Payroll: de belangrijkste aandachtspunten bij outsourcing

Uw salarisadministratie vormt de basis voor veel andere bronnen van HR-informatie, zoals pensioenen, subsidies, loonheffingskortingen, arbodiensten en verzekeringen. De (technologische) mogelijkheden om alle beschikbare informatie aan elkaar te koppelen, maakt het werkende leven een stuk eenvoudiger.

In dit blog ga ik in op twee belangrijke aandachtspunten bij het uitbesteden van de HR- en salarisadministratie: de noodzaak van geautomatiseerde gegevensaanlevering en de meerwaarde van een integrale benadering voor het outsourcen.

Automatische gegevensaanlevering

Verrassend vaak hebben organisaties hun salarisadministratiesystemen niet of nauwelijks aangesloten op andere systemen, zodat er geen sprake is van automatische gegevenslevering aan, bijvoorbeeld, pensioen- en verzekeringsmaatschappen. Dat komt enerzijds omdat sommige maatschappijen zelf nog niet zo ver zijn. Anderzijds ontbreekt bij bedrijven de kennis over het bestaan van mogelijkheden voor deze koppelingen, of houden zij uit budgettaire overwegingen de bestaande situatie in stand. Met alle gevolgen van dien.

Continuïteit en kwaliteit garanderen

De Payroll is een maandelijks terugkerend en zeer foutgevoelig proces, omdat één verkeerde handeling verstrekkende gevolgen kan hebben. Wanneer het een keer misgaat, kan de rekening veel hoger uitvallen dan wanneer een koppeling wel was gemaakt. Met als mogelijke gevolgen dat een medewerker het verkeerde bedrag aan salaris uitbetaald krijgt, te veel of te weinig belasting betaalt of een verkeerde pensioenopbouw heeft. Om maar enkele voorbeelden te noemen. Terwijl elk serieus bedrijf de continuïteit en kwaliteit van de salarisadministratie wil kunnen garanderen.

Integrale benadering personele vraagstukken

De outsourcing van payroll hoeft daarbij niet op zichzelf te staan, maar is bij voorkeur onderdeel van een integrale benadering en verbonden aan andere ondersteunende processen. Bij payroll in meerdere landen betekent dit concreet dat de salarisadministratie in ieder land op tijd plaatsvindt, in de juiste valuta, in de juiste taal, volgens de juiste wetgeving. Oftewel, de impact van de payroll - of de ontwikkeling van de loonkosten - in relatie tot de financiële administratie, rekening houdend met de lokale wet- en regelgeving.

De payroll outsourcen is voor veel organisaties de meeste efficiënte manier om continuïteit en kwaliteit te waarborgen. Met als ideale basis één systeem voor het invoeren van alle personeelsmutaties, gekoppeld aan alle andere betrokken partijen. Het enige dat de opdrachtgever nog zelf hoeft te doen, is de personeelsgegevens tijdig, volledig, eenduidig en juist aanleveren. Verder heeft u alle handen vrij voor uw kernactiviteiten.


Meer informatie
Meer weten over hoe BDO u op dit gebied kan ondersteunen? Neem voor een kennismaking contact op met een van onze specialisten.

Blogserie outsourcing
Dit blog is onderdeel van een reeks, waarbij we inzoomen op de outsourcing van (en samenhang tussen) financiële processen (FPO), (inter)nationale compliance-vereisten (Global Outsourcing, GO) en salarisadministratie (Payroll). Hiermee reiken we u als organisatie de handvatten aan om weloverwogen keuzes te maken, zodat capaciteit vrijkomt voor business partnering en core-processen. Lees ook de eerder verschenen blogs in deze reeks.