Soft controls dragen bij aan verbetering van risicobeheersing en veiligheid

In onze vorige blogs hebben wij onze visie op het rapport van de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV) uiteengezet en zijn er een aantal suggesties voor verbetering van risicobeheersing en veiligheid binnen de bouwsector gedaan. In mijn laatste blog ben ik ingegaan op de rol van project governance binnen de bedrijfsvoering, waarbij een aantal instrumenten van project governance behandeld zijn. Deze instrumenten betreffen hoofdzakelijk de meer harde aspecten (hard controls) van projectinrichting waarmee structuur wordt geboden aan alle betrokkenen. De effectiviteit van deze harde aspecten op de bedrijfsvoering wordt echter mede bepaald door zachte factoren zoals cultuur en gedrag (soft controls). Hoe soft controls gebruikt kunnen worden als stuurinstrument voor onder andere risicobeheersing en veiligheid, lees je in deze blog.

Hoe creëer je de gewenste cultuur en gedrag binnen de bouwsector?

Het creëren van de gewenste cultuur en gedrag is een grote uitdaging, met name in een complexe omgeving als de bouwsector. Dat begint al met het definiëren van welk cultuur en gedrag überhaupt gewenst is. En zodra je dat hebt vastgesteld, hoe beweeg je daar dan naartoe? Uit ervaring blijkt dat daar best ideeën over bestaan, soms afgeleid uit de aspecten van de huidige cultuur en gedrag die als niet-wenselijk wordt beschouwd. Denk hierbij aan elkaar aanspreken op gedrag, verantwoordelijkheid nemen voor zaken die (dreigen) fout (te) gaan, begrip voor elkaars rol en professionele achtergrond en een meer egalitaire omgangsvorm, leren van (bijna) fouten, collegialiteit door elkaar te helpen, transparantie door actief informatie te delen en in openheid te reageren op vragen die worden gesteld over de status en voortgang van een project, faalkosten, meevallers, tegenvallers, financiële resultaten bijvoorbeeld. 

Ondanks de complexiteit van de bouwsector is het werken naar de gewenste cultuur goed mogelijk. Hieronder lichten we met twee voorbeelden toe hoe bouwers dit kunnen doen. 

Laat het goede voorbeeldgedrag zien (‘tone at the top’)

Het klinkt als een cliché, maar  voorbeeldgedrag blijft een  belangrijke pijler voor cultuur. Dit voorbeeldgedrag beperkt zich niet tot de het hogere management in de organisatie zoals de term ‘tone at the top’ suggereert, maar geldt voor iedereen in een leidinggevende functie. 

In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt is cultuur (en voorbeeldgedrag als onderdeel daarvan) wel degelijk te meten. Wat dan vaak gemeten wordt bij medewerkers is weliswaar perceptie, maar perceptie is werkelijkheid als het om dit onderwerp gaat. Met andere woorden: als medewerkers aangeven onvoldoende voorbeeldgedrag te ervaren ten aanzien van veiligheid, dan heb je daar als organisatie mee te ‘dealen’. Ongeacht je eigen observaties en alle getroffen maatregelen. 

Geef medewerkers ruimte voor professionele tegenspraak

Een ander middel dat kan bijdragen aan een meer gedeelde verantwoordelijkheid binnen complexe projecten, is het creëren van ruimte voor professionele tegenspraak. Door de OVV wordt dit ook genoemd als middel om de veiligheidscultuur te verbeteren. 

Het bevorderen van professionele tegenspraak vraagt om een kwetsbare opstelling van de professional en (ruimte voor) kritisch tegengeluid binnen de projectorganisatie. Dit issue vraagt om inspanning van twee kanten. De organisatie dient ervoor te zorgen dat medewerkers zich veilig voelen en gefaciliteerd worden om zich uit te spreken. Daarnaast is er ook werk te doen voor de medewerkers. Vaak gaat het om het overwinnen van mentale blokkades. Rollenspellen en dilemma-trainingen kunnen helpen om deze weg te nemen. 

Bovengenoemde maatregelen kunnen een goede eerste stap vormen voor projectorganisaties om hun harde controls - zoals deze in de vorige blog zijn toegelicht - meer uitwerking te laten hebben. Het is daarom van belang dat bovengenoemde maatregelen hand in hand gaan met de ‘harde controls’ vanuit de project governance. 

In het volgende en tevens laatste blog in deze serie zullen we ingaan op projectevaluaties en –reviews als middel om het lerend vermogen in de organisatie te vergroten. 

Meer weten

Wilt u op de hoogte blijven van het verbeteren van de project governance? Meld u aan voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere twee weken nieuwe perspectieven van BDO.

Meld u aan