In zes stappen naar een moderne salarisadministratie

Artikel

Updated: 
Auteur(s): Niels Terpstra
Een moderne salarisadministratie doet meer dan het verwerken van salarissen. Het vormt de basis voor een goed georganiseerde HR-structuur, draagt bij aan efficiënte processen én verhoogt de tevredenheid van medewerkers. Toch zien we dat veel organisaties nog afhankelijk zijn van handmatige handelingen, losse systemen en papieren formulieren. Dat maakt processen foutgevoelig en tijdrovend. Door te kiezen voor digitalisering en integratie, zet u een belangrijke stap richting toekomstbestendig werken. Deze zes stappen helpen u op weg. 

1. Geef medewerkers meer regie 

Medewerkers verwachten steeds meer inzicht in hun eigen gegevens. Met een employee self service-omgeving kunnen zij hun loonstroken bekijken, persoonlijke gegevens aanpassen of een wijziging in hun rekeningnummer doorgeven. Dit verlaagt de druk op HR, voorkomt standaardvragen en verhoogt de betrokkenheid van medewerkers. Door de verantwoordelijkheid bij de medewerker te leggen, werkt u efficiënter en versterkt u het vertrouwen binnen de organisatie. 

2. Maak ruimte voor strategisch HR-beleid 

Salarisverwerking is traditioneel een tijdrovende taak. Door processen te automatiseren, blijft er meer ruimte over voor strategisch HR-beleid. Denk aan het versterken van organisatiecultuur, het verbeteren van medewerkerstevredenheid of het inzetten op duurzame inzetbaarheid. Zo wordt salarisadministratie niet langer gezien als uitvoerend werk, maar als ondersteunende factor voor de ontwikkeling van mens en organisatie. 

3. Zorg voor een sterke start met digitale pre-boarding 

De eerste indruk van een organisatie begint vaak al vóór de eerste werkdag. Met digitale pre-boarding stelt u nieuwe medewerkers op tijd op de hoogte van praktische zaken zoals inloggegevens, documenten die ze moeten aanleveren en informatie over het salarisproces. Dit zorgt voor een gestructureerde en warme onboarding, waardoor nieuwe collega’s zich sneller thuis voelen. En doordat veel administratie vooraf is geregeld, houdt HR tijd over voor persoonlijke begeleiding. 

4. Kies voor een geïntegreerde aanpak  

Veel organisaties maken gebruik van meerdere leveranciers voor salarissoftware, advies en uitvoering. Dat leidt tot versnippering, vertraging en onduidelijkheid. Door te kiezen voor één aanbieder die zowel software als inhoudelijk advies biedt, ontstaat er een geïntegreerde aanpak. Dat betekent één aanspreekpunt, snellere ondersteuning en systemen die naadloos op elkaar aansluiten. Het resultaat: minder fouten, meer overzicht en een efficiëntere werkwijze. 

5. Verbind HR-processen en salarisadministratie 

Wanneer HR-processen en salarisverwerking met elkaar verbonden zijn, werkt u vanuit één centraal systeem. Gegevens hoeven niet dubbel te worden ingevoerd en zijn altijd actueel en consistent. Leidinggevenden, medewerkers én HR werken met dezelfde informatie, wat de samenwerking en besluitvorming versterkt. Bovendien voorkomt u onnodige correcties en verhoogt u de betrouwbaarheid van uw administratie. 

6. Haal het maximale uit digitalisering  

Digitalisering biedt structurele voordelen. U vermindert handmatig werk, vergroot de datakwaliteit en creëert ruimte voor controle, analyse en advies. Medewerkers regelen zelf steeds meer, terwijl HR en salarisprofessionals zich kunnen richten op strategische vraagstukken. Daarnaast maakt digitalisering het eenvoudiger om in te spelen op veranderingen in wetgeving of organisatiewensen. Zo maakt u uw salarisadministratie wendbaar en toekomstbestendig. 

Meer weten? 

Wilt u weten hoe uw salarisadministratie slimmer en efficiënter kan? De payroll-specialisten van BDO denken graag met u mee. Of het nu gaat om advies, software of een combinatie van beide: wij helpen u graag verder. Vraag vrijblijvend een adviesgesprek aan. 

Vraag adviesgesprek aan 
 

Auteur(s)