Meer dan controleren: de kracht van BDO's datagedreven auditing

Meer data dan ooit, wat zeggen die miljoenen transacties over uw organisatie?

Een accountantscontrole draait om zekerheid. Maar wat als die controle ook direct waardevolle inzichten oplevert voor uw organisatie? BDO zet datagedreven auditing in om de zekerheid te vergroten en risico's, afwijkingen en kansen sneller zichtbaar te maken.

Jarenlang vormden steekproeven het belangrijkste onderdeel van de accountantscontrole. Een methode die een solide basis bood voor het verkrijgen van zekerheid over de jaarrekening, maar tegelijkertijd weinig zei over alle risico’s of kansen die binnen een organisatie aanwezig zijn. In de afgelopen twee decennia is de hoeveelheid beschikbare data explosief gegroeid. Waar organisaties vroeger vooral beschikten over financiële rapportages en een beperkte hoeveelheid transactiedata, worden tegenwoordig complete processen digitaal vastgelegd. Van inkoopfacturen en betalingen tot autorisaties en workflowstappen. Die ontwikkeling biedt nieuwe mogelijkheden om niet alleen zekerheid te verkrijgen over de cijfers, maar ook meer inzicht te krijgen in hoe processen daadwerkelijk functioneren.

Controle die je verder brengt

Voor BDO vormt data het uitgangspunt van de audit. Met behulp van door BDO ontwikkelde analysetools, zoals de Financial Analyzer, Bank Transaction Analyzer en Purchase Invoice Analyzer, analyseren controleteams bij controleopdrachten niet alleen afzonderlijke transacties, maar volledige populaties. Daardoor worden patronen, afwijkingen en risico's zichtbaar die anders moeilijk te herkennen zijn. Neem het inkoopproces. Een analyse kan bijvoorbeeld laten zien dat een factuur slechts één keer op een specifieke kostenrekening is geboekt of dat dezelfde medewerker betrokken is geweest bij meerdere stappen in het autorisatieproces. Individueel hoeft dat niet direct een probleem te zijn, maar het kan wel een signaal zijn dat nader onderzoek of een gesprek over de interne beheersing waardevol is.

"Door niet alleen een steekproef, maar de volledige populatie te analyseren, zien we patronen die anders verborgen blijven. Zo ontdekten we recent bij een grote Internationale logistiek onderneming ongebruikelijke autorisatiepatronen die aanleiding waren om de interne beheersing verder te versterken. Dat is voor mij de echte meerwaarde van data-analyse: meer inzicht, betere gesprekken en uiteindelijk een sterkere organisatie."

Martijn Bakker, Partner Audit & Assurance, BDO

Veel organisaties hebben processen, controles en autorisaties ingericht om risico's te beheersen. Maar hoe ziet u of beheersmaatregelen daadwerkelijk functioneren wanneer dagelijks duizenden datastromen plaatsvinden?

Betere gesprekken, meer waarde

Het vinden van zoveel mogelijk afwijkingen is geen doel op zich. Het gaat erom organisaties beter inzicht te geven in risico's, processen en beheersmaatregelen. Door verder te kijken dan een steekproef ontstaat een rijker beeld van de organisatie en kunnen gesprekken op basis van feiten worden gevoerd. Dat leidt niet alleen tot meer zekerheid over de jaarrekening, maar ook tot een betere signalering van risico's, concrete aanknopingspunten voor verbetering en beter onderbouwde gesprekken over te nemen maatregelen. Zo ontstaat een controle waarin het accent niet enkel nog ligt op terugkijken: een controle die je verder brengt.

"De toekomst van auditing ligt niet alleen in het analyseren van meer data, maar vooral in het slimmer benutten van de data. Met de opkomst van kunstmatige intelligentie krijgen auditors meer mogelijkheden om inzichten en analyses te interpreteren, betere vragen te stellen en waardevollere gesprekken met klanten te voeren. Technologie neemt het oordeel van de auditor niet over, maar versterkt juist de impact die onze professionals maken."

Martijn Bakker, Partner Audit & Assurance, BDO

De datagedreven audit van BDO

• Volledige populatie - Waar relevant analyseert BDO niet alleen een steekproef, maar de volledige dataset. Hierdoor ontstaan diepere inzichten in processen en transactiestromen. BDO gebruikt bij iedere audit:
  1. Financial Analyzer - Analyseert grote hoeveelheden financiële data en ondersteunt auditors bij het signaleren van risico's, afwijkingen en opvallende patronen.
  2. Bank Transaction Analyzer - Maakt het mogelijk om banktransacties op grote schaal te analyseren en patronen of bijzonderheden direct zichtbaar te maken.
  3. Purchase Invoice Analyzer - Analyseert het inkoopproces op factuurniveau en helpt bij het identificeren van afwijkingen, zoals ongebruikelijke boekingen, autorisatiepatronen of facturen die buiten reguliere processen zijn verwerkt.
  4. Anomaly Detection - Signaleert met behulp van historische data en meerdere variabelen transacties en patronen die afwijken van wat gebruikelijk is en ondersteunt auditors bij gericht nader onderzoek.
  5. Maatwerk - Aanvullend ontwikkelt BDO analyses die aansluiten op specifieke processen en risico’s binnen de organisatie, zoals een ‘3-way match’ tussen inkooporder, goederenontvangst en factuur waarbij verschillen tussen de verschillende stappen worden geanalyseerd
• Breed inzetbaar - Van kleinere boekhoudomgevingen tot complexe ERP-landschappen: BDO vertaalt data uit uiteenlopende systemen naar bruikbare inzichten voor management, bestuur en toezicht.