BDO Nederland gebruikt cookies en trackingtechnologieën om het browser-gebruik op onze site te verbeteren, gepersonaliseerde content te tonen en traffic te analyseren. Door het gebruik van onze website, stemt u in met het gebruik van functionele cookies. Door op onderstaande button te klikken, stemt u in met analytische cookies. Lees meer over ons cookiebeleid en privacybeleid.
Artikel:

Fietsregeling vanaf 1 januari 2020 en uitruilmogelijkheden

15 januari 2020

In het nieuwe jaar is de regelgeving omtrent de fiets van de zaak gewijzigd. Deze regelgeving ziet op een fiets die de werkgever ter beschikking stelt aan haar werknemer en die in eigendom van de werkgever (of de leasemaatschappij) blijft. Werd eerder het loonvoordeel voor de werknemer berekend door het aantal privékilometers te vermenigvuldigen met de kilometerprijs van de fiets, vanaf 1 januari 2020 wordt het voordeel berekend aan de hand van een bijtellingspercentage. Deze berekeningssystematiek is vergelijkbaar met de bijtelling in verband met het privégebruik van de auto van de zaak. De bijtelling voor de ter beschikking gestelde fiets bedraagt 7% (2020). Met toepassing van de bijtelling kost een doorsnee leasefiets per saldo een paar euro per maand voor de werknemer. 

Fiets van de zaak en de ‘cafetariaregeling’

In de praktijk zien wij veel berichtgeving over de nieuwe fietsregelgeving in combinatie met een cafetariaregeling. Wij zien dat diverse fietsaanbieders op hun website aandacht besteden aan de nieuwe regelgeving en spreken over ‘het nieuwe fietsplan’. Hierna lichten wij eerst kort toe wat een fiscale cafetariaregeling inhoudt. Vervolgens belichten wij de aandachtspunten van ‘het nieuwe fietsplan’ voor de werkgever. 

Cafetariaregeling in het kort 

Door toepassing van een cafetariaregeling kan een werknemer een brutolooncomponent (zoals bijvoorbeeld het vakantiegeld of de eindejaarsuitkering) uitruilen tegen een nettolooncomponent. Door een dergelijke uitruil profiteert de werknemer van een fiscaal voordeel. Afhankelijk van het soort nettolooncomponent dat wordt uitgeruild, dienen de kosten hiervoor door de werkgever ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling te worden gebracht. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werkgever een fiets aanschaft voor haar werknemer en de eigendom van de fiets overgaat naar de werknemer. 

Aandachtspunten fiets van de zaak en uitruilmogelijkheden

Zoals hiervoor aangegeven is de fiscale regelgeving voor ter beschikking gestelde fietsen recent gewijzigd. Wij gaan daarom hierna in op de situatie waarin de fiets slechts ter beschikking is gesteld en niet in eigendom overgaat naar de werknemer. Het eigendom van de fiets ligt bij de werkgever of bij de betrokken leasemaatschappij. 

Aan een fiscale cafetariaregeling kleven een aantal belangrijke aandachtspunten die we niet uit het oog mogen verliezen: 

  1. Inhoud cafetariaregeling: zorg ervoor dat er geen misverstanden kunnen ontstaan over de inhoud van de cafetariaregeling. Leg daarom schriftelijk vast wat de cafetariaregeling precies inhoudt. 
  2. Reguleren risico’s: neem in een gebruikersovereenkomst op wat tot de risico’s van de werkgever behoort en wat de verantwoordelijkheden zijn van de werknemer. Dit is ook van belang ten aanzien van een eigen risico van de werknemer rondom schade. Voor een leasefiets worden dit soort zaken geregeld in de lease- of gebruikersovereenkomst van de fiets.  
  3. Individuele situatie werknemer: houdt rekening met vragen van werknemers of een fiets van de zaak in hun individuele situatie interessant kan zijn. Per werknemer zal een berekening dit moeten uitwijzen. De berekening kan per werknemer verschillen in verband met de hoogte van de aanschafprijs van de gewenste fiets, (en bij een cafetariaregeling dus de omvang van de uit te ruilen) brutolooncomponent), de gevolgen hiervan voor de belastingheffing en de inkomensafhankelijke regelingen voor de betrokken werknemer, het verlies aan eventuele reiskostenvergoedingen voor woon-werkverkeer, etc. (zie onderstaande punten).
  4. Onvoorziene omstandigheden: regel wat er gebeurt bij onvoorziene omstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin een werknemer onverhoopt tussentijds uit dienst gaat. Leg schriftelijk vast wat in dat geval de gevolgen zijn voor de ter beschikking gestelde fiets. 
  5. Kosten voor werkgever/werknemer: houdt rekening met de kosten voor de ter beschikking gestelde fiets. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de aanschafprijs van de fiets of aan de leasetermijnen voor de fiets. Als de fiets in eigendom is van de werkgever komen hier ook kosten voor onderhoud bij. Het is ook mogelijk om de leasetermijnen door middel van uitruil voor rekening van de werknemer te laten komen. De vraag is of een uitruil in dat geval ook daadwerkelijk aantrekkelijk is voor de betrokken werknemer. De werknemer verkrijgt immers niet de eigendom over de fiets en de financiële impact van de uitruil voor de werknemer kan flink oplopen (zie hierna onder 6). Naar verwachting is de uitruil van leasetermijnen met name interessant voor werknemers als het gaat om een fiets met een hoge aanschafprijs. Overigens kan de bijtelling voor de fiets van de zaak ook aangewezen worden als eindheffingsloon en ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Dit wijkt af van de bijtelling voor het privégebruik van de auto van de zaak waarvoor een verbod geldt. 
  6. Nadelige gevolgen inkomensafhankelijke regelingen: het brutoloon van de werknemer fungeert als grondslag voor diverse inkomensafhankelijke regelingen. Met de uitruil van brutolooncomponenten wordt het brutoloon van de werknemer verminderd. Gelet op vorenstaande kan dit voor de werknemer nadelige gevolgen hebben voor inkomensafhankelijke regelingen (zoals voor sociale uitkeringen, pensioenopbouw, opbouw vakantiegeld en de opbouw van een eventuele eindejaarsuitkering). Als we het over grote bedragen hebben (zoals in het geval van uitruil van de kosten voor leasetermijnen), kan dit financieel nadeel voor de werknemer op termijn behoorlijk oplopen. Van belang is dat de werknemer zich hiervan bewust is en dat dit ook schriftelijk door de werknemer wordt bevestigd in de cafetariaregeling.
  7. Kilometervergoeding: iedere werkgever mag aan haar werknemers € 0,19 per zakelijke kilometer (inclusief woon-werkverkeer) onbelast vergoeden. Deze regeling geldt voor werknemers die niet beschikken over een auto van de zaak of een fiets van de zaak. Voor de dagen dat de fiets van de zaak gebruikt wordt voor het woon-werkverkeer kan de werkgever geen onbelaste (gericht vrijgestelde) kilometervergoeding geven van € 0,19 per kilometer. 

Heeft u vragen over een fietsregeling in combinatie met een cafetariaregeling? Wij helpen u graag verder. U kunt contact opnemen met een van onze loonheffingenspecialisten.