Benodigde rollen en competenties bij digitale transformaties

Digitale transformaties zijn voor veel organisaties een strategische noodzaak. Ze bieden kansen, maar brengen ook risico’s met zich mee. Een doordachte aanpak en adequate beheersing zijn essentieel om doelstellingen en baten te realiseren. Dat vraagt om specifieke competenties en relevante ervaring in het implementatieteam. 
 
Bij BDO ondersteunen wij organisaties vanuit Project & Quality Advisory (PQA) bij deze beheersing. In dit artikel delen we onze inzichten over drie cruciale rollen: de stuurgroep, de projectmanager en kerngebruikers. 

Eerder deelden we al een checklist om veelvoorkomende valkuilen bij digitale transformaties te voorkomen. 

Voorwaarden, competenties en gewenste ervaring 

Digitale transformatieprojecten kennen vergelijkbare rollen als andere projecten, maar vragen extra aandacht voor bepaalde vaardigheden en ervaring. Hieronder schetsen we de belangrijkste voorwaarden, competenties en gewenste ervaring voor de stuurgroep, projectmanager en kerngebruikers. Deze lijst is niet uitputtend, maar geeft een beeld van wat in de praktijk het meest bijdraagt aan succes. Na het figuur lichten we de gewenste ervaring verder toe. Aanvullend benoemen we nog enkele andere relevante rollen binnen digitale transformaties. 
 

Lid van de stuurgroep 

De stuurgroep geeft richting, neemt besluiten en bewaakt dat de doelstellingen van het project worden gehaald. 

Voorwaarde 
Een belangrijke voorwaarde voor de leden van de stuurgroep is dat ze een strategisch belang hebben in het project. De algemeen directeur of een proceseigenaar voor wie het project belangrijke uitkomsten biedt, heeft dit belang. Dit strategisch belang zorgt voor betrokkenheid, eigenaarschap en weloverwogen besluitvorming. 

Gewenste ervaring 
Ervaring met veranderkunde draagt bij aan de adoptie van de digitale transformatie binnen de organisatie. In principe zorgt elk ICT-systeem voor wijzigingen in het proces (op taakniveau) en verandering van verantwoordelijkheden bij personen. Deze ervaring geeft meer inzicht in wat medewerkers nodig hebben en welke interventies passend zijn. 

Hoe groter de impact van de digitale transformatie op personen, hoe belangrijker ervaring met stakeholdermanagement wordt. Sommige projecten raken slechts één afdeling, terwijl andere transformaties invloed hebben op meerdere afdelingen, klanten of leveranciers. Het effectief betrekken van belanghebbenden kan het succes én de snelheid van de transformatie vergroten. 

Projectmanager 

De projectmanager is de spin in het web tussen de stuurgroep en de rest van de projectorganisatie. 

Gewenste ervaring 
Ervaring met projectmanagement en -methodieken vergroot de volledigheid van de aanpak in het projectmanagement. Dit vermindert de kans dat vastleggingen, risico’s of afspraken onvoldoende worden beheerd. In de praktijk zien we dat projecten vollediger worden aangepakt wanneer een ICT dienstverlener een methodiek hanteert of wanneer de projectmanager meer ervaring heeft. 

Daarnaast helpt ervaring of affiniteit met ICT systemen en implementaties bij het herkennen en beheersen van risico’s, het opstellen van een realistische planning en het bepalen van een passend plan van aanpak. Deze ervaring maakt het bovendien eenvoudiger om gerichte vragen te stellen aan specialisten en situaties kritisch te beoordelen. 

Kerngebruikers 

Kerngebruikers vertalen procesbehoeften naar het ICT systeem en spelen een belangrijke rol in trainingen en communicatie. 

Gewenste ervaring 
De kerngebruiker heeft uitgebreide proceskennis nodig om voldoende input te kunnen leveren. Dit betekent inzicht in de gangbare processen, maar ook in varianten en uitzonderingen. Deze kennis is essentieel om het ICT systeem volledig en passend in te richten. Tijdens de testfase (bij een watervalaanpak) komt het regelmatig voor dat aanvullende vereisten alsnog worden ontdekt. Die vereisten dienen vaak wel nog te worden opgepakt, met vertraging van het project als gevolg. Analisten en implementatieconsultants dienen hier eveneens alert op te zijn. 

Net als bij de projectmanager is het waardevol wanneer de kerngebruiker ervaring heeft met ICT implementaties of in elk geval affiniteit met technologie. Hierdoor kan de kerngebruiker in elke projectfase beter bijdragen, bijvoorbeeld bij het toelichten van vereisten, het selecteren van testcasussen of de samenwerking met andere projectrollen. Begrip van de complexiteit en de gevolgen van keuzes in de verschillende fasen versterkt daarom deze rol aanzienlijk. 

Aanvullende rollen 

In kleinere projecten of organisaties worden rollen zoals veranderkundige, testcoördinator en tester vaak ingevuld door personen die al een andere projectrol hebben. Zoals respectievelijk een stuurgroeplid, projectmanager en kerngebruiker. In grotere organisaties of projecten worden voor onderstaande rollen meestal aparte specialisten betrokken. 
 

• Veranderkundige: begeleidt medewerkers door de gewenste verandering, rekening houdend met cultuur, gedrag en weerstand. Deze rol bevordert de adoptie van de verandering en daarmee het behalen van de projectdoelen. 
• Testcoördinator: prioriteert relevante testonderwerpen, organiseert en bewaakt de uitvoering van testen en borgt de opvolging van bevindingen. Deze rol draagt bij aan een volwaardige aanpak, focus op de belangrijkste of foutgevoelige gebieden en de benodigde coördinatie.   
• Tester: voert testen uit en beoordeelt nauwkeurig of wordt voldaan aan de gewenste functionaliteiten en acceptatiecriteria. Daarnaast verbeteren ervaren testers vaak de kwaliteit van testcasussen, scenario’s en testinstructies. 

Ondersteuning vanuit BDO 

BDO ondersteunt organisaties bij het beheersen van risico’s tijdens digitale transformaties en IT-implementaties, vanuit haar Project & Quality Advisory (PQA)- en Project Quality Assurance-dienstverlening. 

Wilt u praktisch advies over de samenstelling van het projectteam, de projectaanpak of trainingen? Of wenst u bredere PQA ondersteuning? Neem gerust contact op met een van onze specialisten.