Administratieve systemen in tijden van digitale transformatie

Vooral bij grote organisaties zijn de salarisadministratie en personeelsadministratie vaak gescheiden werelden met eigen systemen. Soms zelfs gescheiden databases. Die situaties komen verrassend veel voor en leveren allerlei kansen op fouten op. Los van het feit dat deze manier van werken niet bepaald efficiënt is. Dit betekent ook dat de ene afdeling van de andere niet weet waar die mee bezig is.

De voornaamste reden van die gescheiden werelden bij grote bedrijven is dat veel afdelingen hiërarchisch binnen de organisatie anders zijn gepositioneerd. In de loop der jaren zijn ze allemaal op een andere manier omgegaan met automatisering en digitalisering. Trek dat nog maar eens recht. Toch is het met het oog op de toekomst onvermijdelijk die digitaliseringsslag te maken.

Waar personeel de belangrijkste ‘productiefactor’ is

Het lastige voor dit soort bedrijven is dat ze zich in een achterstandspositie bevinden wanneer intern geen sprake is van een uniforme werkwijze en informatievoorziening. Met als gevolg dat fouten optreden en de organisatie niet tijdig inspeelt op noodzakelijke wijzigingen of veranderingen. Zodat ze uiteindelijk digitaal niet op de gewenste manier in control is. Deze kwestie speelt opvallend vaak bij organisaties waar personeel de belangrijkste ‘productiefactor’ is, zoals in de zorg, in de zin dat de organisatie dit personeel goed en efficiënt moet beheren.

Onderling goed communiceren en de werkwijzen van de afdelingen op elkaar afstemmen, zijn nodig om die gescheiden werelden bij elkaar brengen. Om die wildgroei aan informatiesystemen strak te trekken, is soms een cultuuromslag nodig. Sowieso moet de organisatie geld en andere middelen beschikbaar stellen voor het vervangen of aanpassen van verouderde, onderhoudsgevoelige systemen.

Werkgeverschap en privacywetgeving

Ook voor de medewerkers zelf is het belangrijk dat de werelden van salaris- en personeelsadministratie bij elkaar komen. In het licht van goed werkgeverschap en de privacywetgeving hebben organisaties de morele, ethische verantwoordelijkheid om op de juiste manier met persoonlijke gegevens om te gaan. Organisaties kunnen op dit terrein veel geld verliezen én verdienen. Bovendien speelt dit thema een steeds grotere rol bij het boeien en binden van medewerkers, die verwachten dat de werkgever rekening houdt met ieder individu. 

De grote winst wanneer de werelden van salaris- en personeelsadministratie samenkomen, is dat je als organisatie vanuit een steviger fundament betere beslissingen kunt nemen voor en in de toekomst. Zowel met oog op de organisatie zelf als op de medewerkers. De organisatie is dan veel beter in staat om in te spelen op de veranderende wetgeving en omgeving. Daar kun je niet altijd meteen een prijskaartje aan hangen, maar het betaalt zich ontegenzeggelijk terug.

Fiscale spelregels niet onderschatten

Organisaties digitaliseren hun salarisverwerking in toenemende mate, zodat ook het contact met de medewerkers in toenemende mate digitaliseert. Een logische ontwikkeling en natuurlijk is het ideaal om handelingen te automatiseren. De kunst is wel om de fiscale spelregels niet te onderschatten.

Met het oog op de loon- en premieheffing is in het factsheet ‘Fiscale borging bij het digitaliseren van personeelsinformatie’ uiteengezet wat de kenmerken en uitdagingen zijn van dergelijke digitalisering.

Digitale transformatie

Uw digitale transformatie kan alleen slagen bij een integrale en gecoördineerde aanpak. Het 360°-perspectief van BDO biedt uw organisatie helder inzicht in de status van uw digitale transformatie en de te nemen (vervolg)stappen. Meer weten over de invloed van digitale transformatie op de administratieve zaken binnen uw organisatie?

Lees onze visiepaper