Waarom alleen aan de slag met VSME als het ook samen kan?
Waarom alleen aan de slag met VSME als het ook samen kan?
Mkb-bedrijven die de VSME-rapportage op eigen kracht invoeren, missen kansen. Door met andere bedrijven in de sector samen te werken, besparen ze niet alleen tijd en geld maar leggen ze ook de basis voor onverwachte partnerships en een echte duurzame transformatie.
Wanneer bedrijven de invoering van VSME op eigen kracht proberen aan te pakken, stuiten ze zoals bij elke implementatie op uitdagingen. Bedrijven moeten zelf alle expertise opbouwen, tools ontwikkelen en processen inrichten. Maar waarom zou u het wiel opnieuw uitvinden als u samen met sectorgenoten tot betere resultaten komt? Bedrijven binnen dezelfde sector hebben soms wel 90% overlap in hun waardeketen, gebruiken dezelfde materialen, produceren in dezelfde landen en hebben vergelijkbare risico's. Dit betekent dat ze ook grotendeels dezelfde informatie moeten verzamelen en rapporteren. Als ze samenwerken, kunnen ze allemaal profiteren.
Aangezien ze van elkaars kracht kunnen profiteren, is de kwaliteit hoog: als één bedrijf al goede informatie heeft over een bepaald thema, kunnen anderen daar hun voordeel mee doen. Alle partijen worden er beter van als ze 'best practices' delen. De uniformiteit die door samenwerking ontstaat biedt strategische voordelen. Ten eerste wordt het voor ketenpartners eenvoudiger om duurzaamheidsprestaties te vergelijken binnen een sector. Ten tweede ontstaat er een standaard die nieuwe toetreders tot de sector kunnen volgen. Ten derde versterkt het de positie van de hele sector, bijvoorbeeld in de onderhandelingen met ketenpartners over wat bedrijven in de sector wel en niet aan duurzaamheidsinformatie kunnen oplepelen.
Nog mooier: vaak leiden sectorale VSME-projecten tot verdere partnerships tussen deelnemers. Denk aan gezamenlijke sponsoring, gemeenschappelijke afvalinzameling of andere duurzame activiteiten. Met andere woorden: sectorale VSME-projecten kunnen bijdragen aan een duurzame transformatie, die veel verder gaat dan een invoering van rapportagestandaarden. Zelfs concurrenten die normaliter hun kaarten op de borst houden, blijken uitstekend te kunnen samenwerken als het gaat om duurzaamheid. En de implementatie van VSME te zien als springplank voor daadwerkelijke gezamenlijke duurzame impact.
Die mensen hoeven niet per se allemaal duurzaamheidsexperts te zijn. Veel bedrijven geven de voorkeur aan multidisciplinair projectteam, dat bestaat uit vertegenwoordigers van HR en Finance en iemand die belast is met het duurzaamheidsbeleid. Logisch, aangezien duurzaam ondernemen en de rapportage daarover drie dimensies kent -'people' (het domein van HR), 'profit' (het domein van Finance) en 'planet' (waar de duurzaamheidsdeskundige binnen het bedrijf het meeste van af weet). Het belangrijkste is dat ze niet alleen deskundig zijn op hun terrein, maar ook bijzonder gemotiveerd zijn. Tenslotte is een VSME-project voor hen waarschijnlijk geen routineklus, en hebben ze hun enthousiasme en wilskracht nodig om het tot een goed einde te brengen - ook al kunnen ze advies inroepen bij collega's van sectorgenoten en aankloppen bij een vertrouwde partij als BDO.
Dit VSME-projectteam kan vervolgens kijken wat er aan activiteiten plaatsvindt in het bedrijf en hoe daar over wordt gerapporteerd. Zeker bedrijven die veel te maken hebben met de Milieuwet, de Klimaatwet of regels voor verpakkingen, plastic, batterijen en dergelijke rapporteren daar al over. Breng dat in kaart, en kijk in hoeverre dit is in te passen in de VSME-richtlijn. En kijk naar wat er nog moet gebeuren: waar zitten de 'gaps', waarover ontbreken nog data? Vervolgens kunnen maatregelen worden genomen om een nieuwe datastroom op gang te brengen, van het bepalen van welke data precies moeten worden verzameld tot het inrichten van het rapportageproces samen met de IT-afdeling.
