Project governance in de bouwsector

Project governance gaat over organisatie-inrichting. Hoe organiseer je als bouwer de projecten die inherent complex en risicovol zijn? Veel bouwers kiezen ervoor om dat project-voor-project te bekijken en de projectleider of manager daarvoor in hoge mate verantwoordelijk te stellen. Bovendien is ieder project uniek, wat vraagt om maatwerk. De consequentie van deze werkwijze is dat er veel tijd van het management nodig is om een project goed te organiseren. Daarbij is niet voor alle betrokkenen altijd even duidelijk hoe met zaken wordt omgegaan. Projecten worden dan sterk afhankelijk van individuele medewerkers die op de hoogte zijn van alle ins-en-outs, wat we in een eerder blog uiteenzette

Vertrekken vanuit een solide basis

Het alternatief is om meer structuur aan te brengen in de organisatie van projecten door het implementeren van een duidelijke project governance. Dat is geen kwestie van one-size-fits-all, integendeel: onderdeel van de projectgovernance is dat een bouwer vooraf nadenkt over de impact van projecteigenschappen op de inzet van governance instrumenten. Met andere woorden: de projectkarakteristieken zijn bepalend voor de inrichting van de projectgovernance. Hierbij valt te denken aan de omvang van een project, de aard en de complexiteit, de contractvorm, het opdrachtgeverschap en of er sprake is van een combinatiewerk.

Governance instrumenten

Bij governance instrumenten gaat het dan om een reeks samenhangende instrumenten die op projecten worden ingezet, zoals een beslissingenmatrix, projectrollen, beleid en procedures, managementinformatie, risicomanagement, contractmanagement, gebruik van technologie en data en gestandaardiseerde processen (bijvoorbeeld voor overdracht, projectstart of tenderproces).

Leg belangrijke beslissingen binnen een project vast

Een van de instrumenten die hieraan bijdraagt is een beslissings- of autorisatiematrix. Dit is een schematisch overzicht waarin voor een reeks belangrijke beslissingen binnen een project is vastgelegd wie daarover mag beslissen. Hierbij valt te denken aan:

  • Wie mag meer- of minderwerk goedkeuren en tot welk bedrag?
  • Wie mag onderhandelen met een opdrachtgever?
  • Wie mag een ontwerp goedkeuren? Maar ook: voor welke beslissingen is goedkeuring van de (divisie)directie nodig?
  • Of wanneer moet afdeling juridische zaken worden geconsulteerd?

Een dergelijk instrument creëert enerzijds duidelijkheid voor alle betrokkenen over wie wat mag beslissen, maar is tevens een middel om verantwoordelijkheden te delegeren binnen de organisatie.

Aansluitend bij de uitkomsten van het OVV-onderzoek zou hierin ook de verantwoordelijkheid voor veiligheid nadrukkelijk terug kunnen komen. Niet enkel binnen het projectteam, maar zelfs over de verschillende partijen (ketenpartners) die bij het project betrokken zijn heen.

Manage actief het contract tijdens de looptijd van het project

Een ander instrument voor een goede project governance is contractmanagement. Bij contractmanagement gaat het niet enkel om het sluiten van een contract, maar om het actief managen van een contract tijdens de looptijd van het project. De afgelopen jaren is er een toename in contractvormen binnen de bouw. Denk aan design-and-build contracten en de diverse UVA-GC voorwaarden. Dit heeft impact op hoe een project en een opdrachtgever gemanaged worden. Maar hoe managen we eigenlijk een contract tijdens de looptijd van een project? Wie is daarvoor verantwoordelijk en hoe zorgen we ervoor dat we onszelf, maar ook de opdrachtgever, aan het contract houden? Hebben we specifiek een contractmanager binnen het projectteam die hiervoor verantwoordelijk is? En bij welke projecten doen we dit wel en niet? En hoe zorgen we ervoor dat we de kansen die een contract biedt ook benutten? Allemaal relevante vragen waar je als bouwer van te voren over kunt nadenken en keuzes in kan maken. 

Zoals uit deze voorbeelden is op te maken bestaat de governance niet enkel uit harde maatregelen, maar ook uit zogeheten soft controls. Hiermee bedoelen we instrumenten die zachtere aspecten beïnvloeden zoals cultuur en gedrag. Ook deze kunnen meegenomen worden in de project governance. In de volgende blog zullen we hier nader op ingaan.

Meer weten

De bovenstaande voorbeelden geven een beeld waaraan gedacht moet worden. Wij zijn er van overtuigd dat het uitdenken en implementeren van een goede project governance een investering is die zich snel terugbetaald in de vorm van o.a. minder faalkosten, betere communicatie, meer duidelijkheid van alle betrokkenen. Wilt u niets missen rondom de project governance? Meld u dan nu aan voor onze nieuwsbrief.  

Meld u aan