Stichting ORO en BDO: RPA als katalysator voor grote verandering

Klantverhaal

Gepubliceerd: August 18, 2026

Hoe ga je als zorgorganisatie om met een steeds complexer wordend geheel van administratieve, personele, financiële en zorginhoudelijke uitdagingen? Aan welke knoppen kun je draaien om toekomstbestendig te worden? Procesautomatisering kan hierbij een belangrijke rol spelen. Marina Martens-Teeuwen, teammanager Finance & Control en Zorgadvies & Inkoop, en Charles van Eemeren, directeur Bedrijfsvoering, vertellen hoe Stichting ORO samen met BDO een pragmatische aanpak hanteert bij de inzet van Robotic Process Automation (RPA).

Stichting ORO (Othmarus Rijtven Organisatie) ondersteunt 2.400 cliënten met een verstandelijke beperking met een breed aanbod op het gebied van dagbesteding, huisvesting, onderwijs en zorg. Op ruim 100 locaties in de regio Helmond/De Peel werken 1.600 medewerkers en 1.000 vrijwilligers samen met tal van partners aan de missie van de organisatie: het bieden van een gelukkig leven aan cliënten.

Het moest slimmer

Net als veel andere zorginstellingen werd Stichting ORO de afgelopen jaren geconfronteerd met stevige uitdagingen. Deze vergrootten de druk op de organisatie en de zorgverlening. Charles: “Denk aan de overheidskortingen waarmee we te maken kregen. Tegelijkertijd wordt de zorgvraag complexer en neemt het aantal zorgvragen toe. De druk op onze arbeidskrachten wordt groter en eigenlijk heb je meer mensen nodig, terwijl er juist steeds minder personeel voorhanden is.” Marina vult aan: “Ook de administratieve druk is gegroeid. Als je ziet waar we in het kader van wet- en regelgeving aan moeten voldoen, daar hebben we onze handen vol aan. We zijn in aantal medewerkers van onze ondersteunende diensten wel gegroeid, maar ik denk niet in verhouding tot wat er op ons af komt. Dus je moet het werk ook wel slimmer gaan doen.”

De noodzaak om met hetzelfde aantal medewerkers slimmer en efficiënter te werken, was helder, maar waar begin je? Via Fizi, de beroepsvereniging voor zorgfinancials, kwam Charles in contact met BDO. “Zij stelden voor om te onderzoeken waar het anders kon. Hun aanpak sprak mij erg aan, die straalde eenvoud en kleinschaligheid uit, gericht op waar snel resultaten te boeken vallen. Dat past bij ons, open staan voor nieuwe dingen is een kernhouding binnen ORO.”

De BDO-aanpak sprak ons erg aan vanwege de eenvoud en kleinschaligheid, gericht op waar snel resultaten te boeken vallen

Marina Martens-TeeuwenTeammanager Finance & Control bij Stichting ORO

Olievlek

BDO startte met een verkenning in de vorm van een quickscan voor procesautomatisering. Deze richtte zich op het identificeren van handelingen en processen waar met RPA snel en eenvoudig winst kon worden behaald. Welke repeterende taken kwamen vaak voor? Welke impact hadden deze op de medewerkers van de ondersteunende afdelingen? En waar zijn direct quick wins te behalen? Uit de scan bleek dat zes processen in aanmerking kwamen voor optimalisatie. Uiteindelijk koos Stichting ORO om met een proces binnen de finance-afdeling te starten. Marina: “Dat was een relatief beheersbaar proces, niet verbonden aan heel de organisatie. Het afbreukrisico was klein en tegelijkertijd kon veel repeterend werk geautomatiseerd worden.”

Robotic Process Automation (RPA) is software die de bediening van IT-systemen en applicaties overneemt en repeterende taken en processen automatiseert. Het vereist geen uitgebreide IT-kennis. BDO bouwt en onderhoudt softwarerobots die snel zijn in te zetten, zonder dat grote investeringen nodig zijn.

