Artikel:

‘Blik’ op uw WKR-proces door middel van data-analyse

07 januari 2022

Het begin van het nieuwe jaar is een goed moment om uw WKR-administratie onder de loep te nemen. In het tweede aangiftetijdvak van 2022 (uiterlijk in maart) moet u namelijk een eventuele eindheffing afdragen via de aangifte loonheffingen. Om te komen tot een juiste en volledige WKR-administratie en het vaststellen van een correcte eindheffing is het van belang dat er een goed werkend WKR-proces is binnen uw organisatie.

Inrichting WKR

Met het ‘WKR-proces’ bedoelen we onder andere dat de vergoedingen en verstrekkingen aan uw werknemers bekend zijn binnen de organisatie. Daarnaast dat deze vergoedingen en verstrekkingen de juiste fiscale labels mee hebben gekregen en conform deze labels correct in de administratie worden verwerkt. Daarnaast is het relevant om te constateren dat bepaalde werknemers binnen de organisatie voldoende (actuele) kennis hebben van de WKR. De betrokkenen bij het WKR-proces zullen immers gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen om te komen tot een juiste en correcte administratieve vastlegging.

Het is van belang dat dit WKR-proces in beeld is en beschreven is. Op die manier ontstaat er duidelijkheid binnen de organisatie en kan er snel inzicht worden gegeven aan stakeholders binnen of buiten de organisatie. Ook de Belastingdienst is een externe stakeholder die geïnteresseerd is in dit WKR-proces. In het kader van een ‘Tax Control Framework’ of een convenant onder het ‘doorontwikkeld horizontaal toezicht’ vraagt de Belastingdienst bijvoorbeeld naar een risicoanalyse, de processen achter de risico’s en monitoring ervan.  

Het up-to-date houden van de procesbeschrijving en daarmee het ‘WKR-proces’ is geen eenvoudige opgave, aangezien rondom de WKR met regelmaat wets- en beleidswijzigingen worden doorgevoerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan:

  • De verruiming van de vrije ruimte in 2021 als onderdeel van de fiscale coronamaatregelen;
  • De maatschappelijke ontwikkelingen rondom het thuiswerken en de inzet van de gerichte vrijstellingen voor Arbo-middelen en noodzakelijke computers en andere gereedschappen. In dit kader heeft de Belastingdienst diverse uitlatingen gedaan die in enkele gevallen meer ruimte bieden voor het gebruik van de gerichte vrijstellingen. Even zo goed heeft de Belastingdienst standpunten ingenomen die beperkend kunnen zijn en een directe impact kunnen hebben op het arbeidsvoorwaardenbeleid binnen uw organisatie;
  • De afspraken rondom een thuiswerkvergoeding in combinatie met een vaste reiskostenvergoeding vanaf januari 2022;
  • Het vaststellen en betalen van vaste kostenvergoedingen in 2022 en de impact van een eventueel gewijzigd reis- of werkpatroon vanwege corona.

Continuïteit en overzicht

Om inzichtelijk te krijgen in hoeverre het opgestelde WKR-proces actueel is en correct wordt uitgevoerd, kan de data-analysetool van BDO een uitkomst bieden. Wij noemen deze data-analyse daarom ook ‘Blik op de WKR’.

Door toepassing van deze data-analysetool ontstaat snel een volledig inzicht in de wijze waarop vergoedingen en verstrekkingen in uw WKR-administratie zijn verwerkt. ‘Blik op de WKR’ kijkt niet alleen naar WKR relevante grootboekrekeningen, maar beoordeelt het gehele grootboek op WKR relevante posten. Hierdoor zal de afronding van de WKR over een kalenderjaar met een gerust gevoel kunnen worden gedaan. Handwerk is hierbij niet nodig, wat tot een behoorlijke tijdsbesparing zal leiden voor degene die binnen uw organisatie als verantwoordelijke voor de WKR is aangewezen. De resultaten worden overzichtelijk weergegeven in het dashboard. Bovendien wordt de werking van het WKR-proces als gevolg van de resultaten uit de data-analyse in kaart gebracht. Dit kan aanleiding zijn om uw WKR-proces nader te beoordelen.

Wilt u meer grip op de juiste en volledige werking van uw WKR-proces waaronder de juistheid van de inrichting van uw WKR-administratie? Dan is de data-analysetool ‘Blik op de WKR’ voor uw organisatie wellicht het middel dat u hiertoe voldoende handvaten biedt.

Meer informatie?

Klik op onderstaande button voor meer informatie over onze data-analysetool ‘Blik op de WKR’. Heeft u vragen of interesse? Neem contact op met uw contactpersoon binnen BDO of met een van onze loonheffingenspecialisten. Zij denken graag met u mee. Voor meer informatie over de WKR kunt u ook onze workshop Werkkostenregeling 2022 bezoeken.
 

Download Blik op de WKR