Belastingdienst waarschuwt: juiste cao‑code cruciaal voor loonaangifte

De loonaangifte wordt steeds complexer. Werkgevers en salarisprofessionals moeten ruim 130 gegevens correct aanleveren, waarbij zelfs kleine afwijkingen kunnen leiden tot onverwachte fiscale of administratieve gevolgen. Een van de onderdelen waar het regelmatig misgaat, is de cao‑code.

Fiscus benadrukt belang juiste cao code in de loonaangifte

De Belastingdienst signaleert dat veel loonaangiften een ongeldige of onjuiste cao‑code bevatten. Dat resulteert maandelijks in honderden foutmeldingen (L0098), wat leidt tot extra werk voor werkgevers en risico’s in de verwerking door verschillende instanties. Het juist verwerken van de cao‑code is daarom essentieel.

Waarom het correct vastleggen van de cao‑code belangrijk is

Hoewel het invullen van de cao‑code eenvoudig lijkt, heeft een foutieve code directe gevolgen. Denk bijvoorbeeld aan:

• vertragingen in de verwerking van werknemersgegevens door pensioenuitvoerders;
• fouten in de verdere salarisverwerking of interne rapportages;
• extra administratieve lasten door correctieverplichtingen.

Daarom is het belangrijk dat werkgevers altijd de actuele cao‑code gebruiken die past bij de arbeidsvoorwaarden binnen de organisatie. Cao-codes worden regelmatig geüpdatet vanwege wijzigingen in cao’s of collectieve arbeidsvoorwaardenregelingen. Daarom is het essentieel om periodiek te controleren of de gebruikte cao code nog steeds van toepassing is.

Wat kun je als werkgever of salarisprofessional doen?

Het voorkomen van foutcode L0098 begint bij een goede inrichting van het salarisproces. Met onderstaande praktische stappen kun je de kwaliteit direct verbeteren:

1. Controleer de cao‑code standaard bij iedere (nieuwe) werknemer. Gebruik altijd de meest recente codetabellen van het CBS. Cao’s wijzigen regelmatig en daarmee ook de codes.
2. Houd wijzigingen in de organisatie in de gaten. Verandert de collectieve arbeidsvoorwaardenregeling? Of wordt er een nieuwe cao afgesproken? Actualiseer dan direct de cao‑codering in de salarisadministratie.
3. Reageer direct op foutcode L0098. Komt deze foutmelding terug vanuit de Belastingdienst? Controleer de cao‑code, corrigeer deze en dien, indien nodig, een correctiebericht in.
4. Extra aandacht voor payroll- en uitzendconstructies. Het  onderscheid tussen payrollwerknemers en uitzendkrachten is subtiel maar bepalend voor de juiste cao‑code. Neem dit expliciet mee in het onboarding‑ en inleenproces.
5. Gebruik het Handboek Loonheffingen waar nodig. Voor aanvullende achtergrondinformatie blijft paragraaf 29.17 van het Handboek Loonheffingen een betrouwbaar referentiekader.

Complexiteit van de loonaangifte

Niet alleen de cao-codes zijn van belang in een loonaangifte. Zoals eerder benoemd, zijn er meer dan 130 componenten die correct moeten worden ingevuld. Waar het vaak misgaat en welke gevolgen dat kan hebben, leest u in ons artikel: Loonaangifte wordt complexer: zo houdt u grip op kwaliteit en risico’s.

Blik op de Payroll: inzicht in uw loonaangifte en beheersing van risico’s

BDO heeft een geavanceerde data analysetool ontwikkeld: Blik op de Payroll. Deze analyse brengt de kwaliteit van de loonaangifte op detailniveau in kaart. De tool signaleert onder meer:

• fouten en afwijkingen die in het reguliere proces niet direct zichtbaar zijn;
• onlogische contractindicaties;
• onjuiste toepassing van fiscale regelingen;
• onvolledige of inconsistente werknemersgegevens.

Organisaties krijgen hiermee direct inzicht in aandachtspunten én concrete verbeterkansen binnen het salarisproces.

Wat levert Blik op de Payroll op?

• Betrouwbaar inzicht in de kwaliteit van de loonaangifte
• Concrete verbeterpunten voor HR , salaris- en in- en uitdiensttredingsprocessen
• Vroegtijdige signalering van risico’s
• Geruststelling voor salarisadministrateurs en interne verantwoordelijken

Wilt u weten wat Blik op de Payroll voor uw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact op met onze specialisten. We helpen u graag verder.