BDO en RobotX bouwen samen aan de toekomst van audit

Moderne technologie is niet meer weg te denken uit het auditproces. BDO maakt in de audit gebruik van de innovatieve AI-oplossing RobotX en was vanaf het begin nauw betrokken bij de ontwikkeling ervan. Robert Hyde, eigenaar van RobotX, en Leon Jansen, Chief Financial Officer/Chief Operations Officer en lid van de Raad van Bestuur van BDO Nederland, vertellen over hun gedeelde visie op digitalisering en hoe dit audits betekenisvoller maakt. 

RobotX automatiseert de gegevensgerichte werkzaamheden in het auditproces. Tijdrovende taken zoals het testen op basis van steekproeven, het uitlezen en matchen van documenten en het documenteren van de uitkomsten, vaak uitgevoerd door assistent-medewerkers, worden met hulp van RobotX sneller en minder foutgevoelig uitgevoerd. Daarnaast zijn verschillende taken met hulp van AI eenvoudiger uit te voeren, zoals het op consistentie en rekenkundige juistheid toetsen van de jaarrekening. Klanten merken dat audits minder foutgevoelig verlopen en ervaren een hoog kwaliteitsniveau. Voor auditors blijft meer ruimte over voor diepgaandere analyse en interpretatie, waardoor zij strategische en kwalitatief sterkere vragen kunnen stellen aan klanten. RobotX richt zich op de automatisering van de executielaag in het controleproces van de audit, waarbij de oordeelsvorming altijd bij de accountant blijft.  

Lucht uit het controleproces halen 

RobotX werd in 2017 opgericht door Robert Hyde. Hij werkte zelf in de accountancy en zag in die tijd hoe kantoren veel repetitief werk uitbesteedden aan buitenlandse afdelingen. “Alleen, de pijnpunten zoals doorlooptijd en kwaliteit werden daarmee niet opgelost. Ik zag ook niet dat buitenlandse werknemers er heel gelukkig van werden. Kostentechnisch was het misschien interessant, maar ik vond uitbesteding geen toekomstbestendige oplossing. Daaruit ontstond het idee van RobotX. Wij zien onszelf als een soort executielaag van de audit. We willen de lucht uit het controleproces halen en repetitief werk automatiseren zodat accountants zich kunnen richten op betekenisvoller werk voor klanten”, vertelt Hyde. 

Die visie sloot aan bij die van BDO, dat in dezelfde periode experimenteerde met machine learning. Leon Jansen was daar nauw bij betrokken: “Ik was destijds verantwoordelijk voor onze auditpraktijk. We zagen de potentie van machine learning om controlewerkzaamheden te automatiseren. Hiermee konden we geautomatiseerd documenten laten samenvatten en inhoudelijk laten analyseren. Dat kon sneller en minder foutgevoelig dan mensen dat deden. We hadden een pilotproject gerealiseerd en stonden voor de vraag ‘kunnen en willen we dit nu zelf verder gaan ontwikkelen’? Via een oud-collega kwam ik in 2018 met Robert in contact. Er was direct een klik, we hadden een gedeelde visie en dat gaf wederzijds vertrouwen.”  

Dat was volgens Hyde geen vanzelfsprekendheid: “Tegenwoordig heeft iedereen wel een beeld bij wat automatisering kan en oplevert. In 2018 was dat nog best een black box. Er sprak veel durf uit de mindset van BDO om over te stappen naar een andere manier van werken en vanaf die begindagen samen te investeren om het product verder te brengen.” 

Strategische keuze 

BDO en RobotX trokken vanaf dat moment op als partners, waarbij BDO nauw betrokken was bij de doorontwikkeling van RobotX. “Wij werden toen klant, maar wilden wel dat RobotX een open platform zou worden waar ook andere kantoren gebruik van konden maken. Want juist als je wil innoveren en verder ontwikkelen, is er versnelling nodig. Met alleen onze input en feedback zou de groei van RobotX te beperkt blijven, wat voor ons beide niet wenselijk was. Het was voor BDO een strategische keuze om het partnerschap zo vorm te geven”, aldus Jansen. 

Bij het doorontwikkelen van RobotX is het prettig dat Robert en zijn collega’s dezelfde taal spreken als BDO. Jansen: “Betrouwbaarheid is cruciaal. Dus als er AI wordt gebruikt, willen we zeker weten dat dit op betrouwbare en reproduceerbare wijze gebeurt.” Hyde beaamt dat: “Het waarborgen van kwaliteit en kunnen achterhalen waar een uitkomst vandaan komt, staat centraal voor ons. Je moet altijd terug kunnen naar de bron. We hanteren eigenlijk een hybride model. Er zit veel agentic AI in RobotX, maar kwaliteit is juist ook goed te waarborgen door zaken in code te definiëren. Die combinatie zorgt ervoor dat we die kwaliteit garanderen. Naast audit- en technologiekennis is veel compliancekennis nodig om op te schalen en te zorgen dat een oplossing als RobotX door BDO gebruikt mag worden. Alle randvoorwaarden moeten geborgd zijn voordat je een controledossier mag vullen met auditwerk uit het systeem.” 

Toekomst van de audit

RobotX wordt inmiddels ingezet door meerdere landen uit het BDO-netwerk, nadat BDO Nederland de meerwaarde ervan liet zien. Het platform en de manier van werken worden in het buitenland omarmd, ziet Robert: “Hoewel er verschillen zijn tussen landen in de manier van auditen blijft het controlewerk, bijvoorbeeld het trekken van een steekproef, hetzelfde. Dus de potentie voor een brede uitrol is groot. Ik zie ook dat Nederland door andere landen echt nauw gevolgd wordt met deze technologie. We zijn een klein land, maar lopen echt voorop.”  

De ontwikkeling van AI-technologie gaat razendsnel en ook RobotX is niet ‘af’. Volgens Jansen is er in de toekomst een grote rol weggelegd voor digitalisering en AI in het gehele auditproces, wat daarmee niet alleen sneller maar vooral ook betekenisvoller wordt. “Als de audit start, krijgt de klant een link met instructies om data aan te leveren. De auditor programmeert welke steekproeven hij wil hebben. Vervolgens analyseert RobotX de aangeleverde data. Daar komen foutmeldingen uit, die teruggekoppeld worden aan de klant. Die vult vervolgens aan of reageert op de meldingen, waarna RobotX het opnieuw analyseert. Hierna gaat het geheel naar de accountant ter review. Het beweegt naar een soort selfservice-audit door de automatisering, maar wel met een hogere kwaliteit, meer ruimte voor risicogerichte analyses, diepgaandere vragen en advies waar een klant écht verder mee komt.”