Hoe een crisis inzicht geeft in de wendbaarheid van uw organisatie

Momenteel gaan we als land door een crisis als gevolg van COVID-19 en krabbelen we voorzichtig op na een wekenlange sluiting van scholen en een stilgezette maatschappij. Bedrijven gaan langzaam aan weer iets open, maar medewerkers werken veelal zoveel mogelijk vanuit huis. In tijden van crisis komen knelpunten in de organisatie pijnlijk bloot te liggen. Tegelijkertijd biedt deze situatie de mogelijkheid om op dit moment, maar zeker ook direct na de crisis, de juiste acties te ondernemen. Dit is dé tijd om uw organisatiestructuur en -inrichting passend te maken om in de veranderende tijdsgeest flexibel en wendbaar te kunnen zijn. 

Voor iedere organisatie en branche is de situatie anders. Daarom onderscheiden wij drie te doorlopen fasen waarin u zich begeeft in deze coronacrisis: 1. de fase react, 2. de fase resilience en 3. de fase realise. In elke fase zijn de vraagstukken en bijbehorende oplossingen anders. Wanneer u op het punt staat om uw organisatiestructuur en -inrichting te willen verbeteren, bevindt u zich in fase 3 voor het economisch herstel: lessen in de praktijk brengen

Coronacrisis geeft inzicht en verbeterkansen

Een crisis geeft de beperkingen aan van uw huidige organisatiestructuur en -inrichting. Maar het biedt u ook veel inzicht in de werking van uw organisatiestructuur en -inrichting: 

  • Draagt de structuur en inrichting bij aan de gewenste flexibiliteit en wendbaarheid? 
  • Is de continuïteit geborgd tussen afdelingen vanuit verantwoordelijkheden, taken en rollen? 
  • Lopen de vitale processen door als het tegenzit of zijn er knelpunten en uitdagingen?
  • Zijn leidinggevenden veerkrachtig genoeg gebleken om op afstand en in complexe situaties leiding te geven? 

De coronacrisis biedt u kansen in het combineren van technologische mogelijkheden, procesverbeteringen en menselijke vermogens om te komen tot een efficiëntere operationele inrichting. De vraag is hoe de organisatiestructuur en -inrichting aangepast kan worden om de wendbaarheid te optimaliseren. 
Dit betekent samen nadenken over hoe de organisatie zo kan worden ingericht, dat vitale processen door blijven lopen, de continuïteit is geborgd en hoe medewerkers en afdelingen ondersteund kunnen worden in het transformeren naar flexibel en wendbaar werken.   

Een complexe situatie vraagt van leidinggevenden en medewerkers om creatief en flexibel te zijn. Om de veerkracht te tonen die nodig is om gezamenlijk de crisis goed te kunnen doorstaan. Dit vraagt om leiderschap op afstand met daadkracht. Van alle medewerkers vraagt dit continue ontwikkeling en lerend vermogen. Dit vasthouden na de crisis vraagt van de organisatie een passende organisatiestructuur met bijbehorende processen. 

Digitale transformatie biedt mogelijkheden

Een flexibele en wendbare organisatie kan niet zonder digitalisering. We zien dat bedrijven met een voorsprong op het gebied van digitalisering sneller kunnen schakelen. Digitale transformatie biedt mogelijkheden om bedrijfsprocessen minder afhankelijk te maken van de fysieke aanwezigheid van leidinggevende en medewerkers. Eén van de maatregelen van de regering is het – waar mogelijk - thuiswerken. Digitalisering is dan de basis voor samenwerking en productiviteit. Een kans die ook na de crisis uw organisatie toekomstbestendig maakt. De organisatiestructuur en -inrichting zijn hier alleen niet altijd op voorbereid. Als we dan zien dat de huidige structuur en inrichting niet voldoen en we kansen hebben ervaren voor digitalisering, hoe gaan we hier dan structureel invulling aan geven? 

Organisatiestructuren zullen in de beginfase van digitalisering niet of nauwelijks veranderen. Wel krijgen medewerkers in toenemende mate te maken met digitale invloeden in hun werk van data tot robots. Naarmate digitalisering meer en meer een strategische keuze wordt, ontstaan daadwerkelijk andere functies in de organisatie zoals die van data/BI-analist. Dit zorgt voor vragen over de structuur van de organisatie. Komt er een aparte afdeling? Of gaan we deze functies in een flexibele schil zetten? Worden de nieuwe functies geïntegreerd binnen een bepaalde bestaande afdeling? En wie krijgt welke eindverantwoordelijkheid? Allemaal vragen die bij gaan dragen aan een flexibele, wendbare en toekomstbestendige organisatie. Traditionele (machts)structuren blijken niet langer passend te zijn bij deze digitale transformatie. Het onderling samenwerken van teams zo breed mogelijk maken wel. Dit om als multidisciplinair team kennisuitwisseling te faciliteren en hierdoor sneller in te kunnen spelen op veranderingen met een goede digitale omgeving als ondersteuning.

Leren van een crisis

Nadenken over de ervaringen loont. Hoe kan de organisatiestructuur en -inrichting worden verbeterd? Door de structuur en inrichting van uw organisatie aan te laten sluiten pakt u de kansen die digitaliseringsmogelijkheden uw organisatie biedt. Zo kan er hierdoor bijvoorbeeld meer met minder mensen gedaan worden of kunnen andere vormen van aansturing of zelfsturing geïntroduceerd worden. Ook kunt u meer doen met job rotation in de organisatie, om weerbaar te kunnen zijn in tijden van crisis. Hiermee pakt u de mogelijkheid om de knelpunten die tijdens de crisis naar voren zijn gekomen op te lossen. Er is geen ‘recept’ voor wat past. We denken graag met u mee om samen te kijken welke structuren, inrichting en functies passend zijn om flexibel en wendbaar te zijn en blijven. 

Meer weten? Doe de Business Impact Analyse

Meer weten over het toekomstbestendig maken van de structuur en inrichting van uw organisatie? Neem dan contact op met onze HR-specialisten. Wilt u meer inzicht in de impact op uw bedrijfsvoering? Vul dan de Business Impact Analyse in, een gratis online self assessment dat kijkt naar de mate van beheersbaarheid van uw organisatie. 

Vul de vragenlijst in