Afhaalverklaring bij btw nultarief: zo voorkomt u naheffing en boete

Bij intracommunautaire leveringen komt het geregeld voor dat partijen afspreken dat de afnemer de goederen zelf bij de leverancier “af fabriek” of “af magazijn” ophaalt. In zo’n situatie is het extra van belang dat de leverancier beschikt over voldoende bewijsmiddelen voor de toepassing van het btw‑nultarief. 

Een afhaalverklaring kan het intracommunautaire karakter van de levering ondersteunen. Aan het gebruik van een afhaalverklaring worden echter strenge eisen gesteld. Dat blijkt opnieuw uit een zaak over de handel in tweedehands auto’s, waarin zowel de Rechtbank Gelderland als het Gerechtshof Arnhem‑Leeuwarden de Belastingdienst in het gelijk hebben gesteld.

Wettelijk kader

Voor intracommunautaire leveringen geldt het btw nultarief alleen indien de goederen:

1.  in het kader van de levering naar een andere EU lidstaat zijn vervoerd, en
2.  in die lidstaat zijn onderworpen aan btw als intracommunautaire verwerving door een afnemer met een geldig btw nummer.

De bewijslast dat het nultarief terecht is toegepast rust op de leverancier. In de administratie moeten voldoende bewijsmiddelen aanwezig zijn. Ontbreekt voldoende bewijs, dan is het uitgangspunt dat Nederlandse btw verschuldigd is wanneer de afnemer de goederen in Nederland ophaalt.

In beleid van de Staatssecretaris is goedgekeurd dat het intracommunautaire karakter onder omstandigheden kan worden aangetoond met een afhaalverklaring. Een essentiële voorwaarde is dat sprake moet zijn van een vaste afnemer. Pas als sprake is van een bestendige en betrouwbare handelsrelatie heeft de leverancier voldoende inzicht in de werkwijze en betrouwbaarheid van de afnemer. Op basis daarvan mag de leverancier zich ervan overtuigd weten dat de goederen daadwerkelijk naar een andere lidstaat worden vervoerd.

Ook moeten afhaalverklaringen volledig, juist en zorgvuldig zijn ingevuld en ondertekend door degene die de geleverde goederen in ontvangst neemt. De verklaring dient ten minste de volgende informatie te bevatten: de naam van de afnemer en, indien de afnemer de goederen niet persoonlijk in ontvangst neemt, de naam van degene die dat namens de afnemer doet, het kenteken van het voertuig waarmee de goederen zullen worden vervoerd, het nummer van de factuur waarop de geleverde goederen zijn gespecificeerd, de plaats waarheen de afhaler de goederen zal vervoeren, alsmede de toezegging dat de afnemer bereid is om aan de Belastingdienst desgevraagd nadere informatie te verstrekken over de bestemming van de goederen. 

Tot slot moet de afhaalverklaring worden ondersteund door aanvullende administratieve gegevens die het intracommunautaire karakter van de levering bevestigen. Hierbij kan worden gedacht aan e‑mailcorrespondentie, whatsapp-berichten, orderaanvragen, orderbevestigingen, CMR’s of andere vervoersdocumenten.

De zaak: niet voldaan aan vereisten afhaalverklaring

De rechtbank stelde vast dat in deze zaak sprake was van afhaaltransacties waarbij de goederen in Nederland zijn opgehaald. In dat geval is het uitgangspunt dat de levering belast is met 21% btw. Afwijken van dit uitgangspunt is alleen mogelijk als aan de voorwaarden voor toepassing van het nultarief wordt voldaan. Volgens de rechtbank kon de Bulgaarse afnemer in dit geval niet worden aangemerkt als een vaste afnemer. Het bedrijf bestond nog maar kort, er was nog geen bestendige handelsrelatie opgebouwd en al na de eerste levering werd overgegaan tot toepassing van het nultarief met afhaalverklaringen. Juist bij risicogoederen, zoals tweedehands auto’s, mag van de leverancier extra voorzichtigheid worden verwacht.

Daarnaast oordeelde de rechtbank dat de afhaalverklaringen ernstige gebreken vertoonden. Zo ontbraken essentiële gegevens, waaronder de datum van afhalen, het adres van bestemming, het kenteken van het vervoermiddel en een consistente en verifieerbare handtekening. Ook ontbraken andere ondersteunende bescheiden in de administratie. De betalingen vonden bovendien grotendeels contant plaats. Gelet op deze omstandigheden oordeelde de rechtbank dat de leverancier onvoldoende aannemelijk had gemaakt dat de auto’s in het kader van de leveringen daadwerkelijk naar een andere EU-lidstaat waren vervoerd. Het nultarief was daarom ten onrechte toegepast. Het Gerechtshof Arnhem‑Leeuwarden heeft deze uitspraak in hoger beroep volledig bevestigd. Ook de vergrijpboete van 25% wegens grove schuld bleef in stand. 

Aandachtspunten voor de praktijk

Ondernemers die in Nederland goederen leveren “af fabriek” of “af magazijn”, waarna de afnemer de goederen ophaalt en transporteert naar het buitenland, doen er goed aan zich te realiseren dat op deze afhaaltransacties alleen onder strikte voorwaarden het btw-nultarief kan worden toegepast. Een afhaalverklaring kan dienen als aanvullend bewijs, maar kan alleen worden gebruikt bij vaste afnemers. Een afnemer kwalificeert niet snel als vaste afnemer; één eerdere transactie is daarvoor onvoldoende. Afhaalverklaringen moeten bovendien volledig en controleerbaar zijn ingevuld en kunnen het ontbreken van aanvullend bewijs over het daadwerkelijke vervoer van de goederen niet opvangen. Wordt het nultarief toch toegepast zonder toereikend bewijs, dan loopt de leverancier het risico op naheffingsaanslagen btw met (vergrijp)boete en rente.

Meer informatie?

Wilt u weten of u voldoende bewijsmiddelen in uw administratie heeft ter onderbouwing van het btw-nultarief, of heeft u vragen over het gebruik van afhaalverklaringen? Neem dan gerust contact op met één van onze adviseurs.