De softwarerobot die BDO bouwde, automatiseert het proces rondom het afsluiten van de kassen. Alle vestigingen van Stichting ORO hebben een eigen kas. Het afsluiten daarvan gebeurde voorheen handmatig. De robot doet dit nu en controleert op afwijkingen en betalingsverschillen. Na controle levert de robot een lijst op met te beoordelen punten, die een medewerker snel kan afwerken. De tijdsbesparing die hiermee wordt gerealiseerd, bedraagt zo’n 30 uur per maand. Fouten worden sneller gesignaleerd en voorkomen. Het geautomatiseerde proces is schaalbaar en ook voor grotere hoeveelheden kasafsluitingen geschikt. Dankzij de managed service van BDO is Stichting ORO verzekerd van een voortdurend goede werking van de softwarerobot. Marina noemt nog een voordeel van de inzet van de robot: “Ik zie in mijn team dat collega’s blij zijn dat ze het repeterende werk niet meer moeten doen. Dertig uur kassen afsluiten zorgt niet voor heel veel arbeidsvreugde. Onze mensen zijn nu bezig met waar ze eigenlijk mee bezig moeten zijn: het beheersen van processen. Medewerkersgeluk staat bij ORO hoog in het vaandel en als ik daar met deze oplossing een klein stukje aan bijdraag, is me dat veel waard.”

Met procesautomatisering realiseert u meer dan alleen tijdsbesparing. RPA zorgt voor:

Kwaliteitsverbetering: minder fouten door handmatige invoer, de robot signaleert afwijkingen en invoerfouten
Kostenbesparing: tijdrovende taken worden geautomatiseerd
Werkgeluk: medewerkers spenderen minder tijd aan repeterende taken en meer tijd aan inhoudelijke werkzaamheden
Toekomstbestendige organisatie: anders kijken naar processen en digitalisering helpt bij efficiënter en slimmer werken

Anders kijken naar processen

De eerste inzet van RPA levert dus mooie resultaten op en smaakt naar meer. Charles en Marina beamen dat, maar blijven tegelijkertijd kritisch kijken naar wat nog meer mogelijk is. Charles: “Wanneer ondersteunende medewerkers tijd besparen en repeterend werk grotendeels kunnen overlaten aan een ‘digitale collega’, kunnen zij bijvoorbeeld meer analytisch of adviserend werk doen. Uiteindelijk helpt ons dat om zorgmedewerkers zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Tegelijkertijd is het lastig om de tijdsbesparing al in geld uit te drukken als deze binnen onze finance-afdeling blijft. Daarvoor moeten we op grotere schaal processen automatiseren. Ik zie dit begin vooral als een olievlek die zich in onze organisatie moet verspreiden: de besparing die we kunnen realiseren met automatisering mag nog groeien, zodat we nóg meer bijdragen voor de zorgmedewerkers.”

Als belangrijke bijvangst die is gerealiseerd, noemen Charles en Marina dat binnen de stichting nu heel anders naar processen wordt gekeken. Marina: “We kijken kritisch naar ons eigen werk, op allerlei fronten. Zijn alle dingen die we doen écht nodig? Welke zaken zijn nog niet op orde, waar kan het professioneler? We hadden bijvoorbeeld nog handgeschreven aanmeldformulieren, die worden nu gedigitaliseerd. Het quickscantraject heeft de verbinding tussen veel disciplines versterkt doordat we beter nadenken over hoe we met elkaar samenwerken. Dit is echt de spin-off van waar we mee begonnen zijn.”

Inmiddels is Stichting ORO met een tweede RPA-traject gestart wat in de BDO-quickscan was geïdentificeerd als kansrijk voor automatisering. De te bouwen softwarerobot gaat het intakeproces van cliënten en mutaties in de zorgadministratie automatiseren, waardoor wijzigingen in de automatisch in het elektronisch clientdossier worden verwerkt. De transitie om scherper te kijken naar de eigen werkzaamheden en processen en zo stapsgewijs bij te dragen aan toekomstbestendige zorg, is dus in volle gang. Charles: “Uiteindelijk is dit traject met BDO een kleine katalysator voor een grotere verandering binnen de stichting.”