Op 1 januari 2013 maar ook de volgende jaren wijzigen de fiscale regels met betrekking tot personeel op een aantal punten. Een belangrijke wijziging betreft de werkkostenregeling. Deze regeling die op 1 januari 2014 verplicht is voor alle werkgevers is gedurende de afgelopen jaren versoepeld en wordt met ingang van 2013 verruimd.
Werkkostenregeling
In hoofdlijnen ziet de nieuwe werkkostenregeling er als volgt uit. Nog slechts zes soorten kostenvergoedingen zijn specifiek belastingvrij te vergoeden:
- reiskosten, zowel zakelijk als woon-werk;
- tijdelijke verblijfkosten;
- studiekosten, outplacement, vakliteratuur en contributies;
- extraterritoriale kosten
- zakelijke verhuiskosten;
- kosten EVC-procedure.
Daarnaast zijn vergoedingen voor intermediaire kosten (zoals parkeerkosten en het wassen van de auto van de zaak) onbelast.
Het aantal forfaitaire waarderingsregels voor loon in natura (bijvoorbeeld voor maaltijden op de werkplek) wordt verminderd. Personeelsfeesten buiten de werkplek zijn niet meer belastingvrij. Voor werkgevers die niet overstappen op de werkkostenregeling geldt dat de vrijstelling is beperkt tot een bedrag van € 454 per werknemer. Personeelskortingen zijn onder de nieuwe regels belast.
In de plaats van de vrijstellingen en lage waarderingsregels komt (naast de hiervoor genoemde vrijstellingen) een algemene vrijstelling van (met ingang van 2013) 1,6% van de loonsom voor alle andere personeelsvoorzieningen en de mogelijkheid personeelsvoorzieningen te belasten met een eindheffing van 80%.
De nieuwe regels hoeft u in 2013 nog niet toe te passen, maar het kan om verschillende redenen wel interessant zijn dat wel te doen. In een aantal gevallen pakt de nieuwe vrijstelling zeer gunstig uit en zijn er ook forse tariefvoordelen te behalen met de nieuwe eindheffing van 80%. Hoe dan ook is het verstandig om u in de nieuwe regels te verdiepen. Zoals hiervoor is vermeld, is de regeling per 2014 verplicht en een goede overstap vergt een gedegen voorbereiding.
Bent u al overgestapt? Kijk dan nog goed of er in december nog belastingvrije verstrekkingen en vergoedingen kunnen worden gegeven. Bezie ook of het voordeliger is bonussen en gratificaties en dergelijke onder de eindheffing te brengen van 80%. Dat is in veel gevallen voordeliger. Ook kan het verstandig zijn om bonussen door te schuiven naar januari 2013.
Uitgebreid dienstenpakket rond werkkostenregeling
Inventariseer uw arbeidsvoorwaarden om de gevolgen van dit ingrijpende voorstel voor uw organisatie in beeld te krijgen. Maak een start met de vormgeving van de nieuwe arbeidsvoorwaarden en reglementen. Deze procedures nemen namelijk doorgaans veel tijd in beslag. BDO heeft een uitgebreid dienstenpakket rond de werkkostenregeling. Kijk daarvoor op
www.bdo.nl/alp. Daar treft u ook een uitgebreid memo aan over de werkkostenregeling.
TIPS
Hierna geven wij u nog een aantal korte tips:
Als DGA wordt u geacht minimaal een gebruikelijk loon te genieten. Een gebruikelijk loon bedraagt minimaal € 42.000 (2012) of het loon van de meestverdienende werknemer zonder aanmerkelijk belang. Indien u aannemelijk maakt dat in het economische verkeer soortgelijke werknemers minder verdienen, kan het gebruikelijk loon gesteld worden op dat lagere salaris. Indien soortgelijke werknemers meer verdienen dan wordt het salaris gesteld op ten minste 70% van dat bedrag (maar ten minste € 42.000). Bij éénmans/vrouws-BV’s kan het gebruikelijk loon bij de DGA ook wel worden vastgesteld volgens de afroommethode. Dat wil zeggen dat het gebruikelijk loon gesteld wordt op het bedrag van de winst van de BV, na aftrek van kosten en een winstopslag.
