Voorkom deze valkuilen bij digitale transformaties

Digitale transformaties zijn voor veel organisaties een strategische noodzaak, maar ook een bron van risico’s. Een volwaardige en adequate beheersing zorgt voor het behalen van de doelstellingen en de gewenste baten. Voldoende aandacht en kennis zijn hiervoor benodigd.

Bij BDO begeleiden we organisaties bij het beheersen van deze risico’s, vanuit onze Project & Quality Advisory (PQA)-dienstverlening. Op basis van onze ervaringen met uiteenlopende digitale transformaties delen we in dit artikel een aantal veelvoorkomende aandachtspunten en praktische adviezen. Deze kunnen dienen als checklist om te beoordelen of uw organisatie de digitale transformatie in goede banen leidt.

Checklist:  aandachtspunten voor een beheersbare digitale transformatie

1. De organisatie heeft de kennis en ervaring om een digitale transformatie uit te voeren
2. De vereisten zijn volledig en eenduidig
3. Het projectbudget volgt uit een kosten/batenanalyse
4. Er is een volwaardige testaanpak voor de IT-oplossing
5. Datamigratie en migratiedossier zijn op orde

 

1. De organisatie heeft de kennis en ervaring om een digitale transformatie uit te voeren

De stuurgroep dient zowel de digitale transformatie te leiden, waaronder het nemen van beslissingen, als te borgen dat de transformatie goed verloopt en indien nodig wordt bijgestuurd. Binnen de projectmanagementmethodiek PRINCE2 wordt deze activiteit ‘project assurance’ genoemd.

Hiervoor kan de stuurgroep enerzijds de informatie gebruiken die zij ontvangt van de projectmanager en leveranciers, zoals een stuurgroeprapport. Anderzijds kan de stuurgroep zelf informatie verzamelen en bestuderen. Daarvoor is tijd en relevante kennis nodig. Sommige organisaties schakelen externe adviseurs in voor project- of kwaliteitsborging; BDO biedt deze dienstverlening eveneens aan.
De inzet van een projectmanager met relevante expertise is daarbij zeer waardevol. De projectmanager zorgt voor een aanpak die past bij het project, de technologie en de organisatie, en signaleert tijdig risico’s of knelpunten binnen het project en in de samenwerking met implementatiepartners.

Ook kunnen projectleden getraind of begeleid worden in de dynamiek van een implementatietraject en de bijbehorende methodieken. Trainingen over thema’s als agile werken, testen, projectmanagement en veranderkunde kunnen bijdragen aan een efficiëntere en effectievere implementatie. Ze geven inzicht in termen, aanpak en verwachtingen binnen het projectteam.

2. De vereisten zijn volledig en eenduidig

Een veelvoorkomende reden dat projecten meer tijd en geld kosten dan begroot, is het onvoldoende inzichtelijk hebben van de vereisten, zowel functioneel als niet-functioneel, over alle relevante domeinen van de organisatie. Voldoende inzicht in deze vereisten is bepalend voor het vaststellen van de ontwikkeltijd en het bijbehorende budget.

Voorbeelden van vereisten waarbij vaak onvoldoende rekening wordt gehouden, zijn:

• activiteiten of processtappen die nu grotendeels handmatig (in meerdere applicaties) worden uitgevoerd
• de vertaling van productcombinaties naar één factuur
• de snelheid waarmee (een indicatie van) kosten wordt berekend

Het uitwerken van vereisten die door anderen eenduidig kunnen worden begrepen, is niet eenvoudig. Ze moeten in voldoende detail worden uitgewerkt, eventueel verdeeld over categorieën zoals functionele vereisten, niet-functionele vereisten en vereisten voor beheer.

Een eenduidige formulering zorgt ervoor dat implementatiepartners de vereisten goed begrijpen en interpretatieverschillen worden voorkomen. Die verschillen komen vaak voor, bijvoorbeeld omdat binnen de organisatie men aan een half woord genoeg heeft. Methodieken zoals workshops, user stories, peer reviews en prototyping helpen volgens BDO om vereisten volledig en eenduidig in kaart te brengen.

3. Het projectbudget volgt uit een kosten/batenanalyse

In de praktijk zien we regelmatig projecten zonder formeel budget, of met budgetten die uitsluitend zijn gebaseerd op de offerte van de implementatiepartner. Sommige organisaties beschouwen de digitale transformatie als ‘noodzakelijk’ (license to operate), bijvoorbeeld vanwege een verouderd IT-systeem, en stellen daarom geen helder budget vast.

