Jaarrekening: vaststelling, verlenging en de gevolgen van te late deponering
Jaarrekening: vaststelling, verlenging en de gevolgen van te late deponering
Artikel
Gepubliceerd:
Voor Nederlandse vennootschappen geldt een strikt wettelijk kader voor het opmaken, vaststellen en publiceren van de jaarrekening. Deze verplichtingen zijn vastgelegd in Titel 9 Boek 2 BW en dienen zorgvuldig te worden nageleefd, mede gezien de mogelijke aansprakelijkheidsrisico’s bij niet-naleving.
Voor vele ondernemers lijkt het opstellen en publiceren van de jaarrekening een terugkerende formaliteit, maar in de praktijk zien we dat juist hier regelmatig knelpunten ontstaan, met mogelijk verstrekkende gevolgen. Het is daarom belangrijk om goed inzicht te hebben in de wettelijke termijnen én de mogelijkheden om hier (tijdig) op te anticiperen.
Na opmaak van de jaarrekening dient deze te worden vastgesteld door de algemene vergadering van de vennootschap. Daarbij is van belang dat de aandeelhouder(s) de relevante stukken tijdig hebben kunnen inzien, alvorens tot vaststelling wordt overgegaan.
In alle gevallen geldt een absolute uiterste termijn: de jaarrekening moet binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar openbaar zijn gemaakt.
Daarnaast kan niet-tijdige publicatie leiden tot reputatieschade en verminderd vertrouwen bij financiers, aandeelhouders en andere stakeholders. Tot slot kwalificeert het overtreden van de deponeringsplicht als een economisch delict.
Voor vele ondernemers lijkt het opstellen en publiceren van de jaarrekening een terugkerende formaliteit, maar in de praktijk zien we dat juist hier regelmatig knelpunten ontstaan, met mogelijk verstrekkende gevolgen. Het is daarom belangrijk om goed inzicht te hebben in de wettelijke termijnen én de mogelijkheden om hier (tijdig) op te anticiperen.
Opmaak en vaststelling van de jaarrekening
Het bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, in beginsel binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. Indien nodig kan de algemene vergadering besluiten om deze termijn te verlengen met maximaal vijf maanden. Dit biedt praktische flexibiliteit en hier wordt in de praktijk vaak uitvoering aan gegeven, maar dit vereist wel een tijdig en correct genomen aandeelhoudersbesluit.Na opmaak van de jaarrekening dient deze te worden vastgesteld door de algemene vergadering van de vennootschap. Daarbij is van belang dat de aandeelhouder(s) de relevante stukken tijdig hebben kunnen inzien, alvorens tot vaststelling wordt overgegaan.
Deponering: korte termijnen en verplichtingen
Na vaststelling van de jaarrekening moet deze binnen acht dagen worden gedeponeerd bij het Handelsregister. Indien de algemene vergadering niet tijdig tot vaststelling is overgegaan, is het bestuur verplicht om de opgemaakte jaarrekening als niet-vastgesteld te deponeren. Dit moet uiterlijk twee maanden na het verstrijken van de (eventueel verlengde) opmaaktermijn gebeuren.In alle gevallen geldt een absolute uiterste termijn: de jaarrekening moet binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar openbaar zijn gemaakt.
Gevolgen van niet-tijdige deponering
Het niet naleven van de absolute uiterste termijn voor het openbaar maken van de jaarrekening kan aanzienlijke gevolgen hebben. In geval van een faillissement leidt het te laat deponeren tot een wettelijk bewijsvermoeden van kennelijk onbehoorlijk bestuur, waardoor bestuurders (in beginsel) aansprakelijk worden gehouden voor het boedeltekort. In geval van kennelijk onbehoorlijk bestuur kan de rechter een bestuursverbod opleggen van maximaal vijf jaar. Tegen dit wettelijk bewijsvermoeden is tegenbewijs mogelijk ter voorkoming van persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder(s).Daarnaast kan niet-tijdige publicatie leiden tot reputatieschade en verminderd vertrouwen bij financiers, aandeelhouders en andere stakeholders. Tot slot kwalificeert het overtreden van de deponeringsplicht als een economisch delict.
Hoe BDO Legal kan ondersteunen
Het jaarrekeningproces raakt verschillende juridische en administratieve verplichtingen die goed op elkaar moeten aansluiten. Wij kunnen u(w) onderneming ondersteunen bij onder meer:- het voorbereiden en vastleggen van besluiten tot verlenging van de opmaaktermijn van de jaarrekening;
- het opstellen van notulen en aandeelhoudersbesluiten voor de vaststelling van de jaarrekening; en
- het monitoren van relevante wettelijke termijnen en verplichtingen.