De werkkostenregeling en geldeenheidsteekproef: een gouden duo

Vroeger was alles beter. 'Toen de guldens nog van hout waren en alle koeien Bart heetten' zegt mijn collega Chantal dan. Of die wijsheid dat vroeger alles beter was altijd op gaat, waag ik te betwijfelen. Maar voor controles door de Belastingdienst op de loonheffingen geldt dat zeker. De schade bleef vroeger vaak, ook als de controleur iets vond, of beter gezegd iets niet goed vond, binnen redelijke proporties. Constateerde men tijdens zo’n controle bijvoorbeeld dat een werkgever ten onrechte een kerstpakket niet had belast, of ten onrechte de verstrekking van een bloemetje aan een werknemer niet had belast, dan bleef de schade meestal beperkt tot die gevonden fout. Eventueel vond dan extrapolatie plaats naar de niet gecontroleerde jaren. Ook vervelend, maar het viel allemaal mee.

Een voorbeeld. Stel dat een werkgever drie secretaresses in dienst had. Die gaf hij op secretaressedag een bloemetje met een waarde van € 25. Hij dacht dat dat wel onbelast kon. Maar helaas, dat was (ook) onder de oude loonbelastingregels niet zo. Dus werd er een naheffing opgelegd over die € 75 per jaar die onbelast waren verstrekt. Een schade die te overzien was.

Geldeenheidsteekproef

Nee, nu pakt een en ander wel anders uit. Ik ben geen statisticus en wil ook van u geen statisticus maken. Maar ik wil u wel kort uitleggen hoe het tegenwoordig uitpakt.

De Belastingdienst hanteert tegenwoordig heel andere controlemethodieken. Hoe die exact in elkaar steken, werd bekend in 2016. Het lezen van het interne controlehandboek dat in 2017 werd vrijgegeven en zeker de vertaling daarvan naar de praktijk laat menig werkgever flink schrikken. Kern van die controlemethode is de guldensteekproef, omgedoopt in het huidige (euro)tijdperk naar de geldsteekproef (of beter: geldeensheidsteekproef).

De Belastingdienst kijkt niet meer naar geïndividualiseerde posten als declaraties, kostenvergoedingen, kerstgeschenken etc. Nee, bij de guldensteekproef gaat men heel anders te werk. En dat is volgens de Belastingdienst veel efficiënter (en levert veel meer geld op). Zeker als de werkgever de werkkostenregeling niet juist toepast en bijvoorbeeld de bloemen vergeten is als eindheffingsbestanddeel aan te wijzen.

Nul fouten?

Stel, de werkgever in het voorbeeld heeft een loonsom van € 4.500.000. De Belastingdienst heeft dan een tabelletje dat de mate van onzekerheid weergeeft van het onderzoek dat men gaat verrichten. Bij een loonsom van € 4.500.000 hoort een bedrag van € 180.000. De Belastingdienst gaat er verder van uit dat zij bij de controle geen fouten ontdekt. Uit een ander tabelletje volgt dan dat de zogeheten interval bepaald wordt door die € 180.000 door drie te delen. Dat is dus 60.000. Die interval wordt onder meer gebruikt om het aantal te controleren euro’s in de boekhouding te bepalen. Doorgaans onderzoekt de Belastingdienst bij een moderne looncontrole de nettolonen plus de overige betalingen (crediteuren). Dit wordt de populatie genoemd. Die bedraagt bij de werkgever (stel) € 3.600.000.

Het aantal te controleren euro’s wordt dan bepaald door de populatie van € 3.600.000 te delen door de interval van 60.000. Er worden dus 60 euro’s in de boekhouding gecontroleerd. Die 60 euro’s leiden terug naar 60 boekingen, die (ongeacht hun werkelijke omvang) ieder € 60.000 waard zijn. Die boekingen worden zo geselecteerd dat er een waarheidsgetrouw beeld ontstaat, volgens de statistiek.

Het bonnetje van de bloemen komt boven water. De werkgever was vergeten deze aan te wijzen als eindheffingsloon. Deze bon vertegenwoordigt dan niet meer een waarde van € 75 per jaar maar ligt een stuk hoger, namelijk: € 60.000. De Belastingdienst gaat per definitie uit van nul fouten, maar vond er toch één.

Eén fout!

Hoe hoog die naheffing is? Dat hangt onder meer af van de vrije ruimte die de werkgever over heeft. Op basis van zijn loonsom zou die 1,2% van € 4.500.000 zijn, dus € 54.000 zijn. Stel dat daar nog € 4.000 van over is. De naheffing zou dan (per jaar) bedragen (€ 60.000 - € 4.000) x 80% = € 44.800.

En het gaat dan dus om 1 foutje, bij meerder fouten tikt de teller door. En dit is nog een rooskleurig scenario. De Belastingdienst zou ook een naheffing kunnen opleggen op grond van een gebruteerd tarief dat oploopt tot 108,3%).

Mag dat? Ja, dat mag. De Hoge Raad heeft deze benadering al in 2008 goedgekeurd voor de loonheffingen. Hoe raar het ook kan uitpakken. Uiteraard mag een werkgever tegenbewijs leveren, maar dat is wel lastig.

De werkgever zou dat onder de werkkostenregeling kunnen hebben voorkomen. Maar dan zou hij de bloemen in zijn administratie expliciet als eindheffingsbestanddeel hebben moeten aanwijzen. De resterende vrije ruimte bood daar voldoende mogelijkheden voor. En ook als die niet voldoende was, dan was een eindheffing (80%) over de bloemen (€ 60) toch een stuk goedkoper geweest.

Grip op de werkkostenregeling

Kennis van de werkkostenregeling, gedegen kennis binnen de hele organisatie is dus essentieel. Want zelfs een kleine lacune, een vergeten bloemetje, niet weten dat de Belastingdienst vindt dat een verklaring omtrent gedrag belast is, kan fataal zijn als het bonnetje getrokken wordt. Met de WKR-check (onderdeel van de BDO Loonheffingencheck), krijgt u grip op de werkkostenregeling. Meld u via onderstaande button aan voor de Loonheffingencheck 2017. Na het invullen van de BDO Loonheffingencheck ontvangt u van ons een heldere en duidelijke rapportage met advies hoe het eventueel beter kan.

Loonheffingencheck 2017