Door ViDA wordt e‑invoicing en digitale rapportage verplicht
Door ViDA wordt e‑invoicing en digitale rapportage verplicht
Tot en met 2035 implementeert de EU gefaseerd de aangenomen voorstellen voor Vat in the Digital Age (ViDA). In dit artikel leest u wat ViDA, e-invoicing (ook wel e-facturatie genoemd) en digitale rapportage in beginsel zijn.
Het pakket bestaat uit de volgende drie pijlers:
Dit houdt in dat factuurgegevens niet alleen leesbaar zijn voor mensen, maar ook direct bruikbaar zijn voor software.
E-invoicing wordt verplicht voor:
E‑invoicing vormt daarmee de basis voor verdere digitalisering van het btw‑proces. Voor veel organisaties betekent dit dat bestaande ERP‑systemen en facturatieprocessen moeten worden aangepast, zodat facturen in het vereiste gestructureerde formaat kunnen worden gegenereerd en verwerkt.
Ondernemingen moeten relevante factuurgegevens binnen tien dagen na het verrichten van het belastbare feit elektronisch rapporteren aan de belastingautoriteiten. Aan de inkoopkant geldt een deadline van slechts 5 dagen na uitreiking van de factuur (of nadat de factuur had moeten zijn uitgereikt). Door deze vrijwel realtime uitwisseling van transactiedata krijgen belastingdiensten sneller en gedetailleerder inzicht in grensoverschrijdende transacties, waardoor zij eerder kunnen ingrijpen bij fouten of fraude.
De traditionele controle achteraf maakt daarmee plaats voor een systeem van (bijna) realtime toezicht, waarbij hogere eisen worden gesteld aan datakwaliteit, de tijdigheid van rapportages en de consistentie tussen systemen en transacties. Net als bij de huidige Opgaaf ICP vormt naleving van de rapportageverplichtingen bovendien een voorwaarde voor toepassing van het 0%-btw-tarief bij intracommunautaire leveringen en de vereenvoudigde ABC-regeling.
De nieuwe regels voor e-facturatie en digitale rapportage treden in werking op 1 juli 2030. Voor lidstaten die op 1 januari 2024 reeds beschikten over een nationaal realtime rapportagesysteem (of daarvoor goedkeuring hadden ontvangen), geldt een overgangstermijn tot 1 januari 2035 om hun systemen in lijn te brengen met de Europese norm.
Dit resulteert in verdergaande automatisering van btw‑processen, wat op termijn kan bijdragen aan lagere administratieve lasten, minder handmatige verwerking en een reductie van fouten in aangiften en meer transparantie richting belastingautoriteiten. Tegelijkertijd vraagt deze ontwikkeling om tijdige aanpassingen in IT‑systemen, zoals ERP‑ en facturatiesoftware, evenals in processen rond facturatie, rapportage en interne beheersing.
Wat is ViDA?
ViDA is een wetgevingspakket dat tot doel heeft het btw-stelsel binnen de EU te moderniseren, fraude bij grensoverschrijdende transacties te bestrijden en de administratieve lasten voor belastingplichtigen te verminderen.Het pakket bestaat uit de volgende drie pijlers:
- Digitale realtime rapportage op basis van e-facturatie;
- De platformeconomie en;
- De Single VAT registration.
E‑facturatie: van PDF naar gestructureerde data
Een centraal onderdeel van ViDA is de invoering van verplichte elektronische facturatie (e‑invoicing). Waar facturen momenteel vaak nog als PDF, of zelfs op papier, worden verstuurd, vereist ViDA dat facturen worden uitgereikt, verzonden en ontvangen in een gestructureerd gegevensformaat dat voldoet aan de Europese norm EN 16931, waardoor automatische en elektronische verwerking mogelijk is.Dit houdt in dat factuurgegevens niet alleen leesbaar zijn voor mensen, maar ook direct bruikbaar zijn voor software.
E-invoicing wordt verplicht voor:
- intracommunautaire goederenleveringen;
- overbrengingen van eigen goederen naar een andere EU-lidstaat (tenzij de nieuwe OSS-vereenvoudigingsregeling voor overbrengingen wordt toegepast);
- Grensoverschrijdende transacties waarvoor de verleggingsregeling geldt.
E‑invoicing vormt daarmee de basis voor verdere digitalisering van het btw‑proces. Voor veel organisaties betekent dit dat bestaande ERP‑systemen en facturatieprocessen moeten worden aangepast, zodat facturen in het vereiste gestructureerde formaat kunnen worden gegenereerd en verwerkt.
Digitale btw-rapportage (DRR): richting (bijna) realtime toezicht
Naast e-invoicing introduceert ViDA digitale btw-rapportageverplichtingen, ook wel aangeduid als de Digital Reporting Requirements (DRR). Deze verplichtingen gelden voor dezelfde grensoverschrijdende transacties waarvoor ook de verplichte e-facturatie van toepassing wordt en vervangen de huidige periodieke opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-opgaaf/ESL).Ondernemingen moeten relevante factuurgegevens binnen tien dagen na het verrichten van het belastbare feit elektronisch rapporteren aan de belastingautoriteiten. Aan de inkoopkant geldt een deadline van slechts 5 dagen na uitreiking van de factuur (of nadat de factuur had moeten zijn uitgereikt). Door deze vrijwel realtime uitwisseling van transactiedata krijgen belastingdiensten sneller en gedetailleerder inzicht in grensoverschrijdende transacties, waardoor zij eerder kunnen ingrijpen bij fouten of fraude.
De traditionele controle achteraf maakt daarmee plaats voor een systeem van (bijna) realtime toezicht, waarbij hogere eisen worden gesteld aan datakwaliteit, de tijdigheid van rapportages en de consistentie tussen systemen en transacties. Net als bij de huidige Opgaaf ICP vormt naleving van de rapportageverplichtingen bovendien een voorwaarde voor toepassing van het 0%-btw-tarief bij intracommunautaire leveringen en de vereenvoudigde ABC-regeling.
De nieuwe regels voor e-facturatie en digitale rapportage treden in werking op 1 juli 2030. Voor lidstaten die op 1 januari 2024 reeds beschikten over een nationaal realtime rapportagesysteem (of daarvoor goedkeuring hadden ontvangen), geldt een overgangstermijn tot 1 januari 2035 om hun systemen in lijn te brengen met de Europese norm.
Wat betekent dit voor uw organisatie?
De combinatie van e‑invoicing en digitale rapportage leidt tot een duidelijke verschuiving in het btw‑stelsel. Btw wordt minder een periodieke administratieve verplichting en meer een doorlopend onderdeel van de operationele processen.Dit resulteert in verdergaande automatisering van btw‑processen, wat op termijn kan bijdragen aan lagere administratieve lasten, minder handmatige verwerking en een reductie van fouten in aangiften en meer transparantie richting belastingautoriteiten. Tegelijkertijd vraagt deze ontwikkeling om tijdige aanpassingen in IT‑systemen, zoals ERP‑ en facturatiesoftware, evenals in processen rond facturatie, rapportage en interne beheersing.
