CSRD: begin met het einde als startpunt

Grote ondernemingen moeten over 2025 hun eerste CSRD-rapportage publiceren. Een aantal (internationale) ondernemingen heeft in hun jaarverslag over 2023 al een poging gedaan te rapporteren over hun duurzame prestaties in lijn met de CSRD-rapportagevereisten, de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Een nieuw element in deze CSRD-geïnspireerde verslagen is de ESRS Content Index, die veel doet denken aan de bekende GRI-tabellen. Deze tabel is een soort samenvatting van de ESRS-rapportageverplichtingen per thema, met verwijzingen naar waar deze informatie in het uitgebreide verslag terug te vinden is. Voor lezers is dit een startpunt om een complex duurzaamheidsverslag te lezen. Ook voor ondernemingen is de index een waardevol hulpmiddel om gestructureerd met een CSRD-rapportage aan de slag te gaan. In dit artikel leest u hier meer over. 

Gebruik een index als startpunt om een verslag op te stellen 

Een manier om de compliance met de rapportage-eisen overzichtelijk en gestructureerd te presenteren, is door middel van een inhoudsindex. Dit is een tabelvormige lijst van de materiële rapportage-eisen met bijbehorende verwijzingen naar de pagina’s en alinea’s waar deze eisen te vinden zijn in het verslag. Door gebruik te maken van een inhoudsindex kan de lezer snel en efficiënt de informatie vinden die hij of zij zoekt. 

Een index is niet helemaal nieuw 

In volwassen ESG-rapportages op basis van Global Reporting Initiative (GRI)-standaarden is een inhoudsopgave al verplicht. Dit wordt een ‘GRI Content Index’ genoemd. In de GRI Content index moet de organisatie specifiek aangeven hoe er aan de GRI-vereisten wordt voldaan en welke vereiste zij niet kan nakomen als gevolg van toegestane redenen voor omissies, zoals vertrouwelijkheid of wettelijke beperkingen. Daarnaast moet er een reden voor de omissie worden vermeld, samen met een uitleg over de reden in de GRI Content Index. 

Flexibiliteit in opmaak en plaatsing van de index 

De ESRS schrijft niet voor waar de index moet worden opgenomen. Een duurzaamheidsrapportage bestaat uit vier delen, waarvan het eerste deel algemene informatie bevat. Daarna wordt ingegaan op de materiële thema’s over milieu, mensen en governance. De inhoudsindex kan in het eerste deel worden opgenomen, maar net als bij de GRI Content Index ook aan het eind van het verslag worden geplaatst.  

Aan de slag met de inhoudsindex 

Het opstellen van een inhoudsindex vereist echter wel zorgvuldige planning en uitvoering. De onderneming moet ervoor zorgen dat de inhoudsindex volledig en accuraat is, en dat deze op een logische en duidelijke manier is gestructureerd. Let op de volgende aandachtpunten bij het opstellen van de index: 
  • Begin op tijd: Het opstellen van een inhoudsindex of lijst met rapportage-eisen kan een tijdrovend proces zijn. Begin daarom op tijd met het verzamelen van de benodigde informatie en het opstellen van de lijst. Zo voorkom je dat het werk op het laatste moment moet gebeuren en er fouten worden gemaakt. 
  • Link met datapunten: De datapuntenanalyse en de lijst met materiële toelichtingsvereisten vormen de basis voor de inhoudsindex. Na het uitvoeren van de dubbele materialiteitsanalyse, en de daaruit volgende analyse van materiële datapunten en toelichtingsvereisten, kan dit worden uitgewerkt in de eerste versie van de inhoudsindex om de structuur van het verslag te bepalen. 
  • Werk samen met de accountant: De accountant kan een waardevolle rol spelen bij het beoordelen van de lijst met rapportage-eisen. Hij of zij is immers op de hoogte van de eisen die ESRS stelt aan de duurzaamheidsrapportage en kan helpen bij het beoordelen van de juiste informatie die moet worden gerapporteerd. 
  • Houd het leesbaar: Een inhoudsindex of lijst met rapportage-eisen moet niet alleen volledig en accuraat zijn, maar ook leesbaar voor de lezer van het verslag. Zorg voor een duidelijke indeling en gebruik begrijpelijke taal. Het kan ook helpen om de lijst te voorzien van een korte toelichting, zodat de lezer begrijpt waar elke rapportage-eis over gaat. 
  • Controleer de lijst grondig: Voordat de inhoudsindex of lijst met rapportagevereisten wordt opgenomen in de duurzaamheidsrapportage, is het belangrijk om deze grondig te controleren op volledigheid en juistheid. Laat deze bijvoorbeeld door meerdere personen binnen de onderneming controleren en laat ook de accountant nog een laatste check uitvoeren. Zo voorkom je dat er fouten worden gemaakt en de leesbaarheid van het verslag in gevaar komt. 
  • Leer van anderen: Laat u bij het opmaken van de lijst inspireren door reeds bestaande verslagen, zowel op basis van de GRI als door ondernemingen die als vervroegd op basis van de ESRS rapporteren. 
Als de inhoudsindex goed wordt opgesteld, is het een waardevol hulpmiddel voor zowel de onderneming als de lezer van het duurzaamheidsverslag. 

Meer informatie 

Heeft u vragen over het rapporteren op basis van de CSRD? Wilt u aan de slag met uw duurzaamheidsrapportage? Neem gerust contact op met een van onze specialisten via sustainability@bdo.nl. 

Neem contact op