Wat is de juiste managementinformatie voor u als horecaondernemer?

Het 3e kwartaal 2017 ligt inmiddels achter ons en alle horecaondernemingen zijn drukdoende om de cijfers tot en met september 2017 af te sluiten. U wilt inzicht in de huidige stand van zaken. Wat staat u nog te wachten in het laatste kwartaal? Wat is de verwachting hoe 2017 afgesloten gaat worden en past dit binnen de vooraf gestelde doelstellingen? Vragen die bij ondernemers opkomen en die vaak niet snel te beantwoorden zijn doordat simpelweg goede managementinformatie ontbreekt.

Meer tijd voor uw gasten door overzicht en controle

Inzicht in actuele cijfers is van essentieel belang om controle te houden over de resultaatontwikkeling binnen uw onderneming. In de praktijk merk ik dat horecaondernemers het gewenste inzicht niet (altijd) tijdig beschikbaar hebben. Als ik aan een horecaondernemer vraag of hij voldoende beeld heeft bij de actuele ontwikkelingen, dan krijg ik vaak terug: “Ik heb toch mijn dashboard?!”. Als ik vervolgens doorvraag wordt vaak op de smartphone een grafiek getoond. “Kijk, hiermee kan ik sturing geven aan mijn onderneming”.. Maar is dit echt voldoende om in control te blijven? Op welke elementen zou u efficiënt willen sturen om controle te krijgen op uw horecabedrijf, waardoor u meer tijd aan uw gasten kunt besteden?

De praktijk van de horeca

Ondernemers worstelen met cijfers en dat is begrijpelijk. Aan welke knoppen moet u draaien om het gewenste winstniveau te verkrijgen? Het zijn vaak kleine aanpassingen die het verschil kunnen maken. Denk bijvoorbeeld aan portionering van de gerechten en afval in de keuken, of de mate van tapverlies in de bar. Maar u kunt ook denken aan sturing op kosten en opbrengst per gewerkt uur van uw personeel. Het is belangrijk om voor uw onderneming de kritische prestatie-indicatoren (KPI’s) te benoemen. Deze KPI’s ondersteunen u om het gewenste financiële inzicht te krijgen, zodat u ook snel kunt bijsturen als daar de aanleiding toe is. Op welke wijze u de periodieke cijfers inzichtelijk wilt krijgen, hangt helemaal af van uw eigen behoeften. 

De informatiewaarde van managementinformatie

U kunt op verschillende manieren tegen cijfers aankijken. Maar de vraag is waar u op wilt sturen. Is inzage in het omzetniveau voldoende of wilt u weten hoe de restaurantomzet is samengesteld. Denk bijvoorbeeld aan omzet verdeeld in keuken en bar. Of wilt u nog een gedetailleerder inzicht om zodoende de meest verkochte producten in beeld te krijgen? Dit laatste geniet mijn voorkeur, omdat ik dan inzicht heb in margeontwikkelingen binnen de productgroepen. Om cijfers op een goede manier inzichtelijk te krijgen is een dashboard een handig hulpmiddel. Als ik het over een dashboard heb dan zou dat in mijn optiek een visuele en actuele weergave moeten zijn van cijfers waarop je kunt sturen, waarbij ik een drietal varianten onderscheid:   

  1. Een cockpit voor een gecomprimeerde visuele weergave van enkele vooraf gedefinieerde KPI’s.
  2. De tabellen voor een statisch overzicht van financiële data.
  3. Een dashboard o.b.v. business intelligence voor gedetailleerde actuele informatie gebruik makend van interne informatie in combinatie met externe databronnen, zoals bijvoorbeeld weersvoorspellingen en toeristenstromen.

Voor goede managementinformatie heeft u dus een dashboard o.b.v. business intelligence nodig. Het inzicht op detailniveau, de snelheid voor het verkrijgen van informatie, het gebruik maken van externe databronnen en de mogelijkheden tot benchmark helpen mij in de praktijk om horecaondernemers te adviseren en te begeleiden.

Mijn advies: benoem voor uzelf de belangrijkste prestatievelden binnen de onderneming en neem eens op een andere manier een “kijkje in uw keuken”. Verder praten over uw KPI’s? Neem gerust een contact met me op.



Tags: