BDO optimaliseerde informatiemanagement en IT bij Europese overheidsinstelling

Een unieke organisatie met data als kern

De organisatie klopte bij BDO aan omdat ze graag wilden weten of de huidige organisatiestructuur op het gebied van informatiemanagement en IT voldeed aan hun doelstellingen. “Waar kan het beter, hoe kan het beter en is de organisatie futureproof?”, legt Daniëlle uit. Wat deze overheidsorganisatie zo interessant maakt, is dat hun bedrijfsvoering 100% datagedreven is. “Het is echt een datahuis wat je controleert en een advies voor schrijft.”

Opvallend genoeg miste de organisatie een framework om zich aan te toetsen op informatiemanagement en IT. “Daarom hebben we met ons team een passend framework ontwikkeld en de organisatie getoetst op gebieden zoals IT governance, IT processen, shadow IT, HR-aspecten, IT programma- en projectmanagement, en performance management”, vertelt Daniëlle. “Op basis van dit nieuwe framework hebben we interviews afgenomen met medewerkers uit verschillende landen en onderdelen van de organisatie."

Belangrijke bevindingen en verbeterpunten

Na een zorgvuldige analyse heeft BDO tien belangrijke bevindingen geconstateerd. “Een belangrijk punt is het gebrek aan een centrale CIO of eindverantwoordelijke voor informatiemanagement en IT. Dat leidt tot een gebrek aan een duidelijke visie en een situatie waarin iedereen naar eigen inzicht handelt”, vertelt Jarno. Daarnaast legt hij uit dat er een gebrek is aan een strategische lijn op dit onderwerp. “Er is wel een IT-werkplan, maar dat sluit niet aan bij de overkoepelende strategie van de organisatie.”

Tip: lees hier de whitepaper over digitale bestuurskracht voor lokale overheden.

Daniëlle vult aan dat er sprake is van sterke fragmentatie binnen de organisatie. “Er zijn veel verschillende ‘eilandjes’ en er is een aanzienlijke kloof tussen de business en IT. Ook dit kan worden overbrugd door de inzet van een CIO of een specifieke afdeling die de samenwerking faciliteert. “Dit zag je overal in terug”, stelt Jarno. “Denk bijvoorbeeld aan rapportages, procedures, beleidsstukken en softwareontwikkeling, die voornamelijk op individuele basis en niet organisatie breed worden uitgevoerd.

Een high-level scan

De opdracht was om een high-level scan uit te voeren om in kaart te brengen waar de verbeterpunten zich bevinden. De directeur was de opdrachtgever, maar onder hem waren nog andere directeuren actief. “Het lastige daarvan is dat we advies gaven over onderwerpen die onder de verschillende directeuren vielen. Dat ligt soms gevoelig. Verwachtingsmanagement is daarom heel belangrijk voor, tijdens en na de opdracht.”, vertelt Jarno. Daniëlle merkt op: "Politieke sensitiviteit speelde hierbij een belangrijke rol, er moest veel worden afgestemd tussen verschillende belanghebbenden."

Het belang van een goede meting

Deze klantcase benadrukt de waarde van een gedegen meting op het gebied van informatiemanagement en IT. Door het ontwikkelen van een op maat gemaakt framework en het uitvoeren van interviews, heeft BDO belangrijke bevindingen geleverd. Deze hebben geleid tot inzichten en verbeterpunten binnen het informatiemanagement- en IT-landschap van deze overheidsorganisatie.