Als BDO zo'n sectoraal VSME-project begeleidt, bestaat dat meestal uit drie kernsessies:
1. Kick-off en relevantiebepaling
Deelnemende bedrijven komen samen om te bepalen welke datapunten van de VSME relevant zijn voor hun specifieke sector en maken afspraken over te nemen stappen.
2. 'Quick wins' verzamelen en 'gap-analyse'
In de tweede sessie wordt verzameld wat bedrijven al hebben liggen aan kennis, ervaring, tools en templates, zodat de best practices kunnen worden gedeeld. Tegelijkertijd wordt gekeken wat er nog ontbreekt en moet gebeuren, de 'gap'.
3. Conceptrapport opstellen
De afsluitende sessie richt zich op het gezamenlijk doorlopen van het conceptrapport. Het raamwerk staat hierna grotendeels, individuele bedrijven hoeven alleen nog bedrijfsspecifieke data toe te voegen.
Kijk VSME-webinar
Wanneer bedrijven de invoering van VSME op eigen kracht proberen aan te pakken, stuiten ze zoals bij elke implementatie op uitdagingen. Bedrijven moeten zelf alle expertise opbouwen, tools ontwikkelen en processen inrichten. Maar waarom zou u het wiel opnieuw uitvinden als u samen met sectorgenoten tot betere resultaten komt? Bedrijven binnen dezelfde sector hebben soms wel 90% overlap in hun waardeketen, gebruiken dezelfde materialen, produceren in dezelfde landen en hebben vergelijkbare risico's. Dit betekent dat ze ook grotendeels dezelfde informatie moeten verzamelen en rapporteren. Als ze samenwerken, kunnen ze allemaal profiteren.
Direct kostenbesparend en profiteren van elkaars kracht
Tijd- en kostenbesparing vormen het meest directe voordeel. Deelnemers aan een groepstraject kunnen namelijk kennis, ervaring, tools en templates delen. Teksten en procedures hoeven maar één keer te worden ontwikkeld en kunnen dan door alle deelnemers worden gebruikt. Een ander voordeel is dat de bedrijven elkaar scherp houden. Groepsdruk is goed voor het 'momentum’, zoals we in dit webinar onder andere betogen. Het draagt ertoe bij dat alle betrokken bedrijven ernaar streven om zich te houden aan de planning. En waar individuele bedrijven nogal eens de neiging hebben zaken uit te stellen wanneer er andere prioriteiten opkomen, blijven ze nu juist proberen afspraken na te komen en deadlines te halen.Aangezien ze van elkaars kracht kunnen profiteren, is de kwaliteit hoog: als één bedrijf al goede informatie heeft over een bepaald thema, kunnen anderen daar hun voordeel mee doen. Alle partijen worden er beter van als ze 'best practices' delen. De uniformiteit die door samenwerking ontstaat biedt strategische voordelen. Ten eerste wordt het voor ketenpartners eenvoudiger om duurzaamheidsprestaties te vergelijken binnen een sector. Ten tweede ontstaat er een standaard die nieuwe toetreders tot de sector kunnen volgen. Ten derde versterkt het de positie van de hele sector, bijvoorbeeld in de onderhandelingen met ketenpartners over wat bedrijven in de sector wel en niet aan duurzaamheidsinformatie kunnen oplepelen.
Nog mooier: vaak leiden sectorale VSME-projecten tot verdere partnerships tussen deelnemers. Denk aan gezamenlijke sponsoring, gemeenschappelijke afvalinzameling of andere duurzame activiteiten. Met andere woorden: sectorale VSME-projecten kunnen bijdragen aan een duurzame transformatie, die veel verder gaat dan een invoering van rapportagestandaarden. Zelfs concurrenten die normaliter hun kaarten op de borst houden, blijken uitstekend te kunnen samenwerken als het gaat om duurzaamheid. En de implementatie van VSME te zien als springplank voor daadwerkelijke gezamenlijke duurzame impact.
