR), vaak volledig opnieuw moeten worden opgezet of ingrijpend moeten worden aangepast ten opzichte van het huidige FTK-systeem. Deze transformaties zijn complex en vergen meer tijd dan aanvankelijk ingeschat. Daarbij komt dat capaciteit bij de IT-leveranciers en uitvoeringsorganisaties beperkt is, en zij reeds een volle planning hebben om de transitie ook voor andere fondsen te realiseren. Dat laat weinig ruimte om te schuiven.

Specifiek zien wij de volgende drie aandachtspunten:

1. We zien vanuit de interne audits dat afstemming tussen pensioenfondsen, IT-beheerders en/of uitvoerders in sommige gevallen pas laat op gang komt. Pensioenfondsen zijn afhankelijk van uitvoerders voor de technische realisatie, maar hebben vaak onvoldoende grip op de voortgang en risico’s. Dit leidt tot onzekerheid over de haalbaarheid van de invaardatum en verhoogt het risico op fouten in de uitvoering. Ook ontbreekt het regelmatig aan integrale ketenregie, waardoor verschillende stakeholders langs elkaar heen werken.
2. Tevens is de mate van aanwezige assurance een aandachtspunt. Hoewel assurance rapportages waardevol zijn voor het verkrijgen van inzicht in de beheersmaatregelen van uitvoerders, is het van belang dat fondsen goed begrijpen wat de scope van deze assurance precies omvat. Bijvoorbeeld de vragen dekt de assurance de werking van het nieuwe pensioenbeheersysteem, de invaarstraat en ook de interne beheersing? Zonder dit inzicht bestaat het risico dat belangrijke onderdelen buiten beschouwing blijven. Pensioenfondsen moeten daarom tijdig beoordelen of aanvullende assurance nodig is om een onderbouwde beslissing kunnen nemen of het invaren verantwoord is. 
3. Tenslotte zien we dat de SIVI-koppeling tussen pensioenbeheer en vermogensbeheer essentieel is voor een correcte berekening van het persoonlijk pensioenvermogen. Wat echter opvalt is dat testwerkzaamheden voor deze koppeling vaak pas vlak voor het moment dat de beslissing over het invaren genomen moet worden plaatsvindt. Hierdoor is weinig ruimte om fouten te herstellen of processen te optimaliseren, wat het risico op vertragingen en fouten vergroot.

Regie op IT-Readiness

Om de transitie naar het nieuwe stelsel succesvol te laten verlopen, is het cruciaal dat pensioenfondsen tijdig aan de slag gaan met de IT Readiness. In de praktijk zien wij dat hier vaak nog (te) lang mee wordt verwacht omdat veel tijd en aandacht uitgaat naar de beleidsmatige kant van het invaren. 

DNB adviseert in hun Good Practice onder meer de volgende drie acties. 

1. Zorg voor onafhankelijke (quality) assurancerapportages met een helder afgebakende reikwijdte die passend is bij de opdracht, zodat fondsen passende zekerheid krijgen over de werking en betrouwbaarheid van hun systemen. Dit geldt zowel voor de invaarstraat als voor het nieuwe pensioenbeheersysteem, inclusief de interne beheersing. Het fonds dient uiteindelijk vast te kunnen stellen of datgene wat is besteld (in de requirements) ook wordt opgeleverd. Is het IT-systeem voldoende getest voor livegang en vastgesteld dat het IT-systeem doet wat het moet doen?
2. Betrek sleutelfuncties vroegtijdig bij het vaststellen van de IT-readiness. Zij kunnen helpen bij het beoordelen van de risico’s en eventuele beheersmaatregelen. 
3. Trek samen op als fondsen, uitvoerders, sleutelfunctiehouders en indien relevant overige uitbestedingspartijen in de voorbereiding. Heldere afspraken, transparante communicatie en gezamenlijke regie zijn essentieel om de transitie naar het nieuwe IT-landschap in goede banen te leiden. Alleen dan kan het invaren op een beheerste en integere manier plaatsvinden.

Dit artikel is het derde in een serie van vier over de pensioentransitie vanuit BDO. Het eerste artikel inzake besluitvorming en de pensioenstransitie leest u hier en het tweede artikel inzake Datakwaliteit leest u hier. Wilt u meer inzichten in ontwikkelingen die spelen? Op 2 december lanceren wij het pensioenfondsenonderzoek 2025. Inschrijven kan nu al!

Voorinschrijving pensioenfondsen