XIVER realiseerde HR-monsterklus met BDO
XIVER realiseerde HR-monsterklus met BDO
XIVER ontstond begin 2025 nadat een interne afdeling door Philips werd verkocht aan een Nederlandse investeringsmaatschappij. Het bedrijf is gevestigd op de High Tech Campus in Eindhoven en is gespecialiseerd in halfgeleidertechnologie en dunne-film technologie met toepassingen in micro-elektronische mechanische systemen (MEMS). Hiermee worden bijvoorbeeld sensoren, actuatoren, membranen of filters gecreëerd. Deze microsystemen worden gebruikt in onder andere de health-, high tech- en automotive-sectoren.
Complexe ontvlechting onder tijdsdruk
De ontvlechting van een Philips-onderdeel naar een zelfstandig bedrijf bracht op het vlak van HR en payroll grote uitdagingen met zich mee. Simone: “Alle stafafdelingen, zoals HR en finance, bleven onderdeel van Philips. Ineens werden wij een zelfstandig bedrijf met 120 medewerkers zonder eigen HR-afdeling of salarisadministratie. Philips werkte met het HR-systeem Workday waar 60.000 medewerkers in stonden. Wij moesten een compleet nieuw personeelsinformatiesysteem inrichten. Ik kwam op 1 oktober 2024 binnen en per 1 januari 2025 moesten de collega’s een nieuw contract hebben en verloond worden. Maar ik wist nog niet eens waarmee ik te maken had, zoals een cao, arbeidscontracten en allerlei regelingen die in het verleden waren afgesproken met mensen. De analyse van de ontvlechting was zeer ingewikkeld. Daarnaast had ik nooit eerder in de high tech-sector gewerkt of een nieuw HR-systeem opgezet en ook geen ontvlechting begeleid.”
Fotografie: The Creators Hub
XIVER zocht ondersteuning bij deze flinke opgave. Simone vertelt waarom zij voor BDO koos:
“De snelheid waarmee wij wilden starten, was heel belangrijk. We hadden capaciteit nodig. Normaal gesproken staat er voor zo’n proces waarbij je een nieuw systeem inricht een jaar, nu was echt actie nodig. Ik kende BDO als een ervaren partij in de markt, maar had niet eerder met hen gewerkt. Tijdens het acquisitiegesprek met de BDO-consultant had ik meteen door: zij is super ervaren, begrijpt onze uitdagingen en net als ik heel pragmatisch ingesteld. Toen wist ik: ‘zij moet mij gewoon helpen’ en dat is ook gebeurd.”
Intensieve ondersteuning
XIVER koos voor ondersteuning op zowel payrollvlak, HR-support en, nadat de basis eenmaal stond, optimalisatie van het AFAS-systeem. De keuze voor AFAS was door de investeerder gemaakt, de implementatie van dit systeem werd door een externe consultant verzorgd. Voor de payroll werd voor de meest intensieve ondersteuning van BDO gekozen, vertelt Simone.
“Een overname is altijd spannend voor medewerkers. Dan wil je zeker geen fouten maken in de payroll. We hebben bewust gekozen voor het ‘zwaarste’ pakket van BDO, waarbij wij alleen de mutaties doen en BDO de payroll draait en controles uitvoert. Alle uitzonderingen moesten uitgezocht worden: welke wettelijke verplichtingen we hadden, wat afgesproken was met vakbonden en in cao’s en in arbeidscontracten in het verleden. Daar zijn we keihard ingedoken. En in januari hadden we een nagenoeg foutloze payroll.”
Een andere BDO-consultant helpt Simone bij het verder optimaliseren van AFAS en adviseert op HR-vlak.
“Ik wilde meteen door zodra de basis goed stond. Het helpt mij enorm om processen en workflows te automatiseren. Met BDO overleg ik regelmatig over waar ik tegenaan loop. Jullie consultant adviseert dan over wat we kunnen automatiseren. Zo zijn we nu bezig met de onboarding en offboarding. Daarna wil ik aan de slag met dashboards, want ik wil graag meer datagedreven werken. Iedere keer pakken we zo een onderwerp aan.”
Het optimaliseren ontzorgt Simone niet alleen zodat zij zich op haar HR-managementtaken kan richten, maar draagt ook bij aan de commerciële groeistrategie van XIVER. “We hebben ambitieuze doelstellingen en verwachten volgend jaar een positief financieel resultaat te behalen. Ik word in de uitvoering twee dagen per week ondersteund door onze HR-officer. Het automatiseren van de werkprocessen helpt mij om efficiënt te werken zodat we geen extra capaciteit hoeven in te huren.”
Beschikbaarheid en vertrouwen
De HR-ondersteuning die BDO biedt, werpt voor XIVER snel vruchten af. Simone geeft een praktisch voorbeeld: “Laatst hadden we een vraagstuk rondom de 30%-regeling. Wij werken met veel ‘highly skilled migrants’, kenniswerkers van buiten Europa. Dat zijn soms ingewikkelde HR-kwesties, waarbij ik meteen een beroep kan doen op een BDO-expert. Die zoekt dit tot op de bodem uit, zodat wij volledig compliant zijn. Heel belangrijk voor ons, want dit moet goed geregeld zijn.”
Fotografie: The Creators Hub
In de snelle beschikbaarheid van expertise zit voor Simone de grootste waarde die BDO XIVER biedt.
“Dat vind ik super belangrijk. Ik wil zaken bij wijze van spreken binnen 24 uur opgelost hebben. Er wordt ook snel gereageerd. Daarnaast vertrouw ik voor 100% op de kennis van BDO. Als ik complexe onderwerpen zelf moet uitzoeken, kost het me drie keer zoveel tijd en weet ik nog niet zeker of ik er volledig op kan vertrouwen. De efficiëntie in onze manier van werken ontstaat doordat de BDO’ers weten waarover ze praten. Verder vind ik de communicatie goed en ontspannen, geen gedoe allemaal, daar houd ik niet van, we zijn heel direct en eerlijk tegen elkaar. Ook de proactiviteit van jullie HR-consultant is heel prettig. Wanneer zij met dingen komt, weet ik dat ze dat doet zonder commercieel doel. Ze wil gewoon écht dat wij als organisatie beter en efficiënter worden.”
Ondanks dat de eerste fase van de monsterklus voorbij is, de payroll draait en AFAS is ingericht, blijft XIVER graag samenwerken met BDO. Simone: “We willen die volgende stappen zetten. Als AFAS bepaalde HR-processen kan optimaliseren, wil ik dat verder met BDO oppakken. Het is fijn dat er zoveel kennis aanwezig is. Ik zeg vaak tegen onze BDO-consultants dat ik het zonder hen niet had gered, zonder hun hulp was dit project nooit zo succesvol geweest. Vooraf hoorde ik van veel mensen ‘Simone, het is niet normaal dat dit zo snel moet’. En dat klopt ook. Maar we hebben het wel gedaan!”