Artikel:

Internationale compliance hoofdbrekens: ‘Voorkomen is makkelijker… ‘

06 november 2018

Bestuurders van multinationals krijgen steeds minder rust van lokale overheden en toezichthoudende organen. Het aantal wetten en regels neemt onverminderd  toe, met name op het gebied van payroll, accountancy en tax. Met als gevolg dat lokale bestuurders soms zelf niet meer weten wat hun verantwoordelijkheden zijn. Ga je in de fout met lokale bepalingen, dan kunnen de consequenties bijzonder vervelend zijn. Zo mocht onlangs de directeur van een Nederlandse multinational niet meer naar zijn eigen kantoor in Polen. Als lokaal statutair aansprakelijke werd hem de toegang tot het land ontzegd.
 
Het was een ‘accident waiting to happen’: in de eeuwigdurende strijd om cost efficiency worden steeds meer staffuncties gecentraliseerd. Toegegeven, de inrichting van shared service centers levert veel schaalvoordelen op voor grote multinationals. Maar ondertussen sijpelt de lokale kennis van wet- en regelgeving weg, want de buitenlandse werknemers verhuizen niet zomaar naar Nederland. Als je geen maatregelen neemt ben je al snel niet meer op de hoogte van lokale bepalingen, zoals onlangs in Polen bleek. 
 

Kans op fouten

Gelukkig wisten we nog dat Duitsland kerkbelasting heft op loon, dus dat wordt netjes verwerkt inde payroll. Maar voor de grote variëteit aan belastingafdracht in Frankrijk hebben we toch echt een lokale adviseur nodig. En dan dient het volgende probleem zich aan; hoe coördineer je lokale adviseurs in 43 landen? En hoe consolideer je lokale cijfers op uniforme wijze? En wie is -al dan niet statutair- verantwoordelijk voor die cijfers? En waar stonden de cijfers en wettelijke deponeringen ook alweer? In uw organisatie zitten vast wel een paar nijvere ‘bijters’ die alles aan elkaar knopen, maar zonder structuur blijft kans op fouten groot. Zoals onlangs…
 
De oplossing zal nooit eenvoudig zijn, daarvoor is de materie te complex en de dynamiek te groot. Maar er zijn wel hulpmiddelen die de structuur bieden waar multinationals naar op zoek zijn. Zo zijn er gespecialiseerde software-oplossingen voor tax, payroll en accountancy die uniform registreren en rapporteren mogelijk maken. Ook de workflow wordt vastgelegd, zodat elk land voortaan op tijd de  BTW verplichting voldoet en voor Q2 groeprapportage oplevert. De ervaring leert dat werknemers het fijn vinden om gestructureerd te werken, er is minder onrust bij deadlines en het risico op fouten neemt af. Omdat processen en rollen uniform zijn vastgelegd voor elk land, kan ook makkelijk worden opgeschaald in nieuwe landen. 
 

Nulmeting

Een dergelijk platform kan gebruikt worden door het shared service center, de lokale werknemers of externe adviseur, maar ook door internal audit doeleinden. Eigenlijk ben je laatstgenoemde een stap voor; door de initialisatie van een platform laat je de organisatie zien dat je wet- en regelgeving (en de reputatie van je organisatie!) serieus neemt. Omdat je de materie -vaak voor het eerst- bij elkaar brengt is het ook een sanity check; een nulmeting van compliance in de hele internationale organisatie. 
 
Een aantal bedrijven in Nederland gaat inmiddels een stap verder en maakt gebruik van Global outsourcing op het gebied van compliance. Global outsourcing is een relatief eenvoudig manier voor multinationals om aan internationale compliance wetgeving te voldoen. Het brengt het platform en de lokale kennis samen in één dienst. Een dergelijke full service provider heeft in elk land specialisten die, samen met de klant en ondersteund door het platform, de compliance borgen. De eerste taak voor de FSP is dan ook het framework neerzetten: deadlines, rolverdelingen en werkzaamheden in de juiste tooling op de juiste manier inrichten. 
 
Dat framework dient flexibel en schaalbaar te worden ingericht. De situatie verschilt immers van land tot land en overal spelen andere regels en belangen. Zo kan er een mix zijn van in- en externe specialisten. In het thuisland nemen de eigen werknemers de belastingaangifte voor hun rekening. In het buitenland zal dit óf de global outsourcing partner zijn óf een andere lokale adviseur. Ze hebben allen toegang tot het platform en worden gefaciliteerd in het centraal rapporteren. Omdat de RvB hierdoor over één versie van de waarheid beschikt, is de controle van organisatie eenvoudiger. Bovendien kunt u als toezichthouder in één oogopslag zien of uw organisatie overal compliant is. Ook bij uw vestiging in Polen. 
 

Meer informatie

Wilt u meer informatie over dit onderwerp? Neem dan contact op met onze specialisten