Het lerend vermogen in uw (bouw)onderneming vergroten?

In eerdere blogs is onze visie op het rapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV) uiteengezet en zijn er een aantal suggesties voor verbetering van risicobeheersing en veiligheid binnen de bouwsector gedaan. Hierbij is specifiek aandacht besteed aan het belang van een robuuste project governance en het belang van cultuur en gedrag om werkelijke verandering tot stand te brengen. In deze vierde en laatste blog ga ik in op projectevaluaties en -reviews. Deze zijn essentieel om het lerend vermogen in projecten te vergroten.  

Projectevaluaties versus project reviews

Het verschil tussen projectevaluaties en -reviews bestaat uit drie aspecten: 1) welke activiteiten worden uitgevoerd, 2) voor wie, en 3) door wie. Projectevaluaties worden door en binnen het projectteam uitgevoerd. Het doel is het leereffect van de betrokkenen te vergroten en vervolgens breder te delen in de organisatie.

Een projectreview is een evaluatie van een project in opdracht van het hoger management in een organisatie. Zij willen weten hoe een project verlopen is, waarom dingen (niet) goed zijn gegaan en wat de (echte) oorzaken daarvan zijn. Dergelijke reviews worden vaak achteraf uitgevoerd door een interne audit functie of externen.

Moeilijkheden bij het delen van kennis binnen en tussen projectteams?

Het merendeel van de bedrijven ervaart moeilijkheden met het delen van kennis en ervaring binnen en tussen projectteams. Dat kennisdeling veelal niet of niet effectief plaatsvindt, komt onder meer door teamleden die druk zijn met een nieuw project, het vertrek van medewerkers naar een andere organisatie, vooringenomen meningen en argumenten van projectleden, gebrek aan bereidheid om openlijk fouten toe te geven, de grote hoeveelheid projectdocumentatie en het gebrek aan diepgang en concreetheid van de oorzaken van de problemen in het project. Het resultaat hiervan: herhaling van ongelukken, onvoorziene kosten die voorkomen hadden kunnen worden, reputatieschade, inefficiënties in projecten en het onvermogen om projectkosten en verliezen op basis van historische data te voorspellen. Ondanks de complexiteit van de bouwsector is het werken naar een lerende organisatie echter goed mogelijk.

Het gebruik van data-analyse voor een feitelijk inzicht in de gebeurtenissen

Door zowel de toegenomen digitalisering bij bouwbedrijven als de toegenomen mogelijkheden voor data-analyse, kunnen projectreviews veel meer data-gedreven worden uitgevoerd en lessen sneller boven tafel worden gehaald. Met behulp van kwantitatieve data-analyse kan een op feiten gebaseerd beeld worden geschetst van de kostenoverschrijdingen gespecificeerd naar financiële impact, kostencategorie en projectfase. Hierdoor word je in staat gesteld om in te zoomen op de periodes waar de problemen zijn ontstaan en kostencategorieën waarin faalkosten tot uiting zijn gekomen. Door vervolgens de kwalitatieve data (projectadministratie) van deze periode te analyseren, kan achterhaald worden wat de werkelijke oorzaken van de problemen zijn geweest. Hieruit kunnen lessen worden getrokken voor toekomstige projecten.

Hoe kun je het voorspellend vermogen vergroten?

U wilt begrijpen waarom een bepaald project gefaald is of juist succesvol is verlopen, mede om daar lering uit te trekken voor toekomstige projecten. Het vergroten van het voorspellend vermogen is de heilige graal. Welke waardevolle informatie ligt besloten in de administratie van de projecten die in de recente jaren zijn uitgevoerd? Kunnen we door data-analyse betere beslissingen nemen, bijvoorbeeld bij het accepteren van projecten? Door het decentrale karakter van veel grote ondernemingen blijft sommige waardevolle informatie onontdekt. Weet je bijvoorbeeld dat er vaak issues zijn met dakconstructies in de projecten van diverse regionale vestigingen? Door met data-analyse naar de totale projectenportfolio te kijken, kunnen dit soort inzichten verkregen worden.

De bovengenoemde aanpak kan helpen om enerzijds te bepalen op welke projecten wel of juist niet moet worden ingeschreven en onder welke voorwaarden. Anderzijds kan het gebruikt worden om een project gedurende de looptijd beter te managen en te voorkomen dat in allerlei valkuilen getrapt wordt. Zo wordt het evalueren van moeilijkheden in projecten en kennisdeling verheven tot een hulpmiddel ten behoeve van een goede risicobeheersing en betere besluitvorming op strategisch en operationeel niveau.

Meer weten

Wilt u op de hoogte blijven van het verbeteren van het voorspellend vermogen en het gebruik van data-analyse binnen uw bedrijf? Meld u dan via onderstaande button aan voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere twee weken nieuwe perspectieven van BDO.

Meld u aan