BDO Nederland gebruikt cookies en trackingtechnologieën om het browser-gebruik op onze site te verbeteren, gepersonaliseerde content te tonen en traffic te analyseren. Door het gebruik van onze website, stemt u in met het gebruik van functionele cookies. Door op onderstaande button te klikken, stemt u in met analytische cookies. Lees meer over ons cookiebeleid en privacybeleid.
Artikel:

Thuiswerken tijdens de coronacrisis fiscaal gunstig faciliteren

05 juni 2020

Het kabinet heeft werkgevers opgeroepen om in verband met de uitbraak van het coronavirus hun werknemers zoveel als mogelijk thuis te laten werken. Op welke manieren kunnen werkgevers hun thuiswerkende werknemers fiscaal gunstig faciliteren?

Gerichte vrijstelling werkkostenregeling

Onder de werkkostenregeling is er een gerichte vrijstelling die ziet op het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen. Deze gerichte vrijstelling is van toepassing als wordt voldaan aan het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium. Hiervan is sprake indien: 

  • de werknemer de voorziening in redelijkheid nodig heeft voor de uitoefening van zijn beroep en de voorziening hier ook feitelijk voor gebruikt; en
  • de werkgever de volledige kosten van de voorziening voor zijn rekening neemt (een uitzondering geldt indien de werknemer zelf een gedeelte bijdraagt omdat de werknemer een duurdere uitvoering van de noodzakelijke voorziening wil); en  
  • de werknemer de voorziening teruggeeft of de restwaarde van de voorziening aan de werkgever vergoedt, zodra hij de voorziening niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking. 

Voorbeelden van zaken die in deze periode van thuiswerken als noodzakelijke voorziening aangemerkt kunnen worden zijn simkaarten, dongels en telefoon- en internetabonnementen. Dit geldt ook voor het internetabonnement in de woning van de werknemer. Wanneer een werknemer thuis werkt, is bereikbaarheid immers van groot belang. Abonnementen voor de vaste telefoon thuis zijn expliciet uitgezonderd en kunnen niet onder het noodzakelijkheidscriterium worden gebracht. 

Arbovoorzieningen 

Ook op het gebied van arbovoorzieningen zijn er fiscaal gezien gunstige mogelijkheden. Het moet hierbij gaan om voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet en die geheel of gedeeltelijk op de (thuis)werkplek worden gebruikt of verbruikt. 

Het is hierbij derhalve van belang dat op basis van het arbeidsomstandighedenbeleid dat u hebt opgesteld, de verantwoordelijkheid van de werkgever zich uitstrekt tot de thuiswerkplek. Denk bijvoorbeeld aan het ter beschikking stellen van een ergonomisch bureau, een bureaustoel en doelmatige verlichting. Als een werkgever dergelijke voorzieningen aan haar werknemer vergoedt, verstrekt of ter beschikking stelt, geldt een gerichte vrijstelling. Dit zorgt ervoor dat een werkgever in deze thuiswerktijden haar werknemers ergonomisch verantwoord thuis kan laten werken op een fiscaal gezien gunstige wijze.

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

Werkgevers kunnen aan werknemers met een vast (zakelijk) reispatroon een vaste (gedeeltelijk) onbelaste reiskostenvergoeding toekennen. Nu werknemers in verband met de maatregelen rondom de coronacrisis voor een langere periode thuiswerken, brengt dit voor veel werknemers een wijziging in hun reispatroon met zich mee. Uit het beleidsbesluit volgt dat een werkgever fiscaal aan deze wijziging geen gevolgen hoeft te verbinden. Werkgevers mogen vanuit fiscaal oogpunt daarom de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven vergoeden. Hierbij kan worden uitgegaan van het reispatroon waar de vergoeding oorspronkelijk al op gebaseerd was. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. 

Let wel: De goedkeuring betreft een fiscale maatregel! U moet daarom voor uw werknemers nog wel vaststellen of ook vanuit het arbeidsrecht voor u de verplichting blijft bestaan om de vaste reiskostenvergoeding gedurende deze periode aan de werknemer door te betalen.

Vrije ruimte

Indien de werkgever aan haar werknemers voorzieningen wil toekennen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen, niet op nihil worden gewaardeerd en ook niet worden aangemerkt als intermediaire kosten, is er in beginsel sprake van belast loon. De werkgever kan er ook voor kiezen om deze voorzieningen aan te wijzen als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte te brengen. De vrije ruimte is voor 2020 tijdelijk verhoogd naar 3% van de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Over het meerdere van de fiscale loonsom bedraagt de vrije ruimte onveranderd 1,2%. Voorzieningen kunnen uitsluitend aangewezen worden als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte, indien wordt voldaan aan het gebruikelijkheidscriterium.

Let op: indien voor de werkkostenregeling de concernregeling wordt toegepast, dan mag maximaal eenmaal gebruik worden gemaakt van de verhoging van de vrije ruimte over de eerste € 400.000. 

Meer informatie

Mocht u vragen hebben hierover nog aanvullende vragen, aarzel niet en neem contact op met een van onze specialisten. Zij begeleiden u graag. 

Neem contact op met het BDO crisismanagementteam