De rol van een duurzame en toekomstbestendige onderneming in de samenleving verandert. Belanghebbenden, zoals investeerders, werknemers, omwonenden, sociale partners en klanten, houden ondernemingen steeds meer verantwoordelijk voor de effecten van hun activiteiten op mens en milieu. Deze belanghebbenden worden ook wel stakeholders genoemd. Er wordt meer transparantie over de impact van de onderneming verwacht, zowel vanuit (toekomstige) wet- en regelgeving als vanuit de informatiebehoeften van deze stakeholders. De informatiebehoeften van gebruikers zijn aanzienlijk toegenomen. Zo is er een groeiend bewustzijn dat duurzaamheidsaspecten een risico voor de financiële prestaties van ondernemingen kunnen vormen. Binnen het huidige verslaggevingskader wordt geen zekerheid geboden dat aan de informatiebehoeften van deze gebruikers wordt voldaan. Dit is een van de redenen voor invoering van verplichte duurzaamheidsrapportage door de introductie van de CSRD.
Informatievoorziening voor stakeholders staat dus centraal in (verplichte) duurzaamheidsrapportages. Ondernemingen erkennen steeds vaker dat overleg met externe belanghebbenden een waardevol onderdeel is van het rapporteren over de belangrijkste ESG-onderwerpen. Maar hoe bepaal je welke stakeholders belangrijk zijn en voor wie welke informatie materieel is?
Wat zijn stakeholders voor een onderneming?
Het begint met het in gesprek gaan en blijven met de stakeholders over strategie en duurzaamheid. Hoewel dit momenteel niet consequent wordt toegepast, benadrukken diverse bestaande externe richtlijnen en standaarden de noodzaak van actieve stakeholderanalyse en betrokkenheid, inclusief het identificeren van de relaties met belangrijke belanghebbenden. Deze partijen zijn ook de primaire beoogde lezers van de duurzaamheidsrapportages. De concept Europese Sustainability Reporting Standards (ESRS) definiëren stakeholders als: degenen die de beslissingen en acties van de onderneming kunnen beïnvloeden of erdoor beïnvloed kunnen worden. Dit omvat dus veel belanghebbenden.
Complexiteit bij het selecteren van stakeholders
Een complexiteit is het verschil tussen de rapportagestandaarden. Sommige standaarden richten zich op de relevantie voor de onderneming, aangeduid als ondernemingswaarde, terwijl andere de bredere impact die het bedrijf heeft op het milieu en de samenleving en andersom beschouwen, aangeduid als dubbele materialiteit. Dit heeft impact op de keuze van de beoogde gebruikers. Zo verplicht de CSRD verder te kijken dan gebruikers van informatie en alle belanghebbenden mee te nemen in het overwegen welke thema’s relevant zijn voor de organisatie. Daarnaast zijn stakeholders vaak geïnteresseerd in verschillende onderwerpen en indicatoren. Dit kan leiden tot een discrepantie tussen de ESG prestaties die extern worden toegelicht en de maatstaven die worden gebruikt voor interne besluitvorming.
De stakeholderdialoog als startpunt
Ondernemingen kunnen verschillende stappen nemen om in gesprek te gaan met stakeholders om inzicht te krijgen in welke thema’s materieel zijn.
- Ondernemingen moeten eerst vaststellen wie hun stakeholders zijn. Kies een brede stakeholdergroep als uitgangspunt, voorkom selectievoorkeur en wees bewust van belanghebbenden die niet direct in het ondernemingsvizier zitten. Denk ook na wie vertegenwoordigers zijn van belangrijke groepen, zoals vakbonden.
- Een onderneming heeft vaak al periodiek contact met hun stakeholders. Neem kennis van social mediakanalen en andere communicatiemiddelen en gesprekken van de organisatie met externe partijen.
- Onderzoek welke onderwerpen in deze gesprekken worden besproken en welke thema’s en verwachtingen relevant kunnen zijn.
- Kies een communicatievorm om verder in gesprek te gaan met stakeholdergroepen. Welke vorm van dialoog hangt af van de ambitie op dit gebied en wat bij de onderneming past: van fysieke meetings met alle groepen bij elkaar tot vragenlijsten per stakeholder. “Engagement” met stakeholders is belangrijk bij het vervolgproces van bepaling van de materialiteit.
- Overweeg het gebruik van een 'materialiteitsmatrix' om de resultaten van uw stakeholderdialoog en interne prioriteiten in kaart te brengen. Het plotten van de resultaten helpt in de prioritering van de belangrijkste thema’s.
- Documenteer bovenstaande processen en de keuzes die worden gemaakt ten behoeve van externe rapportage, zoals de CSRD, en eventuele assurance.
- Zie de dialoog als een uitgelezen kans. Duurzaamheidsrapportage kan een basis vormen voor een betere communicatie tussen ondernemingen en hun belanghebbenden en kan ondernemingen helpen hun strategie ontwerp en reputatie te verbeteren. Daarnaast kan het ondernemingen ondersteunen bij het anticiperen op kansen, risico’s en veranderingen in hun omgeving.
Het doorlopen van het bovenstaande stappenplan creëert de bouwstenen om uiteindelijk tot een gedragen (duurzaamheid)strategie te komen, waarover gerapporteerd kan worden. Vergis u niet in deze opgave, het vergt tijd en standvastigheid om te transformeren naar een duurzamer bestaan.
Meer informatie
Heeft u vragen over uw ESG-strategie en het voeren van een stakeholderdialoog, of wenst u ondersteuning bij de implementatie hiervan binnen uw onderneming? Neem dan gerust contact met op met onze specialisten.