Omdat loon (maximaal 52%) veelal hoger belast wordt dan winst in de BV (de gecombineerde vennootschapsbelasting en inkomstenbelastingdruk bedraagt 40%-43,75%) is het nuttig om jaarlijks te bekijken of uw loon naar beneden kan worden bijgesteld. Bent u minder gaan werken, bestaat het vermoeden dat op de arbeidsmarkt thans lagere lonen worden betaald of is uw onderneming ingekrompen, dan is er vermoedelijk geld te verdienen met een herijking van het gebruikelijk loon.
Een goed pensioen is een groot goed. Het geeft financiële rust als u als DGA stopt met werken. Het is dan ook zaak om zorgvuldig om te gaan met uw opgebouwde pensioenrechten in uw pensioen-BV. Ook partnerpensioen moet uiteraard goed geregeld zijn. Een oudedagsvoorziening hoeft echter niet per se via een pensioen plaats te vinden, maar kan ook plaatsvinden via het opbouwen van vermogen. Vanuit fiscaal perspectief is pensioen minder aantrekkelijk indien u bij uitkering van het pensioen 52% belasting betaalt. Ingehouden winst kent immers een belastingdruk van 40%-43,75%. Hebt u voldoende pensioen opgebouwd, dan kan het voordelig zijn om daarmee te stoppen. Raadpleeg wel de BDO-pensioenspecialist, want de pensioen wet- en regelgeving zijn uiterst ingewikkeld.
Ook in moeilijkere tijden vinden ze plaats; bonussen en andere extra uitkeringen aan personeel dat zich verdienstelijk heeft gemaakt in het afgelopen jaar. Vaak zijn deze uitkeringen helaas bruto, terwijl in veel gevallen de uitkeringen ook geheel of gedeeltelijk belastingvrij hadden kunnen zijn als werkgever en werknemer afspreken dat de bonus wordt uitgekeerd als onbelaste kostenvergoeding; voor bijvoorbeeld reiskosten en voldoende zakelijk gebruikte privé-internetaansluitingen en -telefoons. Uiteraard voor zover dergelijke vergoedingen nog niet zijn verstrekt.
Werkgevers die al zijn overgestapt op de werkkostenregeling kunnen mogelijk de vrije ruimte van de werkkostenregeling benutten om de bonussen belastingvrij te maken of goedkoper te verlonen met toepassing van de 80%-eindheffing.
Soms kan het verstandig zijn om de eindejaarsuitkeringen, bonussen e.d. te verschuiven naar 2013. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als de werkgever in 2013 overstapt op de werkkostenregeling en extra belastingvrije ruimte over heeft. Maar dat kan ook verstandig zijn als de werknemer in 2012 een inkomen geniet van € 150.000 of meer. In 2013 moet de werkgever namelijk een eindheffing betalen van 16% over het loon van de werknemer voor zover dat in 2012 meer bedraagt dan € 150.000. Deze eenmalige crisisheffing geldt alleen in 2013.
Ook al stapt u pas in 2014 over op de werkkostenregeling kan het verstandig zijn uw werknemers al voor 1 januari 2013 daarover te informeren. Vanaf 2014 zijn mobiele telefoonabonnementen bijvoorbeeld niet meer belastingvrij te vergoeden. Mogelijk dat werknemers die nu een vergoeding krijgen hun abonnement gaan verlengen met bijvoorbeeld een jaar. Tot 1 januari 2013 kan dat nog zonder fiscale gevolgen. Na 1 januari 2013 kan dat tot gevolg hebben dat zij (afhankelijk van de keuze van de werkgever) vanaf 2014 geen vergoeding meer ontvangen of een belaste vergoeding.