Praktische Uitvoering - een stappenplan
Intern
Invoering van de VSME kan worden beschouwd als een project. En zoals elk project vereist succesvolle implementatie allereerst een goede interne organisatie. Het bedrijf moet er 'klaar voor zijn'. Wie de invoering van VSME ook op zich neemt binnen de onderneming, het is van belang dat de top het project steunt. 'Commitment' is belangrijk, zoals een ondernemer zegt. De directie moet mensen en middelen vrijmaken, en degenen die 'de kar gaan trekken' ook werkelijk de mogelijkheden bieden om het VSME-project tot een goed einde te brengen.Die mensen hoeven niet per se allemaal duurzaamheidsexperts te zijn. Veel bedrijven geven de voorkeur aan multidisciplinair projectteam, dat bestaat uit vertegenwoordigers van HR en Finance en iemand die belast is met het duurzaamheidsbeleid. Logisch, aangezien duurzaam ondernemen en de rapportage daarover drie dimensies kent -'people' (het domein van HR), 'profit' (het domein van Finance) en 'planet' (waar de duurzaamheidsdeskundige binnen het bedrijf het meeste van af weet). Het belangrijkste is dat ze niet alleen deskundig zijn op hun terrein, maar ook bijzonder gemotiveerd zijn. Tenslotte is een VSME-project voor hen waarschijnlijk geen routineklus, en hebben ze hun enthousiasme en wilskracht nodig om het tot een goed einde te brengen - ook al kunnen ze advies inroepen bij collega's van sectorgenoten en aankloppen bij een vertrouwde partij als BDO.
Dit VSME-projectteam kan vervolgens kijken wat er aan activiteiten plaatsvindt in het bedrijf en hoe daar over wordt gerapporteerd. Zeker bedrijven die veel te maken hebben met de Milieuwet, de Klimaatwet of regels voor verpakkingen, plastic, batterijen en dergelijke rapporteren daar al over. Breng dat in kaart, en kijk in hoeverre dit is in te passen in de VSME-richtlijn. En kijk naar wat er nog moet gebeuren: waar zitten de 'gaps', waarover ontbreken nog data? Vervolgens kunnen maatregelen worden genomen om een nieuwe datastroom op gang te brengen, van het bepalen van welke data precies moeten worden verzameld tot het inrichten van het rapportageproces samen met de IT-afdeling.
Extern
De stappen hoeft een projectteam niet geheel alleen te zetten. Samenwerking met andere partijen valt juist aan te raden. Zoek daarom vooral bedrijven met eenzelfde bedrijfsmodel op, benader sectorgenoten. Laat je inspireren door anderen. Je hoeft niet alles zelf uit te vinden. Aansluiting bij een VSME-project van een brancheorganisatie kan ook verstandig zijn. BDO organiseert zelf ook bijeenkomsten waarop branchegenoten kennis en ervaring kunnen uitwisselen.Als BDO zo'n sectoraal VSME-project begeleidt, bestaat dat meestal uit drie kernsessies:
1. Kick-off en relevantiebepaling
Deelnemende bedrijven komen samen om te bepalen welke datapunten van de VSME relevant zijn voor hun specifieke sector en maken afspraken over te nemen stappen.
2. 'Quick wins' verzamelen en 'gap-analyse'
In de tweede sessie wordt verzameld wat bedrijven al hebben liggen aan kennis, ervaring, tools en templates, zodat de best practices kunnen worden gedeeld. Tegelijkertijd wordt gekeken wat er nog ontbreekt en moet gebeuren, de 'gap'.
3. Conceptrapport opstellen
De afsluitende sessie richt zich op het gezamenlijk doorlopen van het conceptrapport. Het raamwerk staat hierna grotendeels, individuele bedrijven hoeven alleen nog bedrijfsspecifieke data toe te voegen.
Meer weten? Kijk ons webinar terug
De VSME is een goed startpunt om uw activiteiten inzichtelijk en uw organisatie toekomstbestendig te maken en biedt bovendien inzichten die commercieel interessant zijn. In ons webinar ‘VSME als multi-inzetbare rapportagestandaard’ vertellen we u er meer over. Kijk het webinar terug door te klikken op onderstaande button.Kijk VSME-webinar
