Hoe te sturen op thuiswerken en gedrag tijdens de coronacrisis?

Het coronavirus bepaalt op dit moment ons leven en veroorzaakt ongekend grote gevolgen voor u en uw organisatie. Aan u als ondernemer de taak uw organisatie door deze roerige periode te loodsen. Maar hoe te sturen wanneer alle zorgvuldige opgestelde strategieën, doelstellingen, budgetten en begrotingen achterhaald lijken door de impact van de coronaperikelen?

U bent deze dagen ongetwijfeld druk met de uitdaging om uw cashflow op orde te houden, indienen van de NOW-aanvraag, uitstel van betaling, verzuimgevallen en het maken van afspraken met uw leveranciers en klanten. Tegelijkertijd rijst de vraag hoe u de komende weken uw organisatie en medewerkers aan de hand kunt nemen. Onderstaand schets ik de belangrijkste managementuitdagingen en praktische aandachtspunten in het leiden van uw organisatie in deze coronaperiode.

Op de werkvloer

Het advies vanuit de overheid is momenteel om waar mogelijk thuis te werken. Dit is echter niet voor alle werknemers en functies in te richten. Wanneer medewerkers geen gezondheidsklachten hebben, kunnen zij op de werkvloer werken. Het is dan wel van belang veilige arbeidsomstandigheden voor hen te creëren. Neem voorzorgsmaatregelen, wees alert op hygiëne, ga met elkaar in gesprek om de kans op besmetting te verlagen, spreek elkaar aan op gezondheid en gedrag. 

Hierbij heeft u zelf een voorbeeldfunctie en schep geen precedenten. Ga zelf niet snotterend op de zaak zitten en houd gepaste afstand. In mooi Nederlands: ‘Practice what you preach’ en ‘Walk the talk’. Om veilige werkplekken in te richten met voldoende onderlinge afstand kan het noodzakelijk zijn om werktijden en werkroosters te spreiden. Het is dan zaak goed in kaart te brengen hoe de bedrijfsvoering mogelijk wordt verstoord waardoor functies en processen vanwege de gewijzigde bezetting anders ingericht moeten worden.

U komt voor veel personele beslissingen te staan; hoe om te gaan met opvang voor kinderen die thuis zijn deze periode, hoe handhaaft u uw verzuimbeleid en hoe gaat u om met diverse verlofregelingen? De consequenties van uw keuzes raken uw medewerkers direct. Het is zaak hen eenduidig en zo consistent mogelijk voor te lichten. Mensen willen antwoord op vragen als: wat is er precies aan de hand, wat is het effect ervan op mij en wat kunnen we eraan doen? 

Het is belangrijk om de emoties, verwachtingen en gevolgen helder uiteen te zetten. Dit vraagt van u dat u - met de kennis die op dit moment voorhanden is - verstandige en billijke besluiten neemt, ondanks de (tijds)druk en onzekerheden. Vertaal deze besluiten naar concrete verwachtingen en gedrag: op organisatie-, afdelings- en individueel niveau. En betrek uw medewerkers in dit proces, dit zorgt voor gedragen en concrete beelden. 

Op de thuiswerkvloer

Door de omstandigheden wordt er op dit moment waar mogelijk thuisgewerkt. U kunt uw thuiswerkende medewerkers ondersteuning bieden in het inrichten van hun werkplek en -dag. Voor leidinggevenden is een thuiswerkende populatie ook een uitdaging. Teams zitten opeens niet meer op de zaak maar verspreid over stad en land. U als leidinggevende moet toezicht houden op de prestaties, maar ook uw medewerkers sociaal ondersteunen. Maak duidelijke afspraken over resultaten en laat mensen vooral vrij hoe en wanneer ze die bereiken. Onderstaande praktische tips kunt u uw thuiswerkers meegeven:

  • Maak elke dag een paar concrete doelen en hanteer een reële planning voor de dag. Houd ook rekening met uw energieniveau in het plannen van complexe taken. Voor de meeste mensen geldt dat de concentratietaken het beste in de ochtend uitgevoerd kunnen worden. De klassieke afterlunch dip is weer meer geschikt voor de telefoontjes die u moet plegen. 
  • Houd waar mogelijk vast aan uw gebruikelijke routines, waaronder koffiemomenten en lunchtijden. Werk hard, rust hard is ook (juist) thuis het devies. Van een frisse neus, pauzes en een vrije avond mag genoten worden om bij te tanken.
  • Richt een specifieke werkplek in waar u zich af kunt zonderen. Tussen de kinderen aan de keukentafel is niet efficiënt. Plan liever effectieve tijd met de kinderen en wissel waar mogelijk af met uw partner. 
  • Zet een videobeldienst als Teams, Skype of Hangouts in om overleg te kunnen voeren en in contact te blijven met collega’s en relaties. 

Blijf – ook op afstand – dichtbij

Al krijgen we van het RIVM het advies 1,5 meter afstand te houden van elkaar; toch is het van belang om in deze periode ‘dicht bij elkaar te staan’. Niet in de letterlijke zin van het woord, maar onderhoud wel écht contact en creëer ruimte om ook uw persoonlijke beleving te delen. In een hectische periode als deze is het van groot belang dat u als leider benaderbaar en zichtbaar bent. 

Wanneer u oog heeft en erkenning toont voor de impact, inzet van uw medewerkers en de verschillende belangen en op beheerste, betrokken en persoonlijke wijze verantwoordelijkheid toont, blijkt dat medewerkers meer vertrouwen ervaren dat er controle en perspectief is. En - ook al kunt u inhoudelijk nog weinig zeggen over de corona-impact - deel wel waar u mee bezig bent en wat u bezighoudt. 

Maak ook gebruik van de digitale mogelijkheden om in contact te blijven. In deze periode van ‘tijd- en plaats-onafhankelijk’ werken, is een van de grootste uitdagingen: zorg ervoor dat mensen die niet meer samen fysiek op dezelfde werkplek werken wel gezamenlijkheid en persoonlijke aandacht ervaren om elkaar deze uitdagende tijd door te helpen.

Uitdagen(d)

Het is zonder meer een ongekend uitdagende tijd waar u en uw organisatie voor staan. Houd deze uitdaging niet bij uzelf maar daag ook uw medewerkers uit om op te staan. In crisistijd worden leidinggevenden veelal directiever richting hun medewerkers. Ze trekken beslissingen naar zich toe en oefenen meer controle uit. Deze neiging om te sturen op efficiëntie en grip te verhogen, kan op de korte termijn functioneel zijn. Tegelijkertijd is het effect op langere termijn minder doeltreffend en tonen medewerkers dan minder innovativiteit, eigenaarschap en oplossingsgerichtheid. Nodig daarom uw medewerkers juist nu uit om mee te denken over de mogelijkheden hoe om te gaan met de ontstane situatie.

Meer weten over de gevolgen voor werknemers? 

Heeft u vragen over de gevolgen van het coronavirus voor werkgevers en/of werknemers? Neem dan gerust contact met mij op of neem contact op met ons crisismanagementteam.

Neem contact op met het BDO crisismanagementteam