ViDA: e-facturering en digitale rapportering

Op 11 maart 2025 hebben de EU-lidstaten de voorstellen voor de btw in het digitale tijdperk (VAT in the Digital Age of ViDA) formeel aangenomen. In dit artikel bespreken we de eerste pijler van ViDA: e-facturering en digitale rapportage. Voor een overzicht en tijdlijn van ViDA verwijzen we naar ons eerdere artikel.

E-facturering

De verplichting om e-facturen uit te reiken geldt alleen voor transacties die onderworpen zijn aan digitale rapportage voor grensoverschrijdende transacties (zie hieronder). 

E-facturen moeten voldoen aan de Europese norm die is vastgelegd in Uitvoeringsbesluit 2017/1870 van de Commissie inzake elektronische facturering en de lijst van syntaxen daarvan overeenkomstig Richtlijn 2014/55/EU (inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten). Het standaardformat is een gestructureerd elektronisch format dat geautomatiseerde en elektronische verwerking mogelijk maakt.

De termijn voor het uitreiken van een e-factuur is vastgesteld op 10 dagen na het belastbare feit. De regels treden in werking vanaf 1 juli 2030. 

Digitale rapportage van grensoverschrijdende transacties

Verplichte digitale rapportage is van toepassing op grensoverschrijdende transacties die betrekking hebben op: 

• Intracommunautaire leveringen
• Overbrenging van eigen goederen (tenzij de bijzondere regeling wordt gebruikt)
• Diensten waarop de btw wordt verlegd (tenzij de dienst is vrijgesteld zonder recht op aftrek van btw)

De gegevens moeten worden doorgegeven op het moment dat de e-factuur wordt uitgereikt of had moeten worden uitgereikt. In principe moeten zowel de leverancier als de afnemer data van een transactie rapporteren. De afnemer moet de gegevens over de transactie uiterlijk 5 dagen na ontvangst van de factuur rapporteren. 

De gegevens moeten worden gerapporteerd bij de lidstaat die het btw-identificatienummer heeft toegekend dat voor de transactie is gebruikt. De door de lidstaten verzamelde gegevens worden vervolgens binnen één dag doorgestuurd naar een centraal elektronisch systeem voor de uitwisseling van btw-informatie. Hier worden de gegevens automatisch onderworpen aan kruiscontroles en samengevoegd. 

De verplichting om een Opgaaf ICP in te dienen, komt te vervallen. 

Binnenlandse digitale rapportage

De EU-lidstaten zijn niet verplicht om digitale rapportage voor binnenlandse transacties in te voeren. Als zij hiervoor kiezen, moeten zij dit implementeren in overeenstemming met het grensoverschrijdende digitale rapportagesysteem. Lidstaten die al een dergelijk systeem hebben, moeten dit aanpassen aan het systeem voor grensoverschrijdende transacties. Zij hebben tot 2035 de tijd om hiervoor te zorgen. 

Wat kunt u doen? 

De nieuwe regels veranderen fundamenteel de manier waarop gegevens over grensoverschrijdende transacties aan de belastingdienst worden gerapporteerd en vervolgens geanalyseerd. Het is belangrijk dat u zich tijdig voorbereidt op deze verandering, omdat deze veranderingen aanpassingen in uw bedrijfs- en IT-processen vereisen. Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat uw leveringen en diensten correct worden geclassificeerd voor de btw, omdat fouten gemakkelijk kunnen worden opgespoord, wat kan leiden tot tijdrovende vragen van de belastingdienst of, erger nog, een mogelijke classificatie van uw transacties als frauduleus. BDO kan u helpen met zowel de implementatie van de nieuwe regels binnen uw bedrijf als met de classificatie van transacties.  

Meer informatie

Als je vragen hebt over ViDA helpen we je natuurlijk graag. Neem contact op met een van onze BTW-adviseurs voor meer informatie.