De werkkostenregeling is in 2009 aangenomen door de Tweede Kamer en in de loop van 2010 en 2011 aangepast. Deze regeling zet het regime van vrije vergoeding en verstrekkingen die aan werknemers kunnen worden gegeven helemaal op zijn kop. De regeling kan zowel financieel voordeel als nadeel opleveren.
Nieuwe werkkostenregeling
Tot en met 2013 geldt een overgangsregeling. In die periode heeft u jaarlijks de keuze om te vergoeden en verstrekken op basis van de huidige wettelijke regels of op basis van de nieuwe werkkostenregeling. In 2014 zal vervolgens alleen nog de werkkostenregeling gaan gelden.
Om tijdig de meest gunstige keuze te kunnen maken, adviseren we werkgevers nu al te starten met de voorbereidingen. In eerste instantie bent u wellicht geneigd te kiezen voor het toepassen van de huidige wettelijke regels. Het kan echter zijn dat de nieuwe werkkostenregeling in uw situatie voor u én uw werknemers financieel voordeliger uitpakt. Bovendien biedt de werkkostenregeling nieuwe mogelijkheden wat betreft cafetariabelonen waarbij (een gedeelte van) het personeel belast loon of vakantiedagen kan omzetten in onbelaste vergoedingen. Ook op het gebied van werknemersparticipaties is straks meer onbelast mogelijk.
In het
memo werkkostenregeling 2012 hebben wij de belangrijkste spelregels van de werkkostenregeling op een rij gezet. Maar er valt natuurlijk veel meer over te vertellen. Werkgevers die zich goed willen voorbereiden op de nieuwe regels bieden wij de volgende diensten aan:
We hebben al onze diensten met betrekking tot de Werkkostenregeling op een rijtje gezet in het leaflet 'Dienstenpakket Werkkostenregeling 2012'
Wat is de Werkkostenregeling precies?
Onder de werkkostenregeling vormt alles wat de werkgever aan de werknemer vergoedt of verstrekt in beginsel loon. Slechts een paar categorieën vallen hier niet onder:
intermediaire kosten;
kosten die gericht zijn vrijgesteld;
bijzondere verstrekkingen, zoals een fruitmand en een rouwkrans.
Al het andere dat de werkgever aan de werknemer betaalt is dus wel loon. Sommige zaken hiervan worden afzonderlijk belast, zoals boetes, een woning en de auto van de zaak.
Alle resterende vergoedingen en verstrekkingen zijn onbelast voorzover ze gezamenlijk het forfaitaire bedrag van 1,4%* van de totale loonsom van de werkgever niet overschrijden. Daarboven is de werkgever een eindheffing (dus werkgeversheffing) van 80% verschuldigd. Werkgever en werknemers kunnen er echter voor kiezen de ‘normale’ loonheffing af te dragen. Afhankelijk van de hoogte van de loonsom van de werknemer kan dit voordeliger zijn doordat mogelijk een lager tarief van toepassing is. Die keuze kan ook per beloningsbestanddeel of per (groep) werknemer(s) worden gemaakt. Die keuzes beïnvloeden de hoogte van de werkgeverslasten.
Voor sommige vergoedingen en verstrekkingen die binnen de forfaitaire regeling van 1,4% vallen, geldt dat zij niet op hun werkelijke waarde maar op een lagere waarde of soms zelf op nihil worden gewaardeerd. Zo geldt een lagere waardering voor maaltijden in een bedrijfskantine (conform de regeling zoals die we die in 2010 ook kennen) en kennen we straks een nihilwaardering voor de verstrekking van een mobiele telefoon (die meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt).
Intermediaire kosten
Een belangrijke kostensoort zijn de intermediaire kosten. Dat zijn kosten die de werknemer namens de werkgever maakt. Hierbij valt te denken aan:
de werknemer koopt zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren;
kosten die een werknemer maakt voor relaties (externe representatiekosten, niet de kosten van eigen lunches, drankjes);
de kosten van de auto van de zaak.
De vergoeding die de werkgever daarvoor geeft, is wel belastingvrij, maar de Belastingdienst keurt niet altijd goed dat daarvoor ook een vaste (bijvoorbeeld wekelijkse of maandelijkse) vergoeding wordt gegeven. Zitten dergelijke kosten in een vaste vergoeding die u nu aan uw werknemers verstrekt, geef dit dan in de scan aan.
Kosten die gericht zijn vrijgesteld
Een aantal kosten zijn vrijgesteld en kunnen wel via een vaste vergoeding worden vergoed. De belangrijkste zijn:
de verblijfkosten van een werknemer (koffie, thee onder weg, zakelijke maaltijden, hotelovernachtingen);
studiekosten;
vakliteratuur;
- bij buitenlandse werknemers de extraterritoriale kosten (de extra kosten die zij hebben omdat ze niet in hun woonland werkzaam zijn: dubbele huisvesting, extra kosten levensonderhoud, periodieke reizen naar hun oorspronkelijke woonland).