Artikel:

Controle en toezicht op de werkvloer: let u hier goed op?

26 april 2022

De behoefte van werkgevers om controle en toezicht te willen houden op de werkvloer is van alle tijden. Werkgevers kunnen verschillende redenen hebben om werknemers te willen controleren, terwijl aan de andere kant de privacy van de werknemers moet worden gerespecteerd.

Als gevolg van het coronavirus en het vele thuiswerken zijn discussies over het monitoren van werknemers actueler dan ooit en komt het steeds vaker voor dat werkgevers op onjuiste wijze bepaalde middelen inzetten. Onderaan de streep ondervinden werkgevers hier dan nadelige consequenties van, zoals een boete van de Autoriteit Persoonsgegevens voor bijvoorbeeld het onrechtmatig filmen/monitoren van werknemers of dat dit ten gunste van de werknemer wordt meegewogen bij ontslagprocedures. Verder kan een schadevergoeding worden toegekend.

Het is van belang om de kans op dergelijke risico’s zoveel mogelijk te beperken. Nu het hybride werken steeds meer de standaard wordt, is het raadzaam om uw organisatie goed in te richten op het gebied van controle en toezicht van werknemers.

Praktijkvoorbeeld

Dit was ook recentelijk het geval in een procedure bij de rechtbank  Den Haag. De werkgever, een autodealer, had een werknemer op staande voet ontslagen, omdat deze in een telefoongesprek met een klant van de autodealer zijn eigen auto probeerde te verkopen. In de procedure onderbouwt de werkgever dit ontslag met een opname van dit telefoongesprek. De werkgever had echter niet goed meegedeeld dat deze gesprekken konden worden opgenomen en waarom. De rechter oordeelt dan ook dat de werkgever in de strijd met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft gehandeld en de privacy van de werknemer te erg heeft geschonden door het telefoongesprek op te nemen. Hierdoor is er sprake van onrechtmatig verkregen bewijs. De slotsom is uiteindelijk dat de opname niet als bewijs mag worden gebruikt en dat de werknemer niet op staande voet ontslagen had mogen worden. Voor werkgevers is het dan ook van groot belang dat een controle- en toezichtbeleid van werknemers op juiste wijze wordt vastgelegd en wordt toegepast in de praktijk.

Inzage en controle van communicatiemiddelen

Inzage en controle van communicatiemiddelen van werknemers mag slechts onder bepaalde voorwaarden, omdat de werknemer ook bij het gebruik van bijvoorbeeld zakelijke e-mail en telefonie in bepaalde mate het recht op privacy geniet. Wil de werkgever dit toch controleren, dan moet de werkgever goed onderbouwen wat het belang is én waarom dit gerechtvaardigd is. Daarnaast moet de inzage proportioneel zijn, oftewel de werkgever mag niet meer inzien dan nodig is. Er zal dus altijd sprake moeten zijn van een belangenafweging tussen het belang van de werkgever en de werknemer. Het volledig afluisteren van de telefoongesprekken of de controle van iedere e-mail van de werknemer zal dan ook al snel een te grote inbreuk op de privacy van de werknemer zijn. Dit zou bijvoorbeeld anders kunnen zijn wanneer de werknemer wordt verdacht van frauduleus handelen.

Nu bij het hybride werken werknemers vaker thuiswerken, kan er meer behoefte bestaan aan monitoring van de communicatiemiddelen dan voorheen. Werknemers moeten vooraf van de mogelijkheid van controle op de hoogte worden gesteld. In een reglement kan worden vastgelegd op welke wijze en gronden de controle van de werknemer kan plaatsvinden. Het is daarbij goed om te vermelden dat dit enkel geldt voor zakelijke e-mail en dat berichten waaruit blijkt dat die persoonlijk van aard zijn, hier niet in meegenomen kunnen worden. Bovendien moet de ondernemingsraad met een dergelijk reglement instemmen.

Cameratoezicht

Cameratoezicht op de werkvloer kan ingrijpen in de privacy(beleving) van werknemers. Het is van belang dat cameratoezicht enkel plaatsvindt indien wordt voldaan aan de voorwaarden die daarvoor gelden. Zo moet er bijvoorbeeld sprake zijn van een gerechtvaardigd belang (zoals onder meer bescherming van de werknemers) en moet er duidelijk kenbaar worden gemaakt op welke plaatsen gebruik wordt gemaakt van cameratoezicht.

Een werkgever kan ook behoefte hebben aan het gebruik van verborgen camera’s, bijvoorbeeld bij  fraude- en/of diefstalbestrijding. Het is verplicht om een data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren voordat overgaan kan worden tot het inzetten van verborgen camera’s. Dit is een uitgebreide risicobeoordeling van het privacy-effect van het cameratoezicht voor de betrokkenen. Verder gelden voor camerabeelden dat deze op juiste wijze bewaard moeten worden en niet te lang bewaard mogen blijven.

Regeling voor controle van werknemers

Bij monitoring en controle van werknemers dient er rekening gehouden te worden met de nodige wet- en regelgeving. Om mogelijkheden te creëren voor controle en toezicht, is het van belang dat werknemers voortijdig worden geïnformeerd. Dit is mogelijk als onderdeel van een personeelshandboek, maar ook afzonderlijk door middel van een gedragscode of protocol. Als uw organisatie een ondernemingsraad heeft, dan is het van belang dat deze vooraf om instemming wordt gevraagd voor een regeling voor de controle van werknemers.

Vragen? Neem contact op!

Wilt u meer informatie over controle en toezicht op de werkvloer en weten welke mogelijkheden u kunt creëren in uw organisatie? Wij kunnen u adviseren over onder andere:

  • Het in kaart brengen van uw huidige controle- en toezichtbeleid en u wijzen op risico’s en kansen;
  • Het opstellen van een (schriftelijk) controle- en toezichtbeleid voor werknemers (als onderdeel van een thuiswerkreglement of personeelshandboek, of afzonderlijk);
  • Het uitvoeren en adviseren over een DPIA bij cameragebruik.

Neem gerust contact op met onze specialisten van BDO Legal via [email protected] om de mogelijkheden te bespreken.