Finance als boekhouder: van uitvoerder naar procesoperator

Digitalisering kan helpen de traditionele taken van de finance-functie in de rol van ‘boekhouder’ – finance operations & reporting - grotendeels te automatiseren en beter beheersbaar te maken. In mijn blog ‘Digitalisering als kans voor Finance’ legde ik al het belang uit van het op orde hebben van deze financiële basisprocessen om de slag naar partner voor de business te maken: je beschikt als financial over de juiste data om adviezen werkelijk te kunnen onderbouwen én je houdt dan voldoende tijd over voor daadwerkelijk analyseren van die data en advisering van de business. 

                           

Digitaliseren en automatiseren: drie belemmerende misvattingen 

Bij bedrijven die hun finance basisprocessen willen digitaliseren, loop ik vaak tegen misvattingen aan die hen onnodig belemmeren in het realiseren van hun ambitie. In dat licht sta ik graag even stil bij de volgende drie. 

  1. Robotics is iets groots
    Laat ik om te beginnen een misverstand uit de wereld helpen: robotics is géén hoogdrempelig hulpmiddel om te automatiseren. Veel mensen en bedrijven beschouwen robotics als iets dat ver buiten hun bereik is. Iets groots (en dus enorm kostbaars). Die beeldvorming is echter onterecht; robotics is juist een laagdrempelige manier om processen te automatiseren. Sterker nog, in de basis is deze tool eigenlijk een ‘noodverband’. Robotics compenseert namelijk tekortkomingen van een niet-geïntegreerde systemen systeem. Het is software die repetitieve, manuele handelingen automatiseert. Zie het als een ‘Excel-macro’ over systemen heen. Je kunt het zo groot maken als je zelf wilt, maar de kleinste robot-toepassingen (bijvoorbeeld eenvoudig knip-en-plak werk) zijn al beschikbaar voor enkele duizenden Euro’s. En die kunnen veel geestdodend,  handmatig werk besparen. De business case is vaak positief.

  2. Process mining kan alleen op een volledig geïntegreerd systeem
    Process mining is een zeer krachtige tool om inefficiënties te identificeren. Kort omschreven kun je met process mining software analyseren hoe processen daadwerkelijk zijn gelopen. Dit door transactionele data met een ‘time stamp’ uit gebruikte systemen in de process mining software te laten. Op basis hiervan kunnen mogelijkheden voor efficiëntie geïdentificeerd worden. Veel organisaties erkennen de kracht van process mining, maar beginnen er niet mee omdat zij ten onrechte aannemen dat dit alleen kan op een volledig geïntegreerd systeem. Zonder noemenswaardig extra moeite kan vaak ook met succes proces mining toegepast worden bij een proces waarvoor verschillende systemen gebruikt worden. Juist dan zijn de uitkomsten extra interessant omdat de hand-over punten van het ene naar het andere systeem vaak leidt tot veel inefficiëntie. Wel dient een verbindende waarde zoals bijvoorbeeld een ordernummer aanwezig te zijn.
     
  3. Het systeem ‘kan het niet’
    De onbekendheid over digitale mogelijkheden brengt me op het laatste aandachtspunt. In de praktijk horen we medewerkers vaak roepen dat een systeem ‘iets niet kan’. Uit nader onderzoek blijkt dan – in ongeveer de helft van de gevallen! - dat het systeem wel degelijk voldoende functionaliteit bevat, maar dat de medewerkers niet (goed genoeg) is uitgelegd hoe ze het systeem moeten gebruiken. Typisch een geval van onderschatting van change management: daar valt voor veel bedrijven veel winst te boeken. Niet alleen in het kader van training in gebruik van het systeem, maar ook in het kader van gedragsbeïnvloeding voor de nieuwe manier van werken. Een vaak voorkomend fenomeen is de ontbrekende discipline bij de implementatie van purchase-to-pay systemen om tijdig een goede purchase order in te vullen. Medewerker moeten bewust gemaakt worden van de nut en noodzaak en uiteindelijk het gemak van een purchase order systeem, anders zien zij het slechts als een onnodige extra handeling. 

Praktische handvatten

In onze uitgave ‘De digitale CFO’ focussen we specifiek op digitalisering van Finance en delen we, middels cases, onze ervaringen met digitale transformatie in Finance. Waar liggen de kansen, wat zijn de risico’s? Hoe werk je samen met de IT-afdeling? Een van onze motto’s: doe het zo compliant als nodig, en zo efficiënt als mogelijk. We laten zien wat digitalisering concreet betekent voor de belangrijkste rollen binnen Finance en geven praktische handvatten.

VRAAG MAGAZINE AAN