Artikel:

Teruggaaf buitenlandse btw: u kunt nu al actie ondernemen

09 februari 2022


Heeft u in 2021 facturen ontvangen met buitenlandse btw van een ander EU-land? Dan kunt u deze terugvragen. Een teruggaafverzoek dient uiterlijk 30 september 2022 te worden ingediend en u kunt vanaf 1 januari 2022 deze btw al terugvragen. Wanneer u dit nu al doet, krijgt u de btw ook eerder terug waarmee u een clashflowvoordeel realiseert.

Voorwaarden voor teruggaaf

Om de btw die in rekening is gebracht ter zake goederen, diensten, intracommunautaire verwerving of invoer van goederen terug te kunnen vragen moet u aan een aantal voorwaarden voldoen: 

1. Uw onderneming of organisatie is niet gevestigd door middel van een hoofd- of nevenvestiging in de EU-lidstaat waar u btw wilt terugvragen, maar wel in een andere EU-lidstaat;
Een uitzondering hierop geldt wanneer u gebruik heeft gemaakt van de (M)OSS-regeling in 2021 en de invoerregeling vanaf 1 juli 2021. Voor btw-meldingen die binnen deze regelingen worden gedaan geldt dat er geen btw in aftrek kan worden gebracht en er dus een teruggaafverzoek moet worden gedaan. 

2. Uw onderneming of organisatie heeft geen activiteiten verricht in de EU-lidstaat waarover u de btw bent verschuldigd;
Uitzonderingen hierop gelden indien u vervoersdiensten en daarmee samenhangende diensten in de lidstaat van teruggaaf hebt verricht die in de lidstaat van teruggaaf vallen onder het nultarief en gevallen waarin de btw moet worden verlegd naar de afnemer.

3. Uw onderneming of organisatie verricht in ieder geval deels activiteiten waarvoor u recht op aftrek van voorbelasting heeft.
Let op dat bij deze voorwaarde ook de btw-wetgeving van de lidstaat van teruggaaf van belang is. Dit betekent dat u dient na te gaan of er in de lidstaat van teruggaaf aftrekuitsluitingen of vrijstellingen gelden waardoor uw recht op teruggaaf wordt beperkt. Een voorbeeld hiervan betreft de btw op horecabestedingen, die doorgaans niet voor teruggaaf in aanmerking komt. Het is dus mogelijk dat u de btw op bepaalde kosten niet (volledig) terugkrijgt.

Indien u niet voldoet aan de onder 1 en 2 genoemde voorwaarden, dan kunt u via de reguliere btw-aangifte de btw terugvragen. Indien u niet voldoet aan voorwaarde 3, dan kunt u geen teruggaafverzoek indienen.

Er geldt een drempelbedrag van €50 (of de tegenwaarde daarvan in nationale munteenheid) voor een verzoek om teruggaaf. 

Indieningsprocedure

Een teruggaafverzoek voor buitenlandse btw dient u in te dienen via het elektronische portaal van de Nederlandse Belastingdienst. Wanneer u reeds inloggegevens heeft kunt de btw al terugvragen. Heeft u deze gegevens nog niet? Dan dient u eerst deze inloggegevens aan te vragen. Houd bij het aanvragen van een gebruikersnaam en wachtwoord rekening met een verwerkingstijd door de Belastingdienst van drie tot vier weken. Mocht u uw inloggegevens zijn vergeten, dan hoeft u deze niet opnieuw aan te vragen, maar kunt u contact opnemen met de Belastingtelefoon (0800-0543). 

Na ontvangst van het verzoek stuurt de Nederlandse Belastingdienst het verzoek door naar de belastingautoriteiten van de andere lidstaat. U krijgt een bevestiging van ontvangst van de Nederlandse Belastingdienst wanneer zij uw verzoek ontvangen. Ook de lidstaat van teruggaaf zal u berichten wanneer zij uw verzoek hebben ontvangen. De beslissing op het teruggaafverzoek ontvangt u ook van de lidstaat van teruggaaf.

Beoordeling lidstaat van teruggaaf

De lidstaat van teruggaaf beslist uiteindelijk inhoudelijk over uw teruggaafverzoek. Dit moet binnen vier maanden na ontvangst van het teruggaafverzoek. Indien door de belastingdienst van de lidstaat van teruggaaf aanvullende vragen zijn gesteld, wordt deze beslistermijn verlengd tot maximaal acht maanden. Naast de vele formele eisen die gelden voor het teruggaafverzoek waaronder het aanleveren van relevante gegevens van de aanvrager en de facturen, het categoriseren van kosten en het per factuur vermelden van het terug te vragen btw-bedrag, kunnen lidstaten ook aanvullende eisen stellen zoals het verplicht gebruik van subgoederencodes, een verplichte voertaal voor correspondentie, het weigeren van het terugbetalen aan een derde of het verplichten facturen of invoerdocumenten bij het teruggaafverzoek te voegen. Zo zijn er lidstaten, waaronder Duitsland, België en Frankrijk, die verlangen dat u een elektronische kopie van de factuur meestuurt. Lidstaten mogen dit verlangen als het factuurbedrag boven de €1000 uitkomt. Voor facturen die zien op brandstof mag dat zelfs bij bedragen  boven de €250. Het is van belang om acht te slaan op deze voorwaarden. Voldoet het verzoek niet aan de gestelde voorwaarden dan kan dit door de lidstaat van teruggaaf worden afgewezen.

Volgens jurisprudentie van het Hof van Justitie mag de lidstaat van teruggaaf een verzoek echter niet zomaar weigeren als bepaalde informatie ontbreekt of onjuist is. Zij kunnen dan verplicht zijn bepaalde informatie bij u op te vragen of om u in de gelegenheid te stellen het verzoek te corrigeren. Zorg er dan voor dat u die informatie tijdig verstrekt en correcties tijdig doorvoert. Anders bestaat het risico dat de teruggaaf alsnog geweigerd wordt. Wordt de teruggaaf zonder meer geweigerd, neem dan contact op met uw btw-adviseur, zodat wij kunnen nagaan of er nog mogelijkheden zijn de btw terug te krijgen. 

Meer informatie?

Uiteraard zijn wij u graag behulpzaam indien u vragen heeft over het indienen van een teruggaafverzoek. Neem hiervoor contact op met een van onze adviseurs.