Menig familiebedrijf is groot geworden op basis van zorgvuldig gekoesterde familietradities. Maar de tijden veranderen. En tradities zijn helaas geen garanties voor het voorkomen van problemen en verschillen van inzicht. Sterker nog: ze kunnen ontwikkelingen in de weg staan om de simpele reden dat sommige zaken door traditie onbespreekbaar zijn geworden.
Denk bijvoorbeeld aan opvolging. Moet het perse een familielid worden of is iemand van buiten misschien een betere keuze? Ook financiën kunnen hete hangijzers worden als er afwegingen moeten worden gemaakt tussen investeren of dividend uitkeren. En moeten alle kinderen, ongeacht hun kwaliteiten, automatisch evenveel verdienen?
Opstellen van een familiebedrijfsplan
Door onze ervaring en onderzoek met wetenschappelijke instellingen, waaronder Universiteit Nyenrode, weten wij bij de Adviesgroep Familiebedrijven dat emotionele aspecten doorwerken bij allerlei zakelijke besluiten. Op zich is dat begrijpelijk. Maar om discussies in goede banen te leiden, is het verstandig om elkaar 'recht in de ogen te kijken' op het moment dat de onderlinge relaties goed zijn.
Door gezamenlijk (ondernemer en familieleden) een familiebedrijfsplan op te stellen in de vorm van het Familiestatuut® voorkomt u problemen in de toekomst. Het is de manier bij uitstek om een aantal elementaire zaken te regelen voordat het tot een conflict kan komen.
Met elkaar in gesprek komen is één
De eerste stap is het gesprek aangaan met alle familieleden die bij de onderneming zijn betrokken. Het is van belang dat er structuur wordt aangebracht in deze besprekingen. Zo voorkomt u dat belangrijke vragen onbesproken blijven. Speciaal voor de familiebesprekingen heeft BDO een uitgebreide vragenlijst ontwikkeld. Deze wordt vanzelfsprekend toegespitst op uw bedrijfs- en familieomstandigheden.
Een gespreksleider is onontbeerlijk. Een onafhankelijk adviseur is in deze rol zeer waardevol om een open sfeer te creëren. Ook de locatie is van belang. Niet de vergaderzaal in het eigen bedrijf! Een rustige ambiance elders verdient de voorkeur. In de eerste kennismakingsbijeenkomst (tussen familie en adviseur) wordt uitgelegd wat het doel van de gesprekken en het Familiestatuut® zijn. Vervolgens krijgt men ruim de tijd om de vragenlijst in zich op te nemen en standpunten te formuleren. Door de tijd te nemen worden de standpunten beter overwogen. Het totale proces heeft gemiddeld een doorlooptijd van een half jaar.
Samen tot beslissingen komen is twee
Natuurlijk wordt precies overeengekomen wie bij de bespreking van welke onderdelen van de vragenlijst aanwezig is. Meestal komt de familie meerdere keren bijeen om alles te behandelen. Ook is het belangrijk om te bepalen op welke manier beslissingen worden genomen. Het gaat er vooral om met elkaar vast te stellen wat de visies en wensen zijn en welke doelen men samen wil nastreven.
Consensus verhoogt natuurlijk de waarde van het Familiestatuut ®. Als er verschillen van inzicht opdoemen, is het beter de standpunten rustig te laten bezinken tot een volgende bespreking. Samen hardop nadenken (communiceren) over familie en familiebedrijf is uiteindelijk de hoofddoelstelling.
Zo kunnen misverstanden uit de weg worden geruimd, die voorheen onbesproken bleven. En als het nodig is kunnen visies en verwachtingen worden bijgesteld. De adviseur zorgt ervoor dat de ingenomen standpunten worden vastgelegd. Als blijkt dat de standpunten met elkaar in strijd zijn, zal hij dat aangeven en in een later stadium ter sprake brengen.
Afspraken vastleggen is de noodzakelijke derde stap
Alle standpunten worden door de adviseur in hoofdstukken en artikelen uitgewerkt tot een geheel. Zo ontstaat het losbladig Familiestatuut®. Losbladig, omdat het mogelijk moet zijn om later wijzigingen door te voeren. Immers, uw bedrijf en uw familie zijn in beweging. Natuurlijk gaat dat volgens een van tevoren en in het Familiestatuut® vastgelegde procedure, waarin de familie weer een belangrijke rol speelt.
Ieder familielid krijgt een persoonlijk exemplaar van het definitieve Familiestatuut®. Dit is door alle betrokkenen ondertekend. Zo ontstaat een intentieverklaring waaraan meer kan worden ontleend dan alleen een morele verplichting.
Het belangrijkste is het voorkomen van problemen en geschillen. Het Familiestatuut® is de basis voor het in goede harmonie voortbestaan van het familiebedrijf en de familierelaties.