Het ontbreken van een financiële onderbouwing maakt het moeilijk om overwogen keuzes te maken bij budgetverhogingen. Ook blijkt uit onderzoek dat organisaties vaak te optimistisch zijn over kosten en baten.

De beste manier om een budget vast te stellen, is via een businesscase waarin wordt bepaald tot welk (maximaal) bedrag het project nog voldoende toegevoegde waarde heeft. Hierbij wordt rekening gehouden met licentiekosten, ontwikkel- en implementatiekosten, kosten voor externe inhuur en mogelijke besparingen.

Daarnaast is het verstandig een (risico)buffer op te nemen tussen het maximale budget en het initiële budget. Zo kunnen sneller keuzes worden gemaakt wanneer meer budget nodig is, zonder de businesscase uit het oog te verliezen.

4. Een volwaardige testaanpak voor de IT-oplossing

Een andere reden dat projecten kunnen uitlopen, is het aantal of de aard van geïdentificeerde defecten en het voortschrijdend inzicht tijdens ontwikkeling en implementatie. Vooral bij kleinere organisaties zien we eerder dat testen te weinig aandacht krijgt; vaak vanwege tijdsdruk.

Tijdens een digitale transformatie komen verschillende testvormen aan bod (zoals weergegeven in het V-model). Het is belangrijk om kwaliteitscriteria zo vroeg mogelijk te testen, zodat er tijdig kan worden bijgestuurd voordat de kosten oplopen (cost of change curve). Naast functionele geschiktheid zijn ook andere kwaliteitscriteria relevant, zoals cyberbeveiliging, gebruiksvriendelijkheid en beheerbaarheid (zoals de eenvoud van onderhoud en aanpassingen). Bij het testen van interne beheersing verdienen ook de inrichting van autorisaties en geautomatiseerde controles aandacht. Dit verhoogt de zekerheid dat processen goed zijn ingericht — en verkleint risico’s bij de jaarrekeningcontrole.

Een volwaardige testaanpak omvat duidelijke werkafspraken over:

• classificatie van defecten (van kritiek tot gewenst)
• vastlegging en opvolging van defecten
• verantwoordelijkheden bij afhandeling

Goede afspraken voorkomen onduidelijkheid over impact, prioriteit en opvolging, en dragen zo bij aan de kwaliteit en doelrealisatie van de digitale transformatie.

5. Datamigratie en migratiedossier zijn op orde

Zowel bij een grote upgrade van een IT-systeem als bij de overstap naar een ander systeem is er vrijwel altijd sprake van een datamigratie. Bij upgrades beschikken leveranciers vaak over kant-en-klare tools die het proces vergemakkelijken. Een zorgvuldige voorbereiding borgt dat alle benodigde gegevens beschikbaar zijn om de nieuwe IT-omgeving optimaal te laten functioneren. Aantoonbaarheid hiervan is belangrijk, bijvoorbeeld voor de jaarrekeningcontrole door uw accountant.

Het testen van de datamigratie is afhankelijk van meerdere factoren, zoals:

• de gegevensobjecten (bijv. debiteuren, inkoopfacturen, productgegevens)
• de typen gegevens (tekst, cijfers, valuta)
• wijzigingen aan de gegevens (zoals samenvoeging of splitsing)
• wijzigingen aan het datamodel

Controles kunnen mislukken door fouten tijdens migratie, verschillende berekeningsmethoden van het oude en nieuwe systeem of onvoldoende inzicht in de verwachte uitkomsten. Het achterhalen van de oorzaak kan tijdrovend zijn. Het is essentieel om fouten goed vast te leggen, op te volgen en te documenteren in een migratiedossier. Door voldoende tijd in te plannen voor de voorbereiding — inclusief proefmigraties — kan het aantal fouten bij de daadwerkelijke migratie aanzienlijk worden verminderd.

Ondersteuning vanuit BDO

BDO ondersteunt organisaties bij het beheersen van risico’s tijdens digitale transformaties en IT-implementaties, vanuit haar Project & Quality Advisory (PQA)- en Project Quality Assurance-dienstverlening.
Wilt u praktisch advies over uw digitale transformatie of meer zekerheid over de gekozen aanpak?

Neem gerust contact op met een van onze specialisten.