TMA Logistics en BDO: “We spreken elkaars taal”

Betrouwbaarheid is in de logistieke sector cruciaal. Dat geldt niet alleen voor het tijdig en efficiënt vervoeren van goederen, maar zeker ook voor de payroll- en HR-systemen. Een partner die je sector begrijpt en snapt wat je organisatie nodig heeft op HR-vlak, versterkt de continuïteit van je bedrijf. Eva Heintz, HR-manager bij TMA Logistics, vertelt over de samenwerking met BDO. 

TMA Logistics is een grote logistieke dienstverlener met terminals en warehouses op verschillende locaties in Noord-Holland. Het bedrijf bestaat uit verschillende entiteiten en richt zich op goederenopslag en -overslag, containervervoer (binnenvaart, short- en deepsea) en douane-afhandeling. TMA heeft zo’n 250 medewerkers in vaste dienst en maakt daarnaast gebruik van een omvangrijke flexibele schil.

Krachten bundelen 

Eva Heintz kwam twee jaar geleden bij TMA in dienst, nadat ze eerder verschillende HR-functies had binnen de transport- en logistieksector en als zelfstandig HR-business partner werkte. Als HR-manager leidt ze een team bestaande uit een salarisadministrateur en drie HR-medewerkers, met elk hun eigen specialisme. Toen Eva begon, werkte TMA al samen met BDO op payrollgebied. Ze vertelt: “We werken met het pakket Loket. BDO voert eigenlijk de laatste stappen in het payrollproces uit. Wij zetten zelf alles klaar qua mutaties, sturen het naar BDO en zij doen de verwerking. Toen ik bij TMA in dienst kwam, was een van onze bv’s net samengevoegd met een ander bedrijf. Ik heb toen besloten om de salarisadministratie voor het fusiebedrijf bij BDO uit te besteden. We hadden geen capaciteit om de salarisruns daarvoor zelf te doen. Daar kwam bij dat die bv onder de cao beroepsgoederenvervoer viel en onze BDO-contactpersoon veel kennis heeft van die cao. Toen hebben we de krachten gebundeld.”

Processen in beton gieten

Waar voor de salarisadministratie met tevredenheid met Loket werd gewerkt, zag Eva in dat meer nodig was om TMA toekomstbestendiger te maken op HR-gebied. “Ik ben verantwoordelijk om de HR-processen die wij hebben wat meer in beton te gieten, om het zo te zeggen. Dus het verbeteren van die processen door ze goed vast te leggen, te digitaliseren en te automatiseren. Voordat ik begon, ging alles via Loket. Daarmee kun je ook een aantal HR-taken uitvoeren, maar ik was op zoek naar een HR-systeem dat méér kon”, aldus Eva. 

De keuze van TMA viel op het HR-systeem Daywize. “Eigenlijk had ik eerst een ander systeem in gedachten. Daar waren we ook al best ver mee in de gesprekken. Dankzij advies van BDO ben ik uiteindelijk toch voor Daywize gegaan.” Wat gaf de doorslag om voor dit HR-systeem te kiezen? “Daywize kun je vrij eenvoudig ‘om Loket heen leggen’ als het ware, verschillende lagen met HR-functionaliteiten om je salarispakket heen koppelen. Ik wilde in eerste instantie niet te veel veranderen, afgezien van processen verbeteren. Je kunt Daywize in verschillende fases inrichten en uitrollen. Het werkt bij TMA niet om in één keer de hele wereld te veranderen. Veel van onze medewerkers hebben een praktisch geschoolde achtergrond. Daarom moeten processen, taalgebruik en het systeem logisch en gebruiksvriendelijk zijn. Ik zocht een oplossing die vanzelf spreekt. Daywize past gewoon goed bij ons.”

Gefaseerde uitrol 

BDO begeleidt TMA bij het implementeren en gefaseerd uitrollen van Daywize. De eerste onderdelen gingen een jaar geleden live, de voorbereidingen voor de volgende fases zijn in volle gang. Eva: “In de eerste fase hebben we de indienst- en uitdienstprocessen geautomatiseerd, net als declaraties indienen en verlof. Nu zijn we bezig met de gesprekkencyclus. Onboarding, talentmanagement, opleidingen en trainingen moeten allemaal nog komen. Langzaamaan maken we het systeem steeds uitgebreider. Met BDO besprak ik vooraf hoe we dit aan konden pakken en in welke volgorde we onderdelen zouden lanceren. Het is telkens inrichten, testen, optimaliseren, nog eens testen, live gaan en door naar het volgende onderdeel.” 

Hoe zijn de reacties onder de TMA-medewerkers die Daywize gebruiken? “De ene collega is heel blij en daar draait het ook meteen prima bij. Maar er zijn ook collega’s die er wat meer moeite mee hebben en de oude processen prima vonden. Als manager ben ik nu heel erg bezig met iedereen in zijn rol te zetten. Ik instrueer mijn team om mensen terug naar Daywize te sturen en collega’s op hun verantwoordelijkheid te wijzen als het gaat om het systeemgebruik. Dat is een doorlopend proces en ook logisch dat de adoptie geleidelijk verloopt.”

Rots in de branding

Zeker bij de inrichting van het HR-systeem is er bijna dagelijks contact met BDO. Hoe ervaart Eva de begeleiding en ondersteuning op zowel payroll- als HR-gebied? “BDO is een betrouwbare partner. Qua payroll: de kennis die er bijvoorbeeld is van specifieke cao’s uit onze sector. Of de ontzorging die jullie bieden. Je kunt altijd terecht met vragen als je iets wil weten over een salarisstrook of er zelf niet uitkomt. Weinig wisselingen ook qua contactpersonen, dat vind ik prettig. En de BDO’er die mij helpt met het inrichten van Daywize, is echt mijn rots in de branding! Wat ik van haar heel fijn vind, is dat ze goed is in HR, goed de weg weet binnen BDO, Daywize prima kent én ook ervaring met andere bedrijven heeft die met dit systeem werken. We bespreken bijvoorbeeld hoe andere bedrijven bepaalde zaken hebben opgelost, waarom ze iets juist wel of niet willen. Zo komen we tot de beste aanpak voor ons systeem.” 

En er is nog een aspect wat Eva prettig vindt in het contact met BDO: de regionale aanwezigheid. “We hebben veel contact met de BDO’ers van kantoor Alkmaar. En ondanks dat het werk voornamelijk op afstand gebeurt, is het toch fijn dat je in elkaars regio aanwezig bent. Je hoeft niet na te denken over hoe je iets zegt, je spreekt gewoon elkaars taal. Dat vind ik fijn samenwerken!”