Tenslotte geeft de adviseur nog een eindadvies. Dat kan een aanpassing in de statuten van de onderneming betreffen of aanpassingen in het testament van betrokkenen. Maar ook kan het nodig blijken om bijvoorbeeld een functiewaarderingssysteem op te zetten, een samenlevingscontract op te stellen, of fiscale maatregelen te treffen.
Na de slotadvisering kan de hulp van de andere externe specialisten (uw vertrouwde notaris, belastingadviseur, bankier, accountant) worden ingeroepen om de nodige veranderingen door te voeren. Kortom: het Familiestatuut® is uw aandacht meer dan waard. Het werkt in uw voordeel, zowel voor uw bedrijf als voor uw familie.
De praktijk
Hieronder treft een greep uit de vele onderwerpen die tijdens de besprekingen en in het Familiestatuut® worden behandeld.
Doelstellingen
- Wat zijn de sterke en zwakke kanten van de familiecultuur en hoe werken deze door in het bedrijf?
- Gaat bedrijfsbelang altijd boven familiebelang?
Familieleden
- Mogen alle familieleden, ongeacht hun opleiding, in het familiebedrijf komen werken?
- Bent u als directeur/eigenaar in staat om uw kinderen of de kinderen van uw broer/mededirecteur objectief te beoordelen?
- Hoe hoog mag de rekening-courantschuld oplopen van familieleden die in het bedrijf werken?
De leiding
- Heeft u wel eens serieus gesproken met uw kinderen over opvolging, of gaat u ervan uit dat zij dat vanzelf begrijpen?
- Heeft u samen met uw kinderen een plan ontwikkeld voor de overdracht van het bedrijf? Vooral de begeleiding is belangrijk.
- Twee neven met commerciële vaardigheden hebben beiden grote ambities en verwachtingen, maar spreken dit nooit uit. Wie wordt de commercieel directeur en hoe wordt dit opgelost?
- Als u twijfels hebt over uw zoon, hoe brengt u die dan ter sprake?
Eigendom en zeggenschap
- Mogen alle kinderen van u en uw broers aandelen of een firmadeel in uw familiebedrijf verwerven, ook als zij niet in het bedrijf werken?
- En als zij dit aandeel inbrengen in een persoonlijke holding, hoe wordt dan voorkomen dat zij de holding vrij mogen verhandelen? Door verkoop van de holding kan het aandeel in het familiebedrijf immers in vreemde handen terechtkomen.
Partners in het bedrijf
- Mogen de partners van uw zoon en dochter in het familiebedrijf werken? En zo ja, ook als leidinggevenden?
- Zijn er afspraken gemaakt als het tussen uw dochter en schoonzoon, die beiden in het familiebedrijf werken, onverhoopt tot een scheiding komt?
Wie doet wat?
- Oriënterend gesprek
Ondernemer(s) en adviseur familiebedrijven
- Beantwoording korte voorafgaande vragenlijst en toezending bescheiden
Ondernemer(s) (eventueel met behulp van accountant)
- Bestudering bescheiden en huidige situatie
Adviseur familiebedrijven
- Samenstelling checklist Familiestatuut®
Adviseur familiebedrijven
- Kennismakingsbijeenkomst en uitreiking checklist
Alle betrokken familieleden en de adviseur familiebedrijven
- Kennisname van de vragen in de checklist
Familieleden
- a. Familiebesprekingen
Familieleden en de adviseur familiebedrijven
b. Een enkele bespreking met de ondernemer(s) en andere binnen het bedrijf Ondernemer(s), commissaris(sen) en adviseur familiebedrijven
Verantwoordelijke familieleden, eventueel aangevuld met de commissaris(sen)
- Opstelling (concept-) Familiestatuut®
Adviseur familiebedrijven
- Beoordeling concept-Familiestatuut®
Familieleden
- Eventuele bespreking (concept-) Familiestatuut®
Familieleden en de adviseur familiebedrijven
- Definitieve uitwerking
Adviseur familiebedrijven
- Vaststelling en ondertekening van het Familiestatuut®
Familieleden
- Slotadvisering
Adviseur familiebedrijven
- Implementatie-adviezen
Ondernemer(s) en familieleden in samenwerking met externe specialisten
- Periodieke evaluatie en bijstelling Familiestatuut®
Familieleden en eventueel adviseur familiebedrijven
Meer informatie
Wij informeren u graag over onze dienstverlening aan familiebedrijven. Uiteraard verschilt de situatie en de aanpak van bedrijf tot bedrijf en van familie tot familie. Heeft u specifieke vragen, of bent u geïnteresseerd in een persoonlijk en vrijblijvend gesprek met één van onze adviseurs? Neemt u dan gerust contact met ons op.