Dien uw teruggaaf buitenlandse btw 2025 op tijd in

Let op: De Belastingdienst werkt aan een wijziging van het IT-systeem voor de btw. Daardoor verandert in de toekomst de manier waarop ondernemers hun verzoek om teruggaaf van buitenlandse btw moeten indienen. De oorspronkelijk geplande invoering vanaf het 2e kwartaal van 2026 is niet haalbaar gebleken. Tot de nieuwe procedure ingaat, blijft de huidige en hierna beschreven werkwijze gelden.  

Voorwaarden voor teruggaaf  

Om de btw die in rekening is gebracht ter zake van goederen, diensten, intracommunautaire verwervingen of invoer van goederen terug te kunnen vragen moet u aan een aantal voorwaarden voldoen:  

1. Uw onderneming of organisatie is niet gevestigd door middel van een hoofd- of nevenvestiging in de EU-lidstaat waar u btw wilt terugvragen, maar wel in een andere EU-lidstaat. Wanneer u gebruik heeft gemaakt van de OSS (One Stop-Shop)-regeling of de invoerregeling, staat dit niet aan een teruggaafverzoek in de weg. Voor btw-meldingen die binnen deze regeling worden gedaan geldt dat er geen btw in aftrek kan worden gebracht en er dus een teruggaafverzoek moet worden gedaan.   
2. Uw onderneming of organisatie heeft geen activiteiten verricht in de EU-lidstaat van teruggaaf waarover u btw bent verschuldigd. U bent bijvoorbeeld geen btw verschuldigd in de EU-lidstaat van teruggaaf, indien u vervoersdiensten en daarmee samenhangende diensten in de lidstaat van teruggaaf hebt verricht die in de lidstaat van teruggaaf onder het nultarief vallen en in gevallen waarin de btw moet worden verlegd naar de afnemer.  
3. Uw onderneming of organisatie verricht activiteiten waarvoor in ieder geval deels recht op aftrek van voorbelasting bestaat. Let op dat bij deze voorwaarde ook de btw-wetgeving van de lidstaat van teruggaaf van belang is. Dit betekent dat u dient na te gaan of er in de lidstaat van teruggaaf uitsluitingen of vrijstellingen gelden waardoor uw recht op teruggaaf wordt beperkt. Een voorbeeld hiervan is de btw op horecabestedingen, die doorgaans niet voor teruggaaf in aanmerking komt. Het is dus mogelijk dat u de btw op bepaalde kosten niet (volledig) terugkrijgt.   

Indien u niet voldoet aan de onder 1 of 2 genoemde voorwaarden, dan kunt u via reguliere btw-aangifte in de betreffende EU-lidstaat de btw terugvragen. Indien u niet voldoet aan voorwaarde 3 dan heeft u geen recht op teruggaaf van btw. Er geldt een drempelbedrag van €50 (of de tegenwaarde daarvan in nationale munteenheid) voor een verzoek om teruggaaf over het gehele jaar.  

Indieningsprocedure 

Een teruggaafverzoek voor buitenlandse btw moet u indienen via het elektronische portaal van de Nederlandse Belastingdienst. Wanneer u reeds inloggegevens heeft, kunt u de btw al terugvragen. Heeft u deze gegevens nog niet? Dan dient u eerst deze inloggegevens aan te vragen. Houd bij het aanvragen van een gebruikersnaam en wachtwoord rekening met een verwerkingstijd door de Belastingdienst van drie tot vier weken. Mocht u uw inloggegevens zijn vergeten, dan hoeft u deze niet opnieuw aan te vragen, maar kunt u contact opnemen met de Belastingtelefoon (0800-0543).  

U krijgt een bevestiging van ontvangst van de Nederlandse Belastingdienst wanneer zij uw verzoek ontvangen. Na ontvangst van het verzoek stuurt de Nederlandse Belastingdienst het verzoek binnen 15 dagen door naar de belastingautoriteiten van de andere EU-lidstaat. 

Beoordeling lidstaatafhankelijk 

De EU-lidstaat van teruggaaf beslist uiteindelijk inhoudelijk over uw teruggaafverzoek. Dit moet binnen vier maanden na ontvangst van het teruggaafverzoek gebeuren. Indien door de belastingdienst van de EU-lidstaat van teruggaaf aanvullende vragen zijn gesteld, wordt deze beslistermijn verlengd tot maximaal acht maanden. Naast de vele formele eisen die gelden voor het teruggaafverzoek,F waaronder het aanleveren van relevante gegevens van de aanvrager en de facturen, het categoriseren van kosten en het per factuur vermelden van het terug te vragen btw-bedrag, kunnen lidstaten ook aanvullende eisen stellen zoals het verplicht gebruik van subgoederencodes, een verplichte voertaal voor correspondentie of het weigeren van het terugbetalen aan een derde. Ook kunnen lidstaten verplichten om facturen of invoerdocumenten bij het teruggaafverzoek te voegen. Lidstaten mogen dit verlangen als het factuurbedrag boven de €1000 uitkomt. Voor facturen die zien op brandstof mag dat al bij bedragen boven de €250. Voldoet het verzoek niet aan de gestelde voorwaarden, dan kan dit door de lidstaat van teruggaaf worden afgewezen.  

Niet zomaar weigeren 

Volgens jurisprudentie van het Hof van Justitie mag de EU-lidstaat van teruggaaf een verzoek niet zomaar weigeren als bepaalde informatie ontbreekt of onjuist is. Zij kunnen dan verplicht zijn bepaalde informatie bij u op te vragen of om u in de gelegenheid te stellen het verzoek te corrigeren. Zorg er dan voor dat u die informatie op tijd verstrekt en correcties tijdig doorvoert. Anders bestaat het risico dat de teruggaaf alsnog geweigerd wordt. Wordt de teruggaaf zonder meer geweigerd, neem dan contact op met uw btw-adviseur, zodat kan worden nagegaan of er nog mogelijkheden zijn om de btw terug te krijgen.  

Teruggaaf uit niet-EU landen 

Heeft u ook btw betaald over goederen of diensten uit een niet-EU land? In sommige landen kunt u deze btw terugvragen, maar niet elk land biedt deze mogelijkheid. Elk land hanteert zijn eigen procedures en systemen en sommige landen hebben helemaal geen systeem voor btw-teruggaaf. Informeer daarom bij de buitenlandse belastingdienst hoe u de btw terug kunt vragen.  

Meer informatie? 

Uiteraard zijn wij u graag behulpzaam, indien u vragen heeft over het indienen van een teruggaafverzoek. Neem hiervoor contact op met een van onze adviseurs.