Vissers Energy Group maakt slim gebruik van Robotic Process Automation
Vissers Energy Group maakt slim gebruik van Robotic Process Automation
Vissers Energy Group verkoopt jaarlijks miljoenen liters brandstof en honderdduizenden broodjes. Het bedrijf groeit snel. Net als de hoeveelheid administratief werk. In plaats van extra mensen aan te nemen, zet het familiebedrijf in op Robotic Process Automation (RPA). Dankzij slimme bots bespaart het bedrijf nu tientallen uren per maand en zorgt het voor méér werkplezier. En dat is nog maar het begin.
Servicestations, shopformules, het eerste waterstoftankstation van Limburg: vanuit Horst timmert Vissers Energy Group stevig aan de weg. Inmiddels telt het familiebedrijf 67 tankstations en ruim vijfhonderd medewerkers. Op jaarbasis verkoopt Vissers ruim tweehonderd miljoen liter brandstof. Hoewel brandstof nog altijd de hoofdmoot vormt van Vissers’ omzet, groeit het aandeel van hospitality-concepten als Delimore, Moments & More en de Smaaksmederij stevig. Elke dag verkoopt het bedrijf duizenden broodjes.
Meer locaties, meer administratie
Groeien gebeurt niet zonder slag of stoot, merkte ook Irene Sanders, Manager Finance & Control bij Vissers Energy. “Door onze sterke groei steeg het aantal locaties. Er zijn steeds meer administratieve handelingen nodig om al die locaties te kunnen exploiteren. Soms is dat werk repetitief en behoorlijk saai.” Een goed voorbeeld van zo’n tijdrovend klusje is de verwerking van facturen. Sanders: “We hebben vijftig shoplocaties waar de groothandel elke week zaken als brood en frisdrank levert. Voor iedere shop krijgen we wekelijks een factuur die handmatig gecontroleerd en verwerkt moet worden. Soms is zo’n factuur wel 49 pagina’s lang. En dat maal vijftig. Dat kost dus enorm veel tijd.”
Bonnen automatisch verwerken
Om te kijken of dat ook anders en slimmer kon, onderzocht Vissers samen met BDO of een RPA-bot een optie was. RPA staat voor Robotic Process Automation. Zo’n RPA-bot is geen fysieke robot, maar software die handmatig, repeterend werk overneemt. Processen waarbij sprake is van een digitale trigger, een hoog volume, een standaard proces, consistente input en logische beslisregels zijn uitermate geschikt voor RPA.De conclusie was al snel dat RPA heel geschikt was voor Vissers Energy Group. “Wij werden heel blij van de oplossing die BDO bood, zegt Sanders.” Samen met Vissers implementeerde BDO de bot. Na het nodige finetunen, ging de bot live. “De robot pakt de facturen, vergelijkt elke factuurregel met de bestelling en verwerkt de factuur vervolgens. Vroeger kostte dit werk 28 uur per week. Een medewerker en een stagiair waren hier structureel mee bezig. Dankzij de robot kost het ons nog maar vier uur per week. Wij hoeven ons alleen te richten op de uitzonderingen. We stonden op het punt om een extra kracht in dienst te nemen. Dat hoeft nu niet meer." Collega’s bij Vissers zijn niet bang dat dit soort bots hun werk overnemen. Sanders: “Nee hoor. Sterker nog: ze waren opgelucht dat ze het niet meer hoefden te doen.”
“We stonden op het punt om een extra kracht in dienst te nemen. Dat hoeft nu niet meer." - Irene Sanders, Manager Finance & Control bij Vissers Energy Group
Elektrisch laden soepel factureren
Het succes van de eerste bot smaakte naar meer. De tweede RPA-bot die BDO voor Vissers Energy Group bouwde, automatiseert het proces rondom elektrisch laden. Vissers heeft duizend klanten met een laadpas. De facturen worden gegenereerd door het ERP-systeem van Vissers. De te factureren laadgegevens komen uit een ander systeem en werden met de hand overgezet. Dat overzetten gebeurde met Excel. Tot voor kort waren twee mensen met dit proces bezig.
“Al die facturen maken, kostte ons heel veel tijd en energie”, vertelt Guido Coppes, accountmanager bij Vissers. “Door het handmatig overnemen van data uit Excel ging er bovendien weleens iets fout: een tikfout, een verkeerde prijs, nét even verkeerd knippen en plakken.” Ook hier bood Robotic Process Automation uitkomst. De RPA-bot die BDO voor Vissers bouwde, haalt automatisch alle laaddata op en verwerkt deze in het ERP-systeem, inclusief alle relevante specificaties. Daardoor verloopt de facturatie sneller. Bovendien zijn de gegevens in het ERP-systeem altijd actueel en vertrouwt iedereen die data. Het proces draait continu op de achtergrond, handmatige handelingen zijn niet of nauwelijks nodig. Guido Koppes: “We zijn veel minder tijd kwijt met het uitvoeren van al die handelingen die nodig waren om die duizend facturen in te vullen.” Irene Sanders: “Met deze RPA-bot besparen we 4 tot 6 uur per maand. Omdat deze business heel hard groeit, verwacht ik dat deze besparing alleen maar groter wordt in de toekomst.
Zelf RPA-bots bouwen
Vissers Energy Group is enthousiast over RPA en wil deze technologie nu strategisch in gaan zetten door nog veel meer processen te robotiseren. Sanders: “De twee robots van BDO bevielen zo goed dat we dit ook zelf wilden kunnen. Daarom zijn we nu met een derde robot bezig.” Door het Team van Vissers zelf te laten bouwen, helpt BDO het bedrijf om de technologie in de vingers te krijgen. De RPA-experts van BDO kijken mee, beantwoorden vragen, sturen bij waar nodig, dragen kennis over en helpen het team van Vissers zo om zelf RPA-bots van topniveau neer te zetten.“Bij onze zoektocht naar manieren om niet harder, maar juist slimmer te werken, was BDO van échte waarde voor ons. We kunnen ons nu focussen op uitdagend werk dat waarde toevoegt.” - Irene Sanders, Manager Finance & Control bij Vissers Energy Group
