Personeel over de grens? Sla geen stap over!

In de praktijk kom ik vaak werkgevers tegen die werknemers in het buitenland te werk stellen, of werknemers naar Nederland halen, zonder oog voor de gevolgen. Zonder dat ze een duidelijk antwoord hebben op vragen als: wat voor impact heeft deze stap op het bedrijf? Hoe zit het met sociale zekerheid? Wat voor afspraken maak ik met deze werknemer?

De seinen voor economische groei staan al enige tijd overduidelijk op groen. Dit geldt ook voor het internationaal ondernemen. Zodoende krijgen economische activiteiten al vlug een grensoverschrijdend karakter.

Processen bij internationaal werken stroomlijnen

Werkgevers die internationaal ondernemen, krijgen dan ook onherroepelijk te maken met wet- en regelgeving rondom thema’s als arbeidsrecht, fiscaliteit, sociale zekerheid, pensioen en immigratie. Deze thema’s vragen om  gestroomlijnde processen binnen uw organisatie (en concern). Om antwoord te kunnen geven op vragen als: Welke meldingen moet ik waar doen? Welke stappen moet ik nemen om alles in goede banen te leiden? Betrek ik de ondernemer bij die stappen? Welke informatie moet ik wel en niet delen met buitenlandse vestigingen van ons bedrijf en met de werknemer?

Het primaire doel van zulke processen is inzicht krijgen in uw organisatie en voor iedereen duidelijk maken wie wat wanneer en waarom moet doen. Belangrijke kanttekening daarbij is dat gestroomlijnde processen ook belangrijk zijn om medewerkers te ondersteunen bij hun werk. Zo helpen ze bij het vastleggen van werkafspraken, met als resultaat dat onder alle betrokken duidelijk is wat ze waarom hebben afgesproken. Voordeel is ook dat inspecteurs, auditors, nieuwe klanten en andere externe instanties op die manier een helder beeld van uw organisatie krijgen. 

Kwestie van bewustwording

Bij grensoverschrijdend werken is het mogelijk dat de onderneming in twee landen verplichtingen heeft. Denk hierbij aan de afdrachten van belastingen. Wanneer u de nodige stappen niet neemt in de betreffende landen, kan aan het einde van het jaar te weinig of juist te veel belastingen zijn ingehouden. Simpel voorbeeld daarvan is een Nederlandse werknemer die voor een Belgische vestiging werkt en daar meedoet aan een personeelsfeest, of een cadeaubon krijgt. De Belgische vestiging moet de Nederlandse vestiging daarvan op de hoogte stellen. Dat is dus vooral een kwestie van bewustwording, en die creëert u door gestroomlijnde processen.

Regie over processen en werkstromen

Zoveel landen, zoveel regels. Toch gaan veel bedrijven die internationaal werken in alle haast voorbij aan de vele aandachtspunten die naar voren komen bij het te werk stellen van personeel. Het gaat om dusdanig veel aandachtspunten dat het stroomlijnen van de processen noodzakelijk is om in control te blijven. Alles wat te maken heeft met internationaal werken moeten werkgevers scherp op het netvlies hebben. Zodat ze stap voor stap een gestroomlijnd proces kunnen doorlopen. Met als resultaat dat ze niet achteraf tegen fouten aanlopen, bijvoorbeeld op het gebied van afgedragen belasting. In die zin is het ook een controleproces. Een professionele organisatie zou moeten streven naar het voeren van regie over processen en werkstromen.

Voor de duidelijkheid; personeel in het buitenland te werk stellen of naar Nederland halen, betekent niet per definitie dat de belastingplicht naar het buitenland verschuift. Maar die belastingplicht kán wel ontstaan, dus het is wel verstandig om te checken of dat zo is. Dat betekent vooraf met uw adviseur bespreken wat u wilt bewerkstelligen en hoe u dat het beste kunt aanpakken. Dan bent u als werkgever veel meer in control en heeft u meer grip op de personeelszaken.

Meer informatie

Als ondernemer met internationale ambities alles weten over internationale tewerkstelling? De belangrijkste do's & don'ts en kansen & valkuilen voor u als werkgever op een rijtje? In ons digitale dossier doen we alvast een boekje open over ‘zakendoen in het buitenland’. U kunt het dossier downloaden via onderstaande button.

Onze specialisten geven ook workshops over grensoverschrijdend werken.


Download Digitaal Dossier