Heeft uw familiebedrijf noodopvolging echt op orde?

Het coronavirus COVID-19 bepaalt op dit moment het denken van iedereen; ongetwijfeld ook dat van u als ondernemer van het familiebedrijf. Zo dwingt het de familie vroeg of laat na te denken over de toekomstbestendigheid van het familiebedrijf op verschillende vlakken. Eén van de onderwerpen betreft noodopvolging. Dit is een onderwerp wat niet graag wordt besproken. Ik geef u in dit blog juist daarom graag stof tot nadenken over het regelen van uw noodopvolging.

Noodopvolging

Wat betreft de toekomstbestendigheid staat u als familie voor de taak (of uitdaging) om continuïteit van het bedrijf en harmonie binnen de familie te (waar)borgen. Ook in tijden van bijvoorbeeld deze coronacrisis. Het is immers zo dat veel oudere ondernemers toch ook een verhoogd gezondheidsrisico hebben in deze tijd.  

In de praktijk zien wij, helaas, voorbeelden te over van calamiteiten (arbeidsongeschiktheid of overlijden) die de harmonie binnen de familie ernstige schade toebrengen, waarmee de continuïteit van het bedrijf op korte dan wel middellange termijn in gevaar komt. Zo kunnen bij overlijden, nabestaanden plots voor wezenlijke beslissingen komen te staan. En dat in een periode waarin ze vaak niet in staat zijn om daarover helder na te kunnen denken. Terwijl de tijd er ook niet is om het nemen van die beslissingen vooruit te schuiven. 

De vraag is ook of die nabestaanden zulke besluiten willen en kunnen maken. Of anders geformuleerd: wilt u dat uw nabestaanden ‘aan doen’? 

Noodopvolgingsplan

Stel: u bent CEO, grootaandeelhouder en/of bestuurder van een Stichting Administratiekantoor en u raakt ernstig ziek. U zou zelfs kunnen komen te overlijden. Voor het verdere verloop van dit artikel beschouw ik dit als ‘de calamiteit’. Hoe ziet uw noodopvolgingsplan er dan uit? 

Wezenlijke onderdelen van dat plan zijn in ieder geval: tijdige en heldere communicatie, het spreken van ‘dezelfde taal’, het in lijn brengen van verwachtingen, het in beeld brengen van de gevolgen van de calamiteit en wat dan de te ondernemen stappen zijn. Maar denk ook aan het beschrijven van een taakverdeling en welke competenties u stelt u aan de ‘noodopvolgers’. 

U beschrijft hoe er met eigendom, zeggenschap en leiding moet worden omgegaan. Daarnaast is het ook van belang om uzelf af te vragen hoe u omgaat met de financiële situatie van degenen die achterblijven. Wat te denken van wie toegang heeft c.q. moet krijgen tot alle wezenlijke documenten/ processen? 

Het is belangrijk dat u alle betrokkenen, dat zijn overigens niet per definitie alleen uw nabestaanden, bij het noodopvolgingsplan in de gelegenheid stelt om na te denken over wat u van hem/haar verwacht. Dat begint met hen te betrekken bij uw plannen. Zij kunnen dan aangeven of zij de rol willen gaan vervullen die u voor hen in gedachten heeft. Zijn andere stakeholders overigens ook gekend in uw voornemen? Kennen die andere stakeholders de door u beoogde perso(o)n(en) ook (en omgekeerd)? Of verrast u die stakeholders met iemand die ze niet kennen, of erger, niet zien zitten?

Voorbereiden op noodopvolging

De perso(o)n(en) die u op het oog heeft als ‘noodopvolgers’ moet(en) over de benodigde competenties beschikken. Zij moeten namelijk in staat zijn om in geval van het voordoen van de calamiteit direct in te springen. Daarom zijn wellicht nog bepaalde cursussen, trainingen, opleidingen of andere vormen van kennisoverdracht nodig om betrokkenen optimaal voor te bereiden op hun nieuwe rol. De vorm en frequentie waarin u dat doet verschilt per familiebedrijf: dat is maatwerk. Voorkom dus dat u noodopvolgers ‘in het diepe’ gooit. 

Noodopvolging speelt op meerdere niveaus binnen een familiebedrijf een belangrijke rol; op het gebied van eigendom, zeggenschap en bedrijf.

Eigendom

Stelt u zichzelf eens de vraag wie in de rechten en plichten (zoals uitoefenen stemrecht, recht op dividend, recht op informatie, vergaderrecht) van een eigenaar treden c.q. zouden moeten treden, in geval van een calamiteit. Vindt u dat in zo’n geval het aantal aandeelhouders toe zou mogen nemen, omdat uw vier kinderen erfgenaam zijn? Het is interessant om dan eens te kijken naar wat uw gedachten zijn over – overigens ook reguliere - opvolging. 

Het zou namelijk zo kunnen zijn dat u nog niet weet of u uw aandelen wel wilt overdragen aan uw kind(eren). U kunt daarvoor verschillende redenen hebben. Regelmatig zien wij dan dat ondernemers in hun testament wel bepaald hebben dat bij overlijden de aandelen vererven naar de kinderen. Dus wat u bij leven nog niet weet, wordt zodra u komt te overlijden een vaststaand gegeven, waaraan u niets meer kunt veranderen. Een reden te meer om er nu nadrukkelijk bij stil te staan en na te denken over wat u echt wilt.  

Zeggenschap

Een andere situatie waarvan ik u vraag om deze zich voor te stellen, is die waarin u de voorzitter van het bestuur van de Stichting Administratiekantoor (Stak) of algemeen directeur bent van een Topholding vennootschap die leiding geeft aan een concern. Of u bent lid van de RvC. Misschien vervult u al die rollen wel. Op welke wijze voorzien reglementen en statuten in noodopvolging in geval van de calamiteit? 

In zo’n geval is van belang dat alle organen kunnen doorpakken, zodat de continuïteit van de onderneming gewaarborgd blijft. Het is noodzakelijk om te borgen dat bepaalde functionarissen nog steeds wezenlijke beslissingen kunnen nemen in geval u onverhoopt wegvalt. Het advies is daarom, om in het noodopvolgingsplan een passage op te nemen over de wijze van benoeming van de functionaris die voor u in de plaats komt. Vanzelfsprekend is het ook hier van belang om alle betrokkenen hierover vooraf op de hoogte te stellen.

In de praktijk kom ik nog wel eens de situatie tegen waarin de partner (en/of kinderen) medebestuurder dan wel reservebestuurder is van de Stichting Administratiekantoor. Wanneer we die partner dan vragen of bekend is wat er dan op hem/ haar afkomt, zien wij regelmatig de huid rondom de neus wit wegtrekken. Het is daarom zo belangrijk om alle betrokkenen vooraf duidelijk te informeren.

Bedrijf

Bij het onverwachts wegvallen van de algemene directeur is het van belang dat het bedrijf, in belang van alle stakeholders, ongehinderd kan blijven functioneren. In principe bepalen de statuten in geval van calamiteiten hoe de noodopvolging van de algemeen directeur geregeld is. In de praktijk zie ik echter regelmatig dat diezelfde statuten onvoldoende houvast bieden. Belangrijke onderdelen van de noodopvolging van de algemeen directeur zijn, wie de algemeen directeur benoemt en aan welke kwalificaties hij/zij moet voldoen. 

Formuleer uw antwoorden samen

Mogelijk heeft het artikel de nodige vragen bij u opgeroepen. Ik adviseer u om niet met die vragen te blijven zitten. Familiebedrijven doen er dus verstandig aan om, met de betrokken familie, eigenaren en directie het gesprek aan te gaan over (nood)opvolging. Leg belangenverschillen op tafel en bespreek ze, waar nodig onder begeleiding.

Ook voor familiebedrijven is ondernemen tijdens de coronacrisis een ongekende periode, waar iedereen samen doorheen moet. Ook nu met continuïteit voor het bedrijf én harmonie in de familie als belangrijkste doelen.
Lees meer over ondernemen tijdens de coronacrisis op onze speciale thema-pagina.  
 
Lees meer over ondernemen tijdens corona