Automatisering in de praktijk - dolblij met ‘nieuwe collega’ Robbie
Automatisering in de praktijk - dolblij met ‘nieuwe collega’ Robbie
Een robot als collega, het klinkt misschien futuristisch, maar bij ACE development & engineering is het realiteit. Assistent projectadministrateur Kristel van den Maagdenberg werkt daar samen met ‘collega’ Robbie, een robot die haar ondersteunt bij de urenadministratie. BDO heeft de implementatie van deze automatisering vanaf het prille begin gefaciliteerd. Hoe heeft Van den Maagdenberg dit ervaren?
“Toen we kritisch keken naar onze taken binnen ACE, vonden we dat er best veel repeterende taken tussen zaten die veel tijd kosten en foutgevoelig waren”, legt Van den Maagdenberg uit. Het bedrijf besloot daarom contact op te nemen met BDO om te onderzoeken welke mogelijkheden er waren om te automatiseren. De keuze voor BDO was snel gemaakt: “Vroeger zat BDO bij ons in het pand, dus we kenden de organisatie al goed.”
Samen zijn ACE en BDO gaan nadenken over manieren om handmatige processen te stroomlijnen en als bedrijf efficiënter te worden. Dat begon met een quickscan om te bepalen waar de knelpunten zaten. “We plozen uit welke taken repeterend en foutgevoelig waren. Wat zou een robot kunnen doen?”, vroegen beide partijen zich af. Het leidde tot een uitgebreide lijst met taken die geautomatiseerd konden worden.
Aan de slag met urenstaten
“BDO heeft ons toen geholpen om realistisch te kijken naar de mogelijkheden en kansen. Sommige processen zijn misschien heel simpel om te automatiseren, maar schelen maar een uurtje per maand.” Samen met BDO besloot het bedrijf zich te focussen op een belangrijke taak die Van den Maagdenberg zelf veel tijd kostte: de urenstaten. “We hebben meer dan honderd medewerkers, die allemaal elke dag hun gewerkte uren doorgeven. Deze moest ik handmatig verwerken, dat is eentonig werk en kost veel tijd”, legt ze uit.
De introductie van Robbie de robot
Om de automatisering zo goed mogelijk te implementeren, was BDO regelmatig op locatie te vinden. “BDO heeft meegekeken met mijn werkzaamheden en geregistreerd welke handelingen ik allemaal doe tijdens het verwerken van een urenstaat”, vertelt Van den Maagdenburg. Toen ACE groen licht gaf is de robot aan het werk gegaan. De medewerkers hebben dit helemaal niet in de gaten gehad. “We hebben het niet aangekondigd, en medewerkers merken er niks van. We grappen wel eens dat we achter de schermen een nieuwe collega hebben: Robbie!”
In de eerste maanden van de implementatie bleek dat er toch nog een aantal verbeteringen moesten worden doorgevoerd. “In de praktijk zaten best wat uitzonderingen in de urenstaten, waardoor ik toch veel zelf moest doen”, legt Van den Maagdenberg uit. “Toen hebben we nog eens gezeten met BDO. We hebben bedacht dat de robot alles zelf mag inboeken, maar dat ik bij uitzonderingen de lijst met notities van medewerkers scan. Dat gaat veel sneller.”
Een prettige samenwerking, nu en in de toekomst
De robot levert Van den Maagdenberg aanzienlijke tijdswinst op. “Ik schat dat ik elke maand enkele dagen winst heb. Daardoor heb ik nu meer ruimte om me te verdiepen in andere werkzaamheden.” Doordat ‘Robbie de robot’ zo goed bevalt, besloot ACE de samenwerking met BDO te verlengen voor een tweede project: de urenadministratie van een zusterbedrijf in Polen. “Al met al hebben we veel tijdswinst gerealiseerd en hebben we de foutgevoeligheid kunnen verminderen. Daarom zijn we nu ook doorgegaan naar een tweede fase. We zijn heel tevreden met onze samenwerking met BDO”, concludeert Van den Maagdenberg.
Zelf aan de slag met automatisering
ACE development & engineering helpt klanten met het oplossen van technologische vraagstukken, voornamelijk op het gebied van werktuigbouwkunde en elektrotechniek. ACE ingenieursbureau voorziet in het hele proces van analyse, concept, ontwerp, engineering, testen en prototyping. Daarnaast produceren zij zelf ook concrete machines en machinelijnen. Bent u net als ACE enthousiast geworden over de mogelijkheden van automatisering? Of bent u benieuwd of hoe een (software)robot of RPA uw organisatie kan ondersteunen? Lees dan ons whitepaper over dit onderwerp of neem direct contact op.