Strategievorming vanuit huis, zeven tips

Taart! Het is pas kortgeleden dat we het succes vierden van een prachtige win van een strategie-opdracht bij een gerenommeerd familiebedrijf. Begin februari om precies te zijn. Twee maanden later is de wereld om ons heen compleet veranderd en worden we als adviseurs voor nieuwe uitdagingen gesteld; want hoe inspireer je en daag je projectdeelnemers uit om het proces van strategievorming te doorlopen in een situatie van thuiswerken. En hoe laat je een complex project slagen in een virtuele omgeving? Het nieuwe normaal zorgt voor vragen.

Improviseren door de uitbraak van het coronavirus

Met een holding, zes zelfstandig opererende clusters, meerdere bedrijfstakken en een multidisciplinair team heeft de opdracht van de klant de complexiteit waar we graag onze tanden in zetten. De hele maand februari werkt ons team hard om de voorbereidingen te treffen voor de hernieuwde strategie. Half maart is een mooi hotel in het oosten van het land gereserveerd om de eerste resultaten te delen en met zo’n twintig directieleden en bedrijfsleiders aan de slag te gaan. Eén dag voor deze sessie, om half vijf in de middag, komt het vervelende maar noodzakelijke telefoontje. Een mooi programma met inspirerende sprekers, workshops en fun elementen komt te vervallen. COVID-19 is de boosdoener.

Na intensieve afstemming over de mogelijkheden en benodigde aanpassingen in het programma, kiezen we ervoor om het strategietraject voort te zetten. De achterliggende gedachte voor deze beslissing is, dat het juist nu gewenst is om bezig te gaan met de toekomst van de onderneming.  

Een goede voorbereiding is het halve werk

De voorbereiding op een digitale versie gaat van start en we komen daarbij tot de conclusie dat we, hoewel alle informatie beschikbaar is, goed moeten nadenken over de opzet en invulling van het virtuele programma; wat werkt nog wel en wat niet meer? We maken enkele fundamentele keuzes die goud waard blijken te zijn. Ik deel daarom graag de lessons learned ook met u:

  1. Goede informatieverschaffing vooraf.
    We delen het programma en de inhoud met de deelnemers. We maken daarbij helder wat het doel is van de verschillende sessies en welke onderwerpen worden besproken. Op deze manier komt iedereen goed geïnformeerd aan de start.
  2. Tijd voor de nieuwe werkelijkheid.
    We besteden aandacht aan de stand van zaken omtrent corona en de gevolgen voor de onderneming. Dit om het onderwerp wel aanwezig, maar niet overheersend te laten zijn in de rest van het programma.
  3. Haal de complexiteit eruit.
    Waar het initiële programma creatief en wisselend is ingestoken, met verschillende werkvormen, schalen we terug naar een eenvoudige en uniforme methodiek. De complexiteit zit immers al in de manier van communiceren.
  4. Werk in kleine groepen.
    Na elke groepsbrede inspiratiesessie werken we de gevolgen voor de onderneming uit in groepen van maximaal zes deelnemers en begeleiden we elke groep. Op afstand.
  5. Neem de tijd.
    We gaan over op een tweedaags programma, waardoor tijd beschikbaar komt voor vragen, opmerkingen en pauzes die nodig zijn om iedereen fris te houden.
  6. Duidelijke afspraken en regels.
    We maken afspraken over het stellen van vragen met het doel de presentaties zo weinig mogelijk te interrumperen en stellen basisregels op om workshops zo goed mogelijk (digitaal) te laten verlopen.

Niet alles is even gemakkelijk op afstand

Ondanks de gedegen voorbereiding blijkt in praktijk niet alles op afstand even gemakkelijk. Als begeleider word je met je neus op de feiten gedrukt dat het zenden van woorden en beelden maar een deel is van communiceren. Het gemis aan het ontvangen van signalen door middel van lichaamstaal, groepsdynamiek en in mindere mate directe repliek, maakt dat je niet altijd zeker bent of je doel bereikt wordt.

Immers, hoe vaak spreek je in een normale situatie een deelnemer aan omdat je aan de lichaamstaal ziet dat de boodschap niet landt, of dat je eerst een horde moet nemen voordat je iedereen meekrijgt. Waar de videocamera in een kleine setting dit probleem grotendeels oplost, lukt dit maar beperkt in een grotere groep. Continu kort op de bal zitten en de tijd nemen om feedback te krijgen en bespreken is de enige oplossing.

Daarnaast geldt het spreekwoord ‘als er een schaap over de dam is volgen er meer’. Het is voor deelnemers wennen, met als gevolg dat het gesprek en de vragen initieel langzaam op gang komen. Het helpt om zelf de eerste vraag te stellen, of deelnemers persoonlijk naar hun reactie te vragen. In mijn ervaring werd daarmee het ijs gebroken en hebben we gedurende het programma enorm geprofiteerd van deze methode. Mijn verwachting is dat deze afwachtende houding zich minder gaat voordoen op het moment dat het uitvoeren van projecten op afstand gewoongoed wordt.

Het werkt!

Mede door de gemaakte keuzes is het tweedaagse programma een succes; er is een schat aan informatie gedeeld en opgehaald. Inmiddels is de input vertaald naar de ambities van de onderneming, naar concrete strategische thema’s en naar projecten. Deze uitkomst geeft het vertrouwen dat we in de toekomst ook de clusters succesvol kunnen begeleiden en vol goede moed kunnen starten met de implementatie.

En bovenal, we zijn met zijn allen een positieve ervaring rijker. De zevende en belangrijkste tip die ik dan ook mee geef is als volgt: denk juist in deze turbulente tijd na over de toekomst en inrichting van uw onderneming en verdienmodel. Werken vanuit huis vormt daartoe geen wezenlijke